Theo hệ thống này, toàn bộ doanh nghiệp của bạn được tổ chức thành các tài khoản riêng lẻ . Hãy coi đây là những thùng tiền riêng lẻ đại diện cho từng khía cạnh của công ty bạn.
Ví dụ:
- Một nhóm có thể đại diện cho tất cả số tiền mặt bạn có trong tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của mình [“nhóm tiền mặt”]
- Một nhóm khác có thể đại diện cho tổng giá trị của tất cả đồ nội thất mà doanh nghiệp của bạn có trong văn phòng [nhóm “đồ nội thất”]
- Một nhóm khác có thể đại diện cho vay ngân hàng mà bạn mới vay [nhóm “khoản vay ngân hàng”]
- Khi doanh nghiệp của bạn làm bất cứ điều gì - mua đồ nội thất, vay tiền, chi tiền cho nghiên cứu và phát triển - số tiền trong nhóm sẽ thay đổi.Khi tiền chảy vào một thùng, chúng tôi ghi lại đó là một khoản ghi nợ [đôi khi kế toán sẽ viết tắt nó thành “dr.”]Ví dụ: nếu bạn gửi 300 đô la tiền mặt vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của mình:
- Một kế toán viên sẽ nói rằng chúng tôi đang "ghi nợ" thùng tiền mặt 300 đô la và sẽ nhập dòng sau vào hệ thống kế toán của bạn.Khi tiền chảy ra khỏi thùng, chúng tôi ghi lại số tiền đó dưới dạng 'ghi có"[đôi khi kế toán viên sẽ viết tắt thành “cr”].Ví dụ: nếu bạn rút 600 đô la tiền mặt từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của mình:
- Có một điều còn thiếu trong các ví dụ trên. Tiền không tự nhiên biến mất hay xuất hiện. Nó phải đến từ đâu đó và đi đâu đó.Giả sử một ngày nào đó, bạn đến thăm công ty khởi nghiệp của bạn mình. Sau khi tham quan văn phòng, bạn của bạn cho bạn xem một chiếc bàn đứng tiện dụng tuyệt đẹp. Bạn đã tìm kiếm mẫu này trong nhiều tháng nhưng tất cả các cửa hàng nội thất đều đã bán hết. Bạn của bạn đã đặt mua thêm một chiếc và cô ấy có thể bán nó cho bạn với giá rẻ. Bạn đồng ý mua nó từ cô ấy với giá 600$.Đây là giao diện khi sử dụng hệ thống nhóm của chúng tôi. Đầu tiên, chúng tôi chuyển 600 USD ra khỏi thùng tiền mặt của bạn.
- Cũng giống như trong phần trên, chúng tôi ghi có vào tài khoản tiền mặt của bạn vì tiền đang chảy ra khỏi tài khoản đó.Nhưng đây không phải là nhóm duy nhất thay đổi. Nhóm “đồ nội thất” của bạn, đại diện cho tổng giá trị của tất cả đồ nội thất mà công ty bạn sở hữu, cũng thay đổi.Trong trường hợp này, nó tăng thêm 600 USD [giá trị của chiếc ghế].
- Bạn ghi nợ tài khoản đồ nội thất của mình vì giá trị đang chảy vào đó [một chiếc bàn làm việc]. Trong kế toán kép, mỗi khoản ghi nợ [dòng vào] luôn có một khoản ghi có [dòng chi] tương ứng. Vì vậy chúng tôi ghi lại chúng cùng nhau trong một mục.Một kế toán viên sẽ nói rằng chúng ta đang ghi có vào tài khoản ngân hàng 600 đô la và ghi nợ vào tài khoản đồ nội thất 600 đô la.
- Hai nhóm chúng tôi sử dụng trong ví dụ trên—tiền mặt và đồ nội thất—đều là nhóm tài sản. [Tức là họ theo dõi những thứ bạn sở hữu .]Nhưng không phải tất cả các nhóm đều là nhóm tài sản. Một số nhóm theo dõi những gì bạn nợ và các nhóm khác theo dõi tổng giá trị doanh nghiệp của bạn [vốn chủ sở hữu].Hãy tưởng tượng rằng sau khi mua chiếc bàn đắt tiền đó, bạn muốn có thêm một số tiền mặt cho công việc kinh doanh của mình. Vì vậy, bạn vay ngân hàng 1.000 đô la và bạn tăng [ghi nợ] tài khoản tiền mặt của mình thêm 1.000 đô la.
- Ngoài việc thêm 1.000 USD vào nhóm tiền mặt của bạn, chúng tôi cũng sẽ phải tăng nhóm “khoản vay ngân hàng” của bạn thêm 1.000 USD.
- Hãy làm một ví dụ nữa, lần này liên quan đến tài khoản vốn chủ sở hữu.Giả sử mẹ bạn đầu tư 1.000 USD tiền mặt của mình vào công ty bạn. Đầu tiên, tài khoản tiền mặt của bạn sẽ tăng thêm 1.000 đô la vì hiện tại bạn có thêm 1.000 đô la từ mẹ. Nhưng đó không phải là điều duy nhất thay đổi. Mẹ của bạn hiện có 1.000 đô la cổ phần trong doanh nghiệp của bạn—vì vậy nhóm có nhãn “vốn chủ sở hữu [Mẹ]” cũng tăng thêm 1.000 đô la: 1. Chũ viết tắt sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài. 2. Chữ số trong kế toán là chũ số Ả-Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm [.]; khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,] sau chữ số hàng đơn vị.