KPI có thể liên quan đến các lĩnh vực khác nhau tùy theo mục tiêu của bạn. Đó là lý do tại sao chúng tôi mang đến cho bạn 10 mẹo đo lường hiệu quả sự kiện thiết thực ngay sau đây.
Để xác định KPI, đầu tiên, bạn phải biết mục tiêu của mình – chính xác những gì bạn muốn đạt được. Thứ hai, bạn cần xác định các yếu tố thành công quan trọng – những con số cụ thể mà bạn coi là thành công. Sau đó, bạn có thể chỉ định các chỉ số hiệu suất chính.
Các chỉ số đo lường mức độ thành công của sự kiện
1. Các đề cập trên truyền thông trên mạng xã hội
Khi những người tham dự hào hứng với sự kiện của bạn, họ thường chia sẻ nó trên các trang truyền thông xã hội. Bạn có thể quan sát phản ứng tích cực đối với bài đăng của mình bao gồm: lượt thích, lượt chia sẻ, bình luận hoặc gửi tin nhắn.
Bạn có thể biết được bạn đã có bao nhiêu phản ứng tích cực sau sự kiện hoặc có bao nhiêu người đang chia sẻ nội dung của bạn. Để đo lường điều đó, hãy đảm bảo rằng bạn vẫn đang tạo nội dung truyền thông trên mạng xã hội ngay cả sau sự kiện.
Sự kiện Color Me Run được bạn trẻ tham gia ghi hình hình lại và đăng lên youtube chia sẻ với bạn bè của mình
2. Số lượng đăng ký và vé bán được
Số liệu này chỉ đơn giản cho biết số lượng người tham dự đã mua vé và số người thực sự đã đến và đăng ký tại sự kiện của bạn. Nếu việc quảng bá sự kiện và liên hệ của bạn đến những người tham dự hoạt động tốt, hai con số sẽ rất giống nhau. Tuy nhiên, nếu hai con số cách xa nhau, bạn nên xem xét kỹ tất cả các hoạt động của mình và tìm ra đâu là nguyên nhân và lý do tại sao bạn mất những người này.
3. Số lượng khách hàng tiềm năng mới
Nếu mục tiêu của sự kiện là quảng bá sản phẩm, doanh nghiệp hoặc thương hiệu của bạn, bạn có thể đo lường số lượng khách hàng có được hoặc doanh số tăng như thế nào. Bạn phải xác định ý nghĩa của nhóm khách hàng tiềm năng này đối với công ty của bạn: Đó có thể là người đến từ một ngành, công ty cụ thể hoặc chỉ là người thể hiện sự quan tâm đến sản phẩm của bạn. Sau đó, bạn có thể kiểm tra xem có bao nhiêu người tham dự trở thành khách hàng tiềm năng.
4. Khảo sát sau sự kiện
Cách tốt nhất để tìm hiểu cảm xúc của người tham dự về sự kiện này là thông qua các cuộc khảo sát. Bạn có thể hỏi những câu hỏi cụ thể như: Bạn thích địa điểm như thế nào? Bạn có thích thức ăn và cà phê không? Và để họ bỏ phiếu theo thang điểm từ 1-5. KPI của bạn có thể là tỷ lệ hài lòng mà bạn muốn đạt được trong từng khía cạnh của sự kiện. Bạn cũng có thể để lại một khoảng trống cho các bình luận trong trường hợp người tham dự không thích thứ gì đó để cải thiện cho lần tiếp theo.
5. Mức độ tương tác người tham dự
Nó không chỉ là sự hiện diện tại sự kiện, mà còn về hoạt động. Bạn có thể đo lường bao nhiêu câu hỏi mà người tham dự đã đặt ra, bao nhiêu đánh giá mà diễn giả của bạn nhận được hoặc có bao nhiêu người đang kết nối. Bạn có thể quan sát những thống kê này trong phân tích ngay sau đó.
6. Số lượng người tham dự quay trở lại
Chỉ số thú vị để đo lường tiếp theo chính là số lượng người tham dự quay lại các sự kiện của bạn. Con số này cho thấy mức độ phù hợp của nội dung đối với người tham dự và mức độ đánh giá cao sự kiện mà họ sẽ trở lại. Bạn có thể yêu cầu điền thông tin trong các mẫu đăng ký và đo lường tỷ lệ phần trăm của những người tham dự là những người trở về.
7. ROI [Tỷ lệ chi phí trên doanh thu]
Đây là một trong những chỉ số quan trong để đo lường hiệu quả của sự kiện. Lợi nhuận đầu tư cho bạn thấy sự kiện mang lại lợi nhuận như thế nào hay nói cách khác, mức độ thành công của các khoản đầu tư cụ thể. Bạn có thể tính ROI cơ bản bằng cách chia tổng chi tiêu cho tổng doanh thu được tạo sau sự kiện. Nếu chỉ số ROI là dương, có nghĩa tổng doanh thu lớn hơn tổng chi phí, đây chính là điều bạn cần đạt được. Bạn cũng có thể quan sát ROI cụ thể – ví dụ: liệu vé đã bán có bao gồm chi phí quảng cáo mà bạn đã bỏ ra để săn người tham dự hay không. Hãy nhớ đặt mục tiêu rõ ràng trước cho các khoản đầu tư cụ thể.
8. Chi phí cho mỗi người tham dự
Một thay thế cho ROI chính là tỷ lệ Chi phí trên mỗi người tham dự. Bạn có thể tính toán bằng cách lấy tổng chi phí chia cho số lượng người tham dự. Ngoài ra, bạn cũng có thể đo chi phí cho việc quay trở lại của người tham dự bằng cách chia tổng chi phí marketing cho số người tham dự. Hãy suy nghĩ về tỷ lệ tối ưu trước và so sánh nó với các lợi nhuận thực tế.
9. Sự hài lòng của nhà tài trợ
Sự thành công của một sự kiện không chỉ dựa vào sự hài lòng của người tham dự. Sự hài lòng của nhà tài trợ cũng rất quan trọng vì các nhà tài trợ là những người tài trợ cho sự kiện này, khi khoản đầu tư tiền của họ đạt được một số kỳ vọng. Vì thế, bạn nên đo lường điều đó và đặt một số liệu để tìm hiểu xem sự kiện của bạn có đáp ứng mong đợi của họ hay không.
Có nhiều cách để đo lường giá trị này như thông qua các cuộc phỏng vấn, khảo sát, các cuộc họp đánh giá, v.v … Hãy nhớ rằng, bạn nên tìm cách thiết lập mối quan hệ lâu dài để tạo được sự tin tưởng với các nhà tài trợ cho các sự kiện tiếp theo. Hãy cởi mở để nhận phản hồi trung thực và cải thiện cách làm việc của bạn.
Ý nghĩa của việc đo lường mức hiệu quả của sự kiện
Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn, có thể là sự nhận diện thương hiệu, số lượng người tham dự hoặc tối đa hóa doanh thu, bạn cần xác định KPI phù hợp và sau đó, đánh giá xem bạn đã đạt được tất cả các mục tiêu của mình hay chưa.
Bước đánh giá sau sự kiện được xem là việc làm vô cùng cần thiết để người tổ chức sự kiện có thể rút kinh nghiệm và đưa ra phương án triển khai tốt hơn cho những sự kiện kế tiếp. Biết được những thứ mà khách tham dự và đơn vị tham gia sự kiện muốn thay đổi hoặc cải thiện có tác động đến sự thành công của chương trình.
Theo Hạnh Phúc – Brandsvietnam
Xem thêm:
Sau quá trình tổ chức sự kiện, bước đánh giá sau sự kiện được xem là việc làm vô cùng cần thiết để người tổ chức sự kiện có thể rút kinh nghiệm và đưa ra phương án triển khai tốt hơn cho những sự kiện kế tiếp.
Dưới đây là 4 tiêu chí đánh giá tổ chức sự kiện được Viet Vision Team Building tổng hợp.
Việc đánh giá sự kiện nên được thực hiện ngay để người tổ chức event kịp thời nhìn nhận các thiếu sót vừa xảy ra. Không nên để quá lâu bởi việc đánh giá sẽ không còn đầy đủ, vấn đề không còn nóng khiến người tổ chức và người thực hiện không còn ấn tượng về nó. Một số bước đánh giá sự kiện thường xuyên được sử dụng như:
Bước 1: Thu Thập Phản Hồi Từ Phía Khách Hàng Và Người Tham Dự
Cách tốt nhất để tiếp nhận thông tin chính là thông qua thông tin phản hồi từ phía khách hàng hay người tham dự. Bản câu hỏi của bạn nên giới hạn câu hỏi, chỉ đưa ra những câu hỏi liên quan mật thiết đến nhu cầu đánh giá sự kiện của bạn.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho thấy có nhiều người tham dự không muốn điền vào bảng tiêu chí đánh giá sự kiện, đặc biệt là ở những sự kiện tầm cỡ, có số lượng người tham dự lớn. Để chắc chắn người tham dự cung cấp đầy đủ thông tin, bạn có thể phát kèm vé và xem việc điền thông tin như một “thủ tục” để nhận quà trước khi ra về hay sử dụng để bốc thăm trúng thưởng quà tặng.
Bước 2: Xin Ý Kiến Khách Hàng/ Sếp Về Mức Độ Hài Lòng Sau Sự Kiện
Bạn không tổ chức sự kiện cho bạn, mà còn cho khách hàng hay công ty, bởi vậy đo lường mức độ hài lòng của khách hàng/ sếp được coi là điều đặc biệt quan trọng.
Ở góc độ người tổ chức sự kiện, bạn nhìn thấy sự kiện hoạt động suôn sẻ, đông người tham dự là thành công. Nhưng dưới góc độ của người khác, họ mong muốn sự kiện phải thể hiện được chiến lược mục tiêu; sản phẩm, dịch vụ của họ được quảng bá rộng rãi… Do đó, hãy hỏi họ có gì cần phải thay đổi, cải thiện nữa không để biết đích xác công việc tiếp theo cần làm những gì.
Bước 3: Họp Ngay Sau Sự Kiện
Sau thực hiện chương trình, tốt nhất nên tiến hành một cuộc họp với các thành viên trong nhóm để cùng nhau đánh giá, nhận xét. Mọi người có thể thẳng thắn đưa ra các đóng góp, ý kiến để người quản lý sự kiện ghi chép, sử dụng làm báo cáo và có hướng đi phù hợp nhất cho các sự kiện được tổ chức vào lần sau.
Bước 4: Lập Bảng Tổng Kết Đánh Giá Sự Kiện
Bạn có thể tham khảo các tiêu chí, mẫu báo cáo đánh giá sự kiện sau đây. Nên đánh giá theo thang điểm 1 đến 5 hoặc “Tốt, trung bình, tệ”.
Đo Lường Mục Tiêu Truyền Thông Sự Kiện Đã Đạt Được
Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích gì? Tổ chức lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm mới; xây dựng, quảng bá hình ảnh, thương hiệu cho công ty; hay chỉ để thu hút sự chú ý của khách hàng… ? Sau sự kiện, mục tiêu đó có đạt được hay không và mức độ đạt được là?
Lên Kế Hoạch Đánh Giá Tổ Chức Sự Kiện
– Tính khả thi của kế hoạch [toàn bộ quá trình thực hiện có đúng theo kế hoạch hay không, có chỗ nào không thể thực hiện được, vì sao]
– Khả năng hấp dẫn của nội dung [Các hoạt động có đa dạng không, nội dung có gì đặc sắc không, ý tưởng đưa ra có khiến khách hàng thích thú đón nhận không]
– Thiết kế chương trình [Màu sắc, bố cục, phong cách có phù hợp đối tượng khách tham dự không..]
Địa Điểm & Giấy Tờ Tổ Chức
– Thuê địa điểm tổ chức sự kiện [địa điểm thuê tổ chức event có gần trung tâm không, giao thông có thuận tiện không]
– Việc xin giấy phép tổ chức [có suôn sẻ không, có đúng hạn không]
Hoạt Động Truyền Thông, Quảng Cáo
– Bài PR trên báo [có lên được các báo cam kết, có phải sửa lại nội dung không]
– Treo băng rôn, dán poster [độ phủ của bandrol, poster thế nào]
– Phát tờ rơi [tỷ lệ khách hàng biết đến chương trình qua tờ rơi]
– Rải link trên các forum, mạng xã hội [số lượt xem, số lượt phản hồi, số người quan tâm]
– Gởi mail cho khách hàng [tỷ lệ mở mail, tỷ lệ click vào link trong mail, tỷ lệ forward email cho người khác]
Khâu Set Up, Trang Trí
– Không gian tổng thể của Event
– Lắp đặt và trang trí sân khấu [mức độ thẩm mỹ, decor thế nào, backdrop thế nào]
– Sắp xếp khu vực lễ tân, quầy bán vé [Set up quầy bán vé thuận tiện chưa? Quầy lễ tân có dễ tìm kiếm không?]
– Tiện ích khác: Chỗ đậu xe, toilet [Chỗ đậu xe đã tiện lợi chưa, Toilet có thuận tiện cho khách dùng hay không]
Bộ Phận Kỹ Thuật
– Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu [Âm thanh ánh sáng hoạt động thông suốt không; âm thanh nghe có rõ không, có bị vang không; sân khấu có đẹp không…]
– Hệ thống thiết bị trình chiếu [thiết bị trình chiếu set up đã tốt chưa, có bị ngắt giữa chừng không…]
– Nguồn điện [có ổn định không?]
Đội Ngũ Nhân Sự
– MC [Nói chuyện có lưu loát, ứng xử có linh hoạt, có thu hút khán giả không…]
– Chương trình biểu diễn của ca sĩ, nhóm nhảy [có đúng với lịch trình hay không, biểu diễn có hấp dẫn và không…]
– Sự có mặt của khách mời, đại diện công ty, khách VIP [cách họ phát biểu khai mạc, chào đón khách tham dự đã ổn chưa…]
– Thái độ làm việc của PG, PB [Trang phục có đẹp và phù hợp chương trình không, có lịch sự, chuyên nghiệp không, có nghiêm túc không…]
Đội Ngũ Hậu Cần
– Sản xuất, in ấn các vật dụng thiết kế, vật phẩm quảng cáo [màu sắc chuẩn chưa, số lượng, chất lượng có đạt yêu cầu không…]
– Chuẩn bị quà tặng [quà tặng có phù hợp với đối tượng khách không, mức độ thừa thiếu ra sao]
– Phương tiện đi lại
– Gởi giấy mời, confirm sự có mặt của khách mời
– Tiệc và đồ uống tại sự kiện [Có phù hợp không, có ngon không, khách mời có phải đợi lâu không…]
Tổ Chức Thực Hiện Sự Kiện
– Khâu đón khách [Có người tiếp đón không, quy trình đón khách như vậy đã hợp lý chưa, có bắt khách chờ đợi lâu không…]
– Việc tổ chức trò chơi trong sự kiện [Trò chơi có được khách hưởng ứng nhiều hay không, có góp phần truyền tải hình ảnh khách hàng/nhà tài trợ không…]
– Việc phát quà mẫu, tặng quà [Tặng trước hay sau chương trình…]
– Việc bán vé [Việc bán vé thế nào? Có dễ dàng mua vé không…]
– Biện pháp thu hút khách, làm nóng tại chương trình [có hoạt động gì để đón tiếp khách]
Điều Phối Sự Kiện, Giải Quyết Rủi Ro
– Mức độ ăn ý trong phối hợp thực hiện, việc điều phối nhân sự [đã hợp lý hay chưa…]
– Chạy thử, tổng duyệt
– Thời gian thực hiện [Thời gian bắt đầu Event, thời gian kết thúc Event, thời gian chạy phần khai mạc, thời gian chạy phần giới thiệu nội dung, chương trình có trục trặc gì xảy ra ko, có nhiều thời gian chết không]
– Sự linh hoạt giải quyết các tình huống
– Các phát sinh ngoài kế hoạch, nguyên nhân
Phản Hồi Trực Tiếp Tại Event
– Số lượng khách tham gia tương tác
– Thành phần khách tham gia
– Tỷ lệ hợp đồng được ký
– Tỷ lệ đăng ký trò chơi
– Mức độ nhận biết sản phẩm/thương hiệu
Công Việc Sau Event
– Thu dọn hiện trường
– Trả vật dụng thuê mượn
– Thanh toán tiền cho nghệ sỹ, nhà cung cấp
– Làm báo cáo tổng kết tài chính
Đánh Giá Tổng Thể Sau Khi Tổ Chức
– Mức độ truyền tải của thông điệp, ý tưởng qua Event [qua thông điệp, slogan, cách bài trí, hoạt động…, và xem mọi thứ có nhất quán hay không…]
– Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của của bản kế hoạch tổ chức và thực tế khi sự kiện diễn ra.
Trên đây là mẫu báo cáo tổng kết sự kiện được Viet Vision Team Building tổng hợp. Với hơn 12 năm hoạt động trong nghành tổ chức sự kiện & team building, chúng tôi – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hứa hẹn sẽ mang lại cho bạn một sự kiện thành công, ý nghĩa, thu hút được lượng khách hàng mục tiêu nhất có thể.
Viet Vision Team Building – Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp – Uy Tín
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO
TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN CUỐI NĂM
TỔ CHỨC NGÀY HỘI GIA ĐÌNH
TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM MỚI
TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP CÔNG TY
TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG KHÁNH THÀNH