Cách quản lý công trình xây dựng

Thực hiện những chính sách về nhân sự sẽ đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, công việc quản lý nhân sự các công trình xây dựng lại không hề đơn giản, nhất là khi nguồn nhân lực còn yếu kém và người quản lý nhân sự thì chưa được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp.

Để khắc phục vấn đề này, trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự các công trình xây dựng. Dĩ nhiên, các giải pháp này đã được triển khai và áp dụng thực tế, nên các bạn có thể an tâm tham khảo và lựa chọn!

Ngành xây dựng là lĩnh vực bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến kỹ thuật thiết kế và thi công hạ tầng. Không giống như các lĩnh vực sản xuất khác, ngành xây dựng thường nhắm đến những sản phẩm tại những địa điểm dành cho từng đối tượng khách hàng riêng biệt. Đó có thể là cá nhân, hộ gia đình, tổ chức hoặc cả cộng đồng

Mặc dù được xem như một ngành có hoạt động riêng lẻ. Song trong thực tế, ngành xây dựng đòi hỏi sự kết hợp của rất nhiều nhân tố. Chúng ta có thể kể đến như: đơn vị quản lý dự án chịu trách nhiệm quản lý chung, nhà thầu thi công, kỹ sư tư vấn thiết kế công trình, kỹ sư thi công, kiến trúc sư, kỹ thuật viên tư vấn giám sát.

Đây đều là những yếu tố đóng vai trò quan trọng không thể thiếu với bất cứ hạng mục công trình nào cần thi công. Và để đảm bảo sự thuận lợi và thành công. Các hoạt động trong ngành xây dựng luôn đòi hỏi một kế hoạch hiệu quả. Trong đó, bao gồm thiết kế tiêu chuẩn cũng như thi công phù hợp, hiệu quả, an toàn với yêu cầu sử dụng của công trình và ngân sách đề ra trong dự toán.

Ngành xây dựng đã bắt đầu năm thứ 3 năm liên tiếp trong chu kỳ giảm tốc [kể từ năm 2016]. Tuy nhiên, tăng trưởng ngành trong năm 2018 vẫn đạt 8,02 %, cao hơn mức tăng GDP bình quân cả nước là 7,08%.

Theo đánh giá của các chuyên gia, thì ngành xây dựng vẫn khả quan nhất so với những người anh em khác. Dự báo sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh trong năm 2019 – 2020. Các lợi thế của ngành xây dựng Việt Nam để đón đầu xu thế dịch chuyển từ Trung Quốc sang các nước đang phát triển khác là nguồn lao động dồi dào, chi phí nhân công cạnh tranh và chính trị ổn định.

Nếu như các ngành sản xuất khác phải đầu tư khá nhiều cho nhà xưởng, kho bãi, máy móc thiết bị, công nghệ khi bắt đầu. Thì ngành xây dựng lại không có nhiều nhu cầu về nhà xưởng, kho bãi [do có thể dùng ngay tại công trường thi công], máy móc thiết bị hầu hết có thể đi thuê mướn. Chính vì thế, lượng vốn đầu tư ban đầu bỏ ra là không quá nhiều.

Năm 2019 có thể là nói là một năm bản lề đánh dấu 1 bước chuyển biến lớn trong ngành về việc thay đổi cơ bản trong công tác thực thi dự án, bao gồm từ thiết kế đến thi công, và vận hành công trình. Những nhà thầu sớm thay đổi và chuyển mình và nắm được cơ hội mới sẽ vươn lên chiếm lợi thế tốt hơn.

Các doanh nghiệp ngành xây dựng tại Việt Nam đang đứng trước nhiều thời cơ để phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự không đạt hiệu quả như mong muốn đã phần nào khiến các doanh nghiệp gặp phải nhiều thách thức và trở ngại.

khó khăn trong việc tính lương ở các công trình, dự án bởi biên chế nhân sự phức tạp. Đại diện một khách hàng của chúng tôi cho biết, bộ phận nhân sự của họ phải xử lý rất nhiều vấn đề liên quan đến tính công, chênh lệch ca, tăng ca, thanh toán,…

Nhiều công trình xây dựng của nhà thầu chính có sử dụng máy chấm công vân tay cho công nhân. Tuy nhiên, việc lắp đặt máy chấm công mất nhiều thời gian, tốn thêm chi phí hoặc đôi lúc không lắp đặt máy chấm công kịp cho các công nhân thi công vào thời gian đầu của công trình.

Các file chấm công Excel được xuất từ máy chấm công có thể bị chỉnh sửa khiến cho dữ liệu chấm công không chính xác. Ngoài ra đa phần các công ty xây dựng, nhà thầu phụ sẽ chấm công bằng sổ chấm công, điều này tạo ra một kẻ hở về việc sai lệch dữ liệu chấm công…

Tuy chưa thật sự đi vào chi tiết, nhưng chúng ta có thể thấy được có quá nhiều khó khăn trong quản lý nhân sự, chấm công tại các công trình xây dựng. Do đó, để đơn vị có thể phát triển tốt với sản phẩm là các công trình chất lượng, thì việc áp dụng các giải pháp quản lý nhân sự là điều quan trọng và cần thiết.

Cùng theo dõi tiếp mục 4, để biết được những đề xuất giải pháp quản lý nhân sự các công trình xây dựng hiện nay của Công ty giải pháp Tinh Hoa là gì nhé?!

Vì thường xuyên chấm công bằng tay nên tình trạng chấm công không chính xác, không biết chính xác số lượng công nhân vào công trình, việc chấm công tăng ca, nghỉ phép… luôn mất nhiều thời gian rà soát dữ liệu. Chính là những lý do khiến các quản lý nhân sự các công trình xây dựng nhức đầu.

Giải pháp đưa ra của Công ty giải pháp Tinh Hoa, là ứng dụng máy chấm công. Đây là một thiết bị có khả năng ghi lại thông tin của nhân viên khi họ tới làm việc, bằng việc họ sẽ phải xác nhận thông tin của mình lên bộ đầu đọc sau đó những thông tin này được chuyển về lưu lại trên phần mềm để hỗ trợ cho việc quản lý.

Là loại máy chấm công dùng thẻ khi chấm công. Thẻ này sẽ được nhân viên nhân sự đăng ký lên máy cho từng nhân viên để họ có thể chấm công.

Là loại máy sử dụng các dấu hiệu riêng trên vân tay để nhận dạng từng nhân viên. Các nhân viên được đăng ký mẫu vân tay từ trước, các mẫu vân tay này sẽ được máy lưu trữ và quản lý.

Sử dụng các thuật toán nhận dạng khuôn mặt để xác định danh tính nhân viên đang chấm công. Nhân viên sẽ được lấy mẫu khuôn mặt từ trước, các mẫu khuôn mặt này được mã hóa và lưu trên bộ nhớ máy

Hình thức nhận dạng này sử dụng kiểu dạng mạng lưới mạch máu tĩnh mạch, bằng cách chụp lại khi đưa ngón tay chủ thể vào luồng ánh sáng hồng ngoại làm cơ sở thực hiện việc định danh.

Có thể nói, giải pháp chấm công bằng máy chấm công là một thiết bị quan trọng, đóng vai trò cực kỳ lớn đối với mọi doanh nghiệp ngành xây dựng hiện nay. Nó thúc đẩy sự phát triển và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, cũng như đảm bảo an ninh.

Ngành xây dựng gắn liền với sự không ổn định, nghĩa là cùng một thời điểm bạn có thể làm việc tại nhiều nơi, có nhiều công trình, dự án. Do đó, việc đồng bộ chấm công và tập trung dữ liệu về văn phòng tổng là điều cần thiết để quản lý nhân sự một cách hiệu quả.

Khi thực hiện đồng bộ nhiều máy chấm công bằng giải pháp Dass, doanh nghiệp ngành xây dựng sẽ nhận được các lợi ích thiết thực như:

• Xử lý kết quả chấm công theo thời gian thực: Mục đích chính của việc đồng bộ kết quả chấm công và phần mềm quản lý chính là việc người quản lý có thể quan sát theo thời gian thực kết quả làm việc tại cơ quan, tổ chức, nhà máy.

• Dễ dàng tổng hợp đánh giá: Với việc đồng bộ với các phần mềm thống kê thì việc tổng hợp số liệu, theo dõi của chủ đơn vị trở nên dễ dàng và đơn giản hơn bao giờ hết
• Tích hợp dữ liệu về nhân sự trực tiếp: Nếu sử dụng các dữ liệu được lấy từ máy chấm công thì người chủ doanh nghiệp có thể quản lý toàn diện hoạt động của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Qua đó làm cho mọi hoạt động quản lý được rõ ràng và minh bạch hơn.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian cho bộ phận nhận sự: Thay vì trước đây phải có một nhân viên trong công ty làm công việc tổng hợp đánh giá và báo cáo cho giám đốc thì nay với việc đồng bộ thì toàn bộ công việc sẽ được xử lý một cách tự động, nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Lưu trữ dữ liệu một cách tiện lợi: Một ưu điểm khác của việc đồng bộ chính là lưu trữ dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn, tiện lợi và đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Rõ ràng, việc đồng bộ này là vô cùng hữu ích đối với việc quản lý nhân sự các công trình xây dựng. Do đó, Công ty giải pháp Tinh Hoa đã đưa ra đề xuất giải pháp này, như một tham khảo tốt cho các doanh nghiệp ngành xây dựng.

Công trình xây dựng là nơi tập trung nhiều lực lượng lao động, số lượng công, nhân viên ra vào nhiều. Đồng thời, đây cũng là nơi hoạt động khá lý tưởng cho những đối tượng trộm cắp và phá hoại tài sản, thiết bị và nguyên vật liệu…. Điều này, không những gây ảnh hưởng tới tài sản của doanh nghiệp xây dựng mà còn làm chậm tiến độ của các công trình.

Do đó, ban quản lý các công trình xây dựng cần phải có giải pháp an ninh triệt để, để có thể bảo vệ được vật tư công trình và những tài sản hiện có bên trong công trình, duy trì đảm bảo an ninh an, duy trì an toàn cho công trường.

Để giải quyết được vấn đề này thì cần đến một thiết bị kiểm soát chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn đó là hệ thống kiểm soát ra vào cổng Access Control. Với việc ứng dụng hệ thống kiểm soát này, bất cứ ai muốn qua được cổng phải quẹt thẻ, khi thông tin được xác nhận thành công, cánh cổng sẽ tự động mở ra cho người đi bộ đi qua dễ dàng.

Nếu người sử dụng quẹt thẻ mà không đi qua cổng trong một khoảng thời gian nhất định, cánh cổng sẽ tự động khóa lại. Buộc người đó phải xác nhận lại lần nữa. Vì vậy, cổng sẽ ngăn chặn được người sử dụng đi qua mà không có thẻ tránh tình trạng kẻ xấu trà trộn, đột nhập vào bên trong công trường.

Đặc biệt, hệ thống kiểm soát ra vào cổng Access Control còn tích hợp với phần mềm giám sát và thiết bị cảnh cáo: cảnh báo các tác động bất hợp pháp [đập phá cửa, xâm phạm trái phép ]. Ngoài ra, còn kết hợp để truy xuất dữ liệu cho việc chấm công.

Tương tự như các doanh nghiệp khác, doanh nghiệp ngành xây dựng cũng cần phải chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên. Vì đặc thù công việc không ổn định tại các công trình xây dựng, nên để kiểm soát được suất ăn nhân viên là một bài toán khó.

Nếu công tác quản lý lỏng lẻo thì người bên ngoài không nằm trong diện được cấp phát suất ăn cũng thể tự do ra vào nhà ăn. Ngoài ra, còn khó quản lý khẩu phần ăn mà mỗi nhân viên nhận được/lấy phần. Công nhân tại công trình có thể lấy nhiều món  để có nhiều thức ăn hơn. Việc này gây ra hậu quả thất thoát, nhà ăn phải nấu nhiều hơn hay doanh nghiệp phải đặt suất cơm nhiều hơn so với nhu cầu thực tế, dẫn đến tình trạng lãng phí nguồn thức ăn.

Đã có nhiều giải pháp được đưa ra, trong đó có hệ thống quản lý suất ăn công nghiệp ICMS cho phép tích hợp với hệ thống máy chấm công để tính suất ăn và lập kế hoạch thực phẩm theo ca, ngày làm việc của toàn công nhân làm việc tại các công trình xây dựng.

Hệ thống quản lý suất ăn thông minh này, sẽ giúp giải quyết triệt để các vấn đề mà việc quản lý suất ăn thủ công gây ra và tối ưu hóa trong công tác quản lý. Hệ thống cũng tạo sự chuyên nghiệp trong cách quản lý, nâng cao tính công bằng cho công nhân viên, đồng thời có thể tiết kiệm nhiều chi phí về con người và vật tư.

Hệ thống gồm có nhiều trạm đặt tại các điểm phát cơm. Mỗi trạm gồm: Đầu đọc thẻ, màn hình LCD, máy tính cài đặt phần mềm ICMS, bộ lưu điện và hệ thống dây mạng, dây tín hiệu

Nhiều doanh nghiệp ngành xây dựng đã và đang áp dụng thành công giải pháp quản lý suất ăn công nghiệp ICMS do Công ty giải pháp Tinh Hoa cung cấp. Còn doanh nghiệp bạn thì sao?

Theo đó, phần mềm này có thể xử lý chấm công ngay cho nhân viên phải di chuyển nhiều công trình hay là nghỉ nữa buổi. Phần mềm ezHR9 có thể xuất ra các báo cáo chi tiết giúp cho việc theo dõi và giám sát được chính xác và minh bạch.

Một số lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự ezHR9:

• Tiết kiệm thời gian: Tiết kiệm hiệu quả thời gian chấm công, tính lương với nghiệp vụ xử lý tự động.

• Quản lý hiệu quả: Quản lý dễ dàng việc tăng ca, công tác, phụ cấp nhờ tự động hóa, loại bỏ giấy tờ.
• Giảm sai sót: Giảm tối đa những sai sót không đáng có khi nhập liệu trong quá trình chấm công tính lương.
• Sử dụng dễ dàng: Dễ dàng tra cứu, phân tích và hoạch định quỹ lương với các dữ liệu đã lưu trữ.

Ngoài ra, phần mềm nhân sự này cũng có khả năng mở rộng để tích hợp với các phần mềm khác như quản trị sản xuất, quản trị quan hệ khách hàng, kế toán,… nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị toàn diện cho doanh nghiệp.

Như vậy, bạn có thể thấy được tầm quan trọng mà phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp. Thay vì xây dựng hệ thống thông tin trên giấy theo cách thủ công, bộ phận nhân sự doanh nghiệp ngành xây dựng  hoàn toàn có thể ứng dụng phần mềm HRpro7 để các công việc quản lý được thực hiện nhanh chóng, tiện lợi và chuẩn xác hơn.

Điều này thực sự đáng tiếc, bởi lẽ KPI có thể đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nếu được sử dụng đúng. Cụ thể:

• KPI giúp khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.
• KPI đóng góp và ảnh hưởng trực tiếp đến các mục tiêu kinh doanh.
• KPI giúp thúc đẩy sự phát triển cá nhân của mỗi nhân viên.
• KPI là cách thiết yếu để quản lý hiệu suất công việc.

Để đạt được điều này, doanh nghiệp ngành xây dựng cần áp dụng phần mềm đánh giá Smartboss KPI, để hỗ trợ việc đánh giá nhân viên một cách tốt nhất. Việc đánh giá sẽ dựa trên 3 tiêu chí:

• Tiêu chí về kết quả hoàn thành mục tiêu, công việc của công nhân: Phần mềm sẽ tự động lấy ra toàn bộ những mục tiêu của nhân viên tham gia để làm các tiêu chí đánh giá. Các dữ liệu thực hiện mục tiêu công việc sẽ là căn cứ để đưa ra những nhận xét công bằng hơn.
• Tiêu chí năng lực ứng với từng vị trí công việc của công nhân viên theo khung năng lực doanh nghiệp đã xây dựng. Nếu chưa có, người dùng có thể sử dụng thư viện khung năng lực mẫu có sẵn trên phần mềm.
• Tiêu chí đánh giá năng lực cốt lõi, đây là các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp muốn hướng đến và yêu cầu đối với tất cả các vị trí. 

Theo đó, phần mềm sẽ tự động tạo bảng đánh giá cho từng bộ phận công nhân viên với các tiêu chí theo nội dung đã chọn. Nhờ vậy, mà bộ phận nhân sự sẽ không mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị trước khi đánh giá như trước đây.

Đối với các công trình xây dựng, việc đánh giá nhân viên bằng phần mềm Smartboss KPI là hoàn toàn có thể. Nhưng vì một số lý do liên quan đến chất lượng và trình độ người lao động, nên giải pháp quản lý nhân sự này hiện chỉ áp dụng chủ yếu ở cấp quản lý, các kỹ sư, hay chuyên viên kỹ thuật,…

Sau một thời gian hình thành và phát triển, Công ty giải pháp Tinh Hoa đã triển khai thành công 6 giải pháp quản lý nhân sự các công trình xây dựng, cho một số khách hàng tiêu biểu như: Công ty CP Xây dựng & Kinh doanh địa ốc Hòa Bình, COFICO, KAJIMA, R.E.E,…