Cách xuất hóa đơn điện tử EasyInvoice

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử được chia làm 3 bước:

1. Chuẩn bị thông tin cần thiết để tạo mẫu hóa đơn và ký hợp đồng:

• Giấy đăng ký kinh doanh bản photto hoặc scan
• Chứng minh nhân dân của giám đốc hoặc kế toán bản photto hoặc scan
• Logo doanh nghiệp
• Chọn mẫu hóa đơn
• Chọn gói hóa đơn [số lượng hóa đơn] và ký kết hợp đồng

2. Đăng ký sử dụng hóa đơn:

• Chúng tôi hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử và nộp hồ sơ bản online lên cơ quan thuế
• Khách hàng nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử tại bộ phận 1 cửa của chi cục thuế [có chi cục không cần nộp bản cứng]
• Bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử gồm có: Quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn điện tử
• Cơ quan thuế sẽ trả lời trong 2-3 ngày làm việc

3. Bàn giao và hướng dẫn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử:

• Cung cấp tài khoản truy cập hệ thống hóa đơn điện tử Easy invoice
• Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử
• Hướng dẫn sử dụng hệ thống qua Teamviwer, ultraviwer, mail….

Easy invoice là phần mềm hóa đơn điện tử của công ty Công nghệ Softdreams được tất cả các Chi cục thuế chấp thuận và khuyên dùng, đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC an toàn, thuận tiện, nhanh chóng và giá trị pháp lý trong các giao dịch điện tử.

Công ty TNHH giải pháp công nghệ HCM xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng sử dụng các dịch vụ của chúng tôi trong suốt thời gian vừa qua.

Công ty TNHH giải pháp công nghệ HCM xin trân trọng gửi bảng giá và chính sách ưu đãi hóa đơn điện tử uy tín như sau:

Lưu ý: Bảng giá này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC. Đối với doanh nghiệp thuộc các tỉnh, thành chưa bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử theo TT 78 và doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử theo TT32 sẽ áp dụng bảng giá trước đây

Chi cục Thuế đánh giá hóa đơn điện tử EasyInvoice là sản phẩm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của nhà nước cũng như hoá đơn đáp ứng về mặt kỹ thuật, tính ổn định cũng như tính ứng dụng cho doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử EasyInvoice có giao diện làm việc dễ dàng, giúp kế toán dễ dàng làm việc cũng như khởi tạo phát hành hoá đơn hiệu quả và dễ dàng nhất. Bên cạnh đó, phần mềm còn tích hợp với mọi phần mềm quản lý có sẵn, lưu trữ hóa đơn trong 10 năm bảo mật, an toàn tuyệt đối.

B1: Quý khách hàng gửi thông tin đăng ký qua Zalo số điện thoại: 070 216 1368 – Tư vấn hỗ trợ dịch vụ.

• Bản chụp ảnh/scan giấy phép kinh doanh.

B2: Quý khách hàng chọn gói dịch vụ đăng ký mới theo gói dịch vụ trên.

B3: Quý khách hàng chọn biểu mẫu hóa đơn điện tử tích hợp sẵn theo gói hoặc theo yêu cầu thiết kế riêng.

B4: Gửi biểu mẫu đăng ký đến Quý khách hàng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế:

• Thông báo phát hành hóa đơn [gửi cơ quan thuế].
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
• Mẫu hóa đơn điện tử.
• Hợp đồng hóa đơn điện tử.
• Hợp đồng phần mềm kế toán [nếu có].

B5: Thực hiện cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử cho Quý khách hàng sau khi có kết quả chấp nhận của cơ quan thuế quản lý.

B6: Quý khách hàng cung cấp email nhận bàn giao nhận sản phẩm dịch vụ bao gồm:

• Hợp đồng hóa đơn điện tử.
• Tài khoản đăng nhập sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn thuế GTGT.
• Phiếu thu tiền [nếu có].

B5: Tri ân Quý khách hàng đã sử dụng dịch vụ.

Hoá đơn điện tử dùng phổ biến trong tổ chức/doanh nghiệp khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, gồm các loại:

• Hóa đơn giá trị gia tăng/xuất khẩu/bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

• Không mất nhiều thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn.
• Không giới hạn thời gian sử dụng.
• Thực hiện nhanh chóng, thuận tiện ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, không bị giới hạn khoảng cách địa lý.
• Thực hiện trên giao dịch nền tảng internet, không phải in hồ sơ, tiết kiệm chi phí hành chính.
• Tiết kiệm thời gian đi lại, chờ đợi.
• Chuyển hóa đơn đã ký cho khách hàng nhanh chóng, nâng cao hiệu suất công việc quản lý tiện lợi.
• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu số liệu. Thông tin trên hóa đơn điện tử có thể được liên kết trực tiếp vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
• Giảm rủi ro mất, cháy hóa đơn và các khoản phạt liên quan.

Một số ưu điểm của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với DN?

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cụ thể:

• Giúp DN giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy [giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn...]
• Giúp DN giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
• Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy.
• Tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin người bán cung cấp cho người mua. Bên cạnh đó, với việc hệ thống của cơ quan thuế ngừng không cho doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích được xuất hóa đơn sẽ hạn chế việc người mua sử dụng phải hóa đơn của các doanh nghiệp này.

Ngoài cơ quan thuế ra thì có tổ chức nào được cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp không?

Theo quy định tại Điều 13 NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của chính phủ:

• Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế miễn phí cho các đối tượng nêu tại khoản 1 Điều này.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được thu tiền dịch vụ theo thỏa thuận tại Hợp đồng ký giữa tổ chức cung cấp dịch vụ và bên nhận dịch vụ là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 13 NĐ 119/2018/NĐ-CP.

Như vậy ngoài cơ quan thuế thì có các Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện cho doanh nghiệp, các tổ chức này được thu tiền dịch vụ khi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử [theo thỏa thuận tại Hợp đồng ký giữa tổ chức cung cấp dịch vụ và bên nhận dịch vụ là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh].

Hóa đơn điện tử Easyinvoice có tốt không?

1. Tích hợp với những phần mềm kế toán: dễ dàng kết nối với những phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp như Smartpro.

2. Quá trình xuất hoá đơn diễn ra nhanh chóng: xuất hoá đơn chỉ từ 1-2 phút  từ khi khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng.

3. Phát hành ngay trên Mobile: cho phép khách hàng tạo lập hóa đơn, phát hành, quản lý và phân phối hóa đơn qua mobile, website, desktop mọi lúc, mọi nơi.

4. Nhập dữ liệu một cách tự động: phần mềm hỗ trợ khách hàng quản lý khách hàng/sản phẩm ngay trên hệ thống, tự động lấy thông tin doanh nghiệp theo MST, địa chỉ, giảm thời gian nhập liệu, lập hóa đơn.

5. Phát hành 100 mẫu hoá đơn miễn phí:  miễn phí rất nhiều mẫu hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định của cơ quan thuế, cũng như đáp ứng đa dạng mẫu hóa đơn theo yêu cầu khách hàng.

6. Lưu trữ hoá đơn một cách dễ dàng: được tiến hành dễ dàng và thuận lợi. Lưu trữ hóa đơn trong 10 năm miễn phí tại trung tâm dữ liệu chuẩn quốc tế.

7. Đầy đủ các loại báo cáo: kết xuất nhanh chóng các loại báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo doanh thu theo sản phẩm/khách hàng, bảng kê hóa đơn...

8. Hợp đồng điện tử, biên bản điện tử: Easyinvoice có thể tích hợp sẵn sàng những tính năng của Hợp đồng/Biên bản điện tử, từ đó có thể giảm thời gian ký nhận biên bản giữa hai bên, xử lý hóa đơn sai sót nhanh chóng.

8 điều kiện của Công ty khi cung cấp hoá đơn điện tử cho DN

Là đơn vị cung cấp hóa đơn vị uy tín và có đủ năng lực triển khai hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp. Softdreams đáp ứng những điều kiện dưới đây:

Hóa đơn điện tử Easyinvoice đảm bảo về khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn được những tác động bất hợp pháp, các hacker về an ninh mạng nhằm đảm bảo tuyệt đối nhất về tính bảo mật, toàn vẹn data trao đổi của các bên tham gia. Hóa đơn điện tử Easyinvoice cung cấp đầy đủ những giải pháp về dữ liệu cũng như có những biện pháp khắc phục những sự cố liên quan đến khôi phục dữ liệu một cách kịp thời, nhanh chóng. Có giấy đăng ký kinh doanh/ giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp tại Việt Nam và hoạt động tại Việt Nam. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. Hóa đơn điện tử Easyinvoice có một chương trình phần mềm đảm bảo theo quy định của pháp luật về khởi tạo, lập và truyền hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử Easyinvoice cung cấp giải pháp công nghệ thông tin nhằm phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp với các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với các tổ chức với nhau. Hóa đơn điện tử Easyinvoice cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử báo cáo 6 tháng 1 lần với các nội dung như: danh sách các doanh nghiệp đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị, số lượng hóa đơn điện tử đã được sử dụng. Hóa đơn điện tử Easyinvoice có khả năng lưu trữ các lần nhận và truyền giữa các bên tham gia giao dịch. Hóa đơn điện tử Easyinvoice định kỳ 6 tháng 1 lần, có văn bản báo cáo về danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức; số lượng hóa đơn đã sử dụng theo Mẫu số 3 Phụ lục có ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Tiện ích của Hóa đơn điện tử

• Đáp ứng khả năng phát hành hóa đơn hàng loạt của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ đa dạng các loại báo cáo, thống kê.
• Chức năng phân quyền người dùng theo nhu cầu quản trị.
• Có thêm danh mục quản lý khách hàng, sản phẩm.
• Hỗ trợ tính năng upload khách hàng và sản phẩm nhanh chóng, tiện lợi.
• Không giới hạn số lượng máy và địa điểm sử dụng.
• Cung cấp nhiều hình thức tra cứu hóa đơn cho khách hàng.

Tính năng đa dạng và cao cấp của hóa đơn điện tử Vinhoadon

VIN-HOADON đáp ứng mọi tình huống phát hành hóa đơn như hóa đơn giấy:

• Dễ dàng sử dụng: tạo lập, phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy bỏ. điều chuyển hóa đơn.
• Đa dạng báo cáo: Đa dạng các loại hình báo cáo thống kê.
• Nhập thông tin tự động: Upload hàng loạt thông tin sản phẩm, khách hàng.
• Tiếp cận đa phương thức: Gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua internet như Email, SMS... hoặc chuyển đổi thành hóa đơn giấy.
• Lưu trữ dài lâu: Lưu trữ 10 năm mễn phí.
• Tự động cập nhật: Tự động cập nhật phiên bản mới Khi có thay đổi về yêu cầu nghiệp vụ của Thuế.
• Hàng trăm mẫu hóa đơn: Hàng trăm mẫu hóa đơn sẵn có hoặc Khởi tạo mẫu hóa đơn theo yêu cầu.
• Truy cập không giới hạn: Không giới hạn máy truy cập. Quản lý và phân quyền tài khoản truy cập.
• Sẵn sàng tích hợp: Sẵn sàng tích hợp với mọi phần mềm kế toán, quản trị khác

Doanh nghiệp có nên dùng hóa đơn điện tử?

• Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy [giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn..]

• Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
• Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được tình trạng này do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.
• Cung cấp nhiều hình thức tra cứu hóa đơn cho khách hàng.