Cách đóng dấu tên công ty vào hóa đơn năm 2024

Có thể khẳng định luôn đối với hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký người mua trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn.

Căn cứ theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:

“Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Điều kiện để doanh nghiệp được tự in hóa đơn

Đối tượng được tạo hóa đơn tự in

1. Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:

– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.

– Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.

– Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.

2. Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:

– Đã được cấp mã số thuế;

– Có doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

– Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

– Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế.

– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.

– Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện được sử dụng hóa đơn tự in của DN.

3. Tổ chức nêu tại điểm a, điểm b khoản này trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.

- Căn cứ Khoản 2 Điều 9 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: "... Đối với các số hóa đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). ..." Trường hợp Công ty khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu Công ty vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện theo hướng dẫn trên (không phải nộp hóa đơn mẫu).

Ngoài việc phải chú ý đến việc điền đúng, đầy đủ các thông tin trên hóa đơn, thì việc đóng dấu trên hóa đơn giá trị gia tăng cũng cần được quan tâm bởi đây là vấn đề có thể dẫn đến nhiều sai sót.

Hóa đơn không có tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”

Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định như sau: “Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn”.

Dựa vào quy định trên, có thể hiểu là tại tiêu thức “Người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”, thủ trưởng đơn vị bên bán phải có trách nhiệm ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu đầy đủ.

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có văn bản ủy quyền cho người khác ký. Lúc này, dấu của tổ chức có thể đóng vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, và tại tiêu thức “Người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”, người được ủy quyền ký và ghi rõ họ tên.

Hướng dẫn đóng dấu trên hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn có tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”

Nếu mẫu hóa đơn của doanh nghiệp có cả tiêu thức “Người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)” và "Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)" thì làm theo hướng dẫn sau:

- Tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)", giám đốc trực tiếp ký và ghi rõ họ tên. Con dấu được đóng vào vị trí này.

Nếu giám đốc không ký mà ủy quyền cho Phó Giám đốc hoặc trưởng bộ phận thì giám đốc hoặc trưởng bộ phận ký, ghi rõ họ tên tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, dấu doanh nghiệp cũng được đóng ngay tại vị trí đã ký.

- Trường hợp giám đốc ủy quyền cho người bán hàng hoặc người khác thì người bán hàng ký và ghi rõ họ tên vào tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị". Tuy nhiên, cần ghi rõ "TUQ" trước tiêu thức "Thủ trưởng đơn vị". Sau đó, đóng dấu của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Tất cả trường hợp giám đốc không ký vào hóa đơn mà ủy quyền cho người khác ký đều phải có giấy ủy quyền.

Nếu đã đóng dấu doanh nghiệp vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” rồi thì không được đóng dấu treo bên trên.