Cách xử lý khi bị mất hóa đơn đầu vào năm 2024

Doanh nghiệp phát hiện mất một số hoá đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng bị mất hoặc hư hỏng? Kế toán đừng chủ quan, hãy nhanh chóng tham khảo bài viết của E-invoice để nắm bắt cách xử lý kịp thời và các quy định liên quan nhé!

Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng.

1. Quy định xử phạt mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng

Theo Điều 25, Nghị định 125/2020/NĐ-CP về “Xử phạt hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập” có quy định về các khung xử phạt với trường hợp này như sau:

1.1. Hành vi bị phạt cảnh cáo

- Doanh nghiệp khai báo thất lạc, cháy hay hoá đơn giá trị gia tăng bị hư hỏng quá thời hạn quy định từ 15 ngày nhưng có tình tiết giảm nhẹ.

1.2. Hành vi bị phạt tiền từ 1-4 triệu đồng

- Doanh nghiệp khai báo thất lạc, cháy hay hoá đơn giá trị gia tăng bị hư hỏng quá thời hạn quy định từ 15 ngày. \>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu biên bản hủy hóa đơn GTGT mới nhất.

1.3. Hành vi bị phạt tiền từ 4-8 triệu đồng

Khai báo mất, cháy, hư hỏng hoá đơn giá trị gia tăng nhưng khai báo chậm, quá thời hạn quy định từ ngày thứ 6 trở đi. Hành vi không khai báo với cơ quan chức năng khi xảy ra thất lạc, hư hỏng hoá đơn giá trị gia tăng. Như vậy, kế toán sẽ cần phải khai báo với cơ quan thuế càng sớm càng tốt ngay sau khi phát hiện hoá đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng của công ty bị mất hoặc hỏng. Số tiền mà đơn vị kinh doanh bị phạt dao động từ mức cảnh cáo đến 8.000.000 đồng phụ thuộc vào thời gian khai báo mất sớm hay muộn so với thời hạn quy định.

2. Cách xử lý khi làm mất hoá đơn GTGT đầu ra

Mỗi doanh nghiệp đều được cấp hoá đơn GTGT đầu ra để phục vụ hoạt động kinh doanh. Đồng thời, hoá đơn giá trị gia tăng cũng là căn cứ để cơ quan Thuế xác định số thuế phải nộp của doanh nghiệp. Vì vậy các hành vi làm mất hay thất lạc, hư hỏng hoá đơn GTGT sẽ bị xử phạt nếu không khai báo kịp thời. Khi Doanh nghiệp phát hiện hóa đơn bị mất, cháy, hỏng (dù đã lập hoặc chưa lập), cần thực hiện các bước sau đây: - Lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu BC21/AC để nộp cho cơ quan thuế trực tiếp. Có thể sử dụng phần mềm HTKK để lập và nộp trực tuyến (tương tự việc nộp BCSDHĐ) hoặc lập bản cứng để nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. - Thực hiện việc này không muộn hơn năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra sự mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong trường hợp ngày thứ 5 trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật, thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo sau ngày nghỉ đó. \>> Có thể bạn quan tâm: Quy định khấu trừ hóa đơn GTGT đầu vào.

3. Hóa đơn điện tử - Giải pháp chấm dứt mất, hỏng hóa đơn

Quản lý hóa đơn hiệu quả hơn với Einvoice.

Hiện nay, theo quy định các doanh nghiệp và tổ chức bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên vẫn có một số đơn vị được phép sử dụng hết hóa đơn giấy đã cấp. Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14, Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Với hóa đơn giấy, những tác động tự nhiên như độ ẩm, mối mọt hay hỏa hoạn gây thiệt hại là điều có thể xảy ra.

• Hóa đơn điện tử được tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi tiến hành giao dịch bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Đồng thời, các hóa đơn này được lưu trữ trên máy tính của các bên liên quan theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Để đảm bảo an toàn, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của doanh nghiệp và của các bên thứ ba, sử dụng công nghệ bảo mật blockchain. Nhờ công nghệ này, hóa đơn sẽ không bị mất, cháy hoặc hỏng hóc. Trong quá trình nhận và lưu trữ số lượng lớn hóa đơn đầu vào, kế toán khó tránh khỏi trường hợp mất hóa đơn đầu vào. Vậy mất hóa đơn đầu vào bị xử phát như thế nào? Có cách nào xử lý việc mất hóa đơn đầu vào không? Hãy cùng EasyInvoice theo dõi bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé!

Nội dung bài viết

1. Căn cứ pháp lý

Việc xử phạt hành vi làm mất hóa đơn đầu vào căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về việc xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn ngày 19/10/2020. Xử lý trường hợp mất hóa đơn đầu vào liên 2 của hóa đơn GTGT, kế toán căn cứ theo Điều 25 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Bên cạnh đó, kế toán cần lưu ý xác định tình tiết giảm nhẹ và tăng nặng của hành vi làm mất hóa đơn đầu vào. Trong trường hợp vừa có tình tiết giảm nhẹ vừa có tình tiết tăng nặng thì áp dụng theo nguyên tắc: Một tình tiết giảm nhẹ sẽ giảm trừ một tình tiết tăng nặng. Cụ thể:

• Nếu phạt tiền mức phạt tiền áp dụng đối với hành vi làm mất hóa đơn đầu vào là mức trung bình của khung hình phạt tiền đối với hành vi đó.
• Trong trường hợp có nhiều tình tiết giảm nhẹ thì mỗi tình tiết giảm nhẹ sẽ được giảm 10% mực phát trung bình của khung hình phạt nhưng mức phạt cuối cùng phải lớn hơn mức tối thiểu của khung hình phạt.
• Trường hợp có nhiều tình tiết tăng nặng thì mỗi tình tiết tăng nặng sẽ bị tính thêm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt đó nhưng phải nhỏ hơn mức tối đa của khung hình phạt.

\>>>> Giải đáp: Nên chọn tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 nào?

2. Quy định về mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào

Căn cứ Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/01/2022 các mức phạt vi phạm quy định khai báo mất, hỏng, cháy hóa đơn như sau:

2.1 Hình phạt cảnh cáo khi làm mất hóa đơn đầu vào

Các trường hợp phạt cảnh cáo bao gồm:

• Mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (không tính liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, đã kê khai, nộp thuế có tình tiết giảm nhẹ.
• Mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ.

2.2 Các hành vi mất hóa đơn bị phạt tiền

1. Mức phạt từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng

Đối với các trường hợp sau:

• Làm mất, cháy, hỏng liên hóa đơn giao cho khách hàng trong quá trình sử dụng, người bán kê khai nộp thuế, có hồ sơ chứng minh việc mua bán hàng hóa dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
• Người mua làm mất, cháy, hỏng hóa đơn nhưng có biên bản ghi nhận sự việc mua bán giữa 2 bên.

2. Mức phạt từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn mua của cơ quan thuế đã phát hành nhưng chưa lập.
• Làm mất, cháy, hỏng liên giao cho khách hàng trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai nộp thuế, có hồ sơ chứng minh việc mua bán hàng hóa dịch vụ giữa 2 bên.
• Mất biên bản ghi nhận sự việc mua bán giữa bên mua và bên bán.

3. Mức phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng

• Làm mất hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc quá trình lưu giữ trừ các đã bị phạt theo quy định ở các mục trên.

2.3 Mất hóa đơn đầu vào cần xử lý như thế nào theo quy định của pháp luật

Để xử lý tình trạng mất hóa đơn đầu vào (dù là do người bán hay người mua làm mất) thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn đầu vào

Trong biên bản cần ghi rõ liên 1 của người bán khai, ngày tháng nộp thuế.

Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện trên pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Đóng dấu lên trên biên bản.

Bước 2: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận, đóng dấu kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn nhằm phục vụ cho việc kê khai thuế.

Bước 3: Lập báo cáo mất hóa đơn nộp cho cơ quan thuế

Bên mua hoặc bên bán bên nào làm mất hóa đơn thì phải làm báo cáo mất hóa đơn đầu vào nộp cho cơ quan thuế. Kế toán làm báo cáo mất hóa đơn đầu vào theo mẫu số BC21/AC.

Trên đây, EasyInvoice đã chia sẻ cho bạn về mức xử phạt hành vi làm mất hóa đơn đầu vào , hy vọng rằng những thông tin trên hữu ích với các bạn.

Trong quá trình tìm hiểu, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice các bạn gặp vấn đề cần tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline:1900 56 56 53 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.