Chức năng kiểm soát trong quản trị học

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

Khóa học Thạc sĩ Tài chính Doanh nghiệp và Quản trị Kiểm soát của Viện SaigonISB – Đại học Ngân hàng liên kết với Đại học Toulon [CH Pháp] khai giảng vào tháng 1/2021, chỉ kéo dài 12 tháng, cung cấp các kiến thức chuyên sâu về tài chính doanh nghiệp và quản trị kiểm soát trong các tổ chức.

Hoạt động quản trị doanh nghiệp đòi hỏi thực hiện 4 chức năng cơ bản: chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Nếu 3 chức năng trước phục vụ cho việc lên kế hoạch, triển khai và thực hiện thì chức năng kiểm soát là chức năng giúp rà soát, kiểm tra từng bước một, giúp doanh nghiệp phòng tránh được những rủi ro, sai sót không đáng có, đồng thời kịp thời có giải pháp điều chỉnh, khắc phục.

Quản trị kiểm soát là gì?

Là một trong 4 chức năng quan trọng nhất của quản trị doanh nghiệp, kiểm soát là quá trình giám sát chủ động đối với công việc của một tổ chức dựa trên các tiêu chuẩn đề ra. Hệ thống quản trị kiểm soát là công cụ chiến lược để tổ chức quản lý có trách nhiệm, đồng thời chịu trách nhiệm về hiệu suất và hiệu quả của công việc. Hệ thống cũng là công cụ nhàm phản hồi thông tin cho các nhà quản lý về phương pháp đạt được các mục tiêu đề ra.

Dù có những ý tưởng phù hợp với chiến lược triển khai rõ ràng, hoạt động của doanh nghiệp cần được kiểm soát định kỳ, theo dõi thường xuyên để nắm bắt được những thay đổi trong thực tế so với kế hoạch để kịp thời có sự điều chỉnh.

Vai trò của kiểm soát

Củng cố việc ra quyết định quản lý: Hoạt động kiểm soát giúp thu thập thông tin về những thay đổi trong tình hình xã hội, kinh tế và diễn biến của những thay đổi đó để đưa ra quyết định đối với hoạt động hay việc đầu tư, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này giúp các nhà quản lý bổ sung, hoàn thiện nhằm đưa ra các quyết định chính xác hơn.

Kịp thời ngăn chặn các sai phạm: Quản trị kiểm soát có nhiệm vụ giữ cho tổ chức đi theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể xảy ra. Điều này cũng đồng nghĩa với việc đánh giá những hoạt động theo định kỳ, so sánh với kế hoạch, chiến lược triển khai ban đầu và có những điều chỉnh kịp thời, tránh khả năng xảy ra những sai phạm lớn, cũng như tiết kiệm được những khoản chi phí có thể phải bỏ ra cho sai phạm.

Hoàn thiện, nâng cấp quy trình hoạt động: Thông qua việc định kỳ rà soát hoạt động theo từng bước, nhà lãnh đạo, quản lý sẽ chuẩn hóa được các quy trình, phương pháp hoạt động, mục tiêu của tổ chức, qua đó có được các giải pháp giúp cải tiến, nâng cấp lại bộ máy hoạt động, quy trình. Những thay đổi về kinh tế, xã hội diễn ra liên tục khiến doanh nghiệp cũng phải tăng cường độ rà soát, bổ sung và sửa đổi. Tuy nhiên, đó cũng là cơ hội để doanh nghiệp nắm được xu thế, mang về nhiều lợi nhuận hơn.

Công cụ kiểm soát quản trị

Hệ thống dữ liệu: Các dữ liệu thu được từ quá trình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp [lãi, lỗ, chi phí, doanh thu,…] cùng các dự đoán của doanh nghiệp [khả năng thu hồi vốn, tình hình sản xuất sản phẩm,…] sẽ thể hiện rõ tình hình hiện tại của doanh nghiệp, từ đó có thể dễ dàng tính toán, đưa ra dự đoán về xu hướng hoạt động trong tương lai, cũng như khắc phục được những điểm hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Ngân sách: Thông qua hệ thống ngân quỹ, nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính kế tiếp, cũng như nguồn lực phân bổ để thực hiện được dự toán. Mục tiêu của các bộ phận trong doanh nghiệp là hoàn thành được các mục tiêu với khối lượng ngân sách được phê duyệt. Từ việc so sánh kết quả thực hiện trong thực tế và mức dự toán ban đầu, nhà quản lý có thể tính toán được chi phí hợp lý hơn cho năm tài chính tiếp theo.

Sơ đồ kiểm soát thời gian: Các sơ đồ kiểm soát thời gian giúp nhân viên và các nhà quản trị theo dõi chi tiết quá trình thực hiện dự án để khắc phục kịp thời nếu có các hạng mục bị chậm tiến độ. Đồng thời, một sơ đồ đủ chi tiết sẽ giúp các bộ phận cùng nắm bắt, phối hợp triển khai, rút ngắn thời gian và tiết kiệm công sức khi phải tổ chức các cuộc họp nội bộ.

Bổ sung kiến thức, quản trị kiểm soát hiệu quả

Chương trình Thạc sĩ chuyên ngành Tài chính Doanh nghiệp và Kiểm soát Quản trị do Viện Saigon ISB liên kết cùng Đại học Toulon [Pháp] có được lợi thế khác biệt so với các chương trình liên kết đào tạo thạc sĩ khác là nhờ tính chuyên sâu trong đào tạo lĩnh vực tài chính doanh nghiệp và kiểm soát quản trị, đáp ứng nhu cầu nhân lực chất lượng cao cho hệ thống ngân hàng, doanh nghiệp, công ty kiểm toán và các tổ chức khác.

Đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm từ Pháp và Đại học Ngân hàng sẽ truyền đạt các kiến thức về lý thuyết kinh doanh, cũng như đi sâu phân tích các tình huống thực tiễn, xây dựng các kỹ năng cần thiết cho bản thân và công việc.

Ban biên tập SaigonISB

Viện Đào tạo Quốc tế – Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM

• Địa chỉ: 39 Hàm Nghi, P. Nguyễn Thái Bình, Q.1, TP.HCM
• Điện thoại: [028] 3821 4660 | Hotline: 0967 189 199
• Website: saigonisb.buh.edu.vn/thacsi
• Email:

Chương 8: Chức năng kiểm soát BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH ֎֎ Bài tập nhóm môn: Quản Trị Học LỚP: D10 TÊN ĐỀ TÀI: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy NHÓM 9: Đặng Thị Thu Thảo Bùi Quốc Việt Đặng Thị Thanh Tiền Nguyễn Thị Hồng Thâu Đỗ Thị Thu Thủy Lê Thị Kim Thùy Phan Thị Ngọc Tuyền Vũ Thị Soi Nhận xét của giáo viên:........................................................................................ Chương 8: Chức năng kiểm soát MỤC LỤC Contents GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI :......................................................................................3 I.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CƠ CHẾ KIỂM SOÁT...........................3 1.1 Khái niệm..................................................................................................3 1.2 Vai trò......................................................................................................3 II.CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT.......................3 III. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT [Types of................................................4 controls]...............................................................................................................4 IV.QUY TRÌNH KIỂM SOÁT...........................................................................6 V.CÁC VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT CHÍNH YẾU CỦA TỔ CHỨC.....................8 1.Hệ thống kĩ luật nhân viên..........................................................................8 2.Quản trị và kiểm soát dự án.......................................................................8 3.Kiểm soát tài chính......................................................................................9 4.Thẻ điểm cân bằng.......................................................................................9 VI.CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT....................................................................9 1.Ngân quỹ.......................................................................................................9 1.1 Khái niệm...................................................................................................9 1.2 Các dạng ngân quỹ....................................................................................9 1.3 Kĩ thuật lập ngân quỹ................................................................................9 1.3.1. Ngân quỹ biến đổi:..................................................................................9 1.3.2. Ngân quỹ cơ sở- Zerô :.........................................................................10 1.3.3 Ngân quỹ lựa chọn và ngân quỹ phụ :...................................................10 2.Kĩ thuật phân tích thống kê..........................................................................10 3. Các báo cáo và phân tích chuyên môn........................................................10 4.Kiểm soát hành vi..........................................................................................10 KẾT LUẬN........................................................................................................10 NGUỒN..............................................................................................................11 Chương 8: Chức năng kiểm soát GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Bất kì một doanh ngiệp nào khi triển khai một kế hoạch đều cần có sự kiểm soát quá trình thực hiện với mục đích dự đoán được tiền đồ kế hoạch và nhanh chóng phát hiện ra sự chệch hướng khỏi kế hoạch để kịp thời khắc phục .Như vậy kiếm soát là chức năng cần thiết của mọi nhà quản trị ,từ các nhà quản trị cấp cao đến cấp cơ sở trong doanh nghiệp .Tùy thuộc vào các cấp bậc mà quy mô kiểm soát khác nhau ,tất cả mọi nhà quản trị cũng như các doanh nghiệp đều có nhiệm vụ thực hiện quá trình kiểm soát để đảm bảo hiệu quả các kế hoạch ,dự án .Chính vì vậy kiểm soát có vai trò quan trọng đóng góp nên thành công và phát triển bền vững của một doanh nghiệp . Chương 8: Chức năng kiểm soát I.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CƠ CHẾ KIỂM SOÁT 1.1 Khái niệm Kiểm soát là quá trình đo, lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu của nó. 1.2 Vai trò  Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu .  Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch ,những khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu .  Kịp thời đưa tra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêu . Chương 8: Chức năng kiểm soát II.CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT Để thực hiện có hiệu quả công tác kiểm soát, cần thực hiện theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây: - Việc kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát. Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công tác của phó giám đốckhác kiểm soát công tác của tổ trưởng - Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị : Kiểm soát là nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp. - Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu , những yếu tố có ý nghia đối với hoạt động của tổ chức. Đó là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu, tình trạng không đạt mục tiêu, đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại, ít tốn kém nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất. - Việc kiểm soát phải khách quan : Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị… sẽ cho kết quả không đúng, sai lệch. - Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức. Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có. - Việc kiểm soát phải tiết kiệm. Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định. Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất. - Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động. Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi nếu có những sai lệch thì được tiến hành sửa sai, điều chỉnh. Nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa. Chương 8: Chức năng kiểm soát Đầu ra công việc Kiểm soát sau Đảm bảo kết quả cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn mong muốn III. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT [Types of controls] Một trong các hình thức tốt nhất để xem xét kiểm soát đó là cần tôn trọng bối cảnh của hệ thống mở rộng thể hiện theo hình Đầu vào công việc Tiến trình công trình công việc Kiểm soát trước Đảm bảo thiết lập các định hướng đúng và có đúng các nguồn lực đầu vào Giải quyết các vấn đề Kiểm soát trong quá trình Đảm bảo các việc đúng đã được thực trong dòng công việc các vấn đề Giải quyết trước khi chúng diễn ra trong khi chúng diễn ra Giải quyết các vấn đề sau khi chúng diễn ra Nó thể hiện bằng cách thức kiểm soát trước trong và sau .Cách thức này có mối quan hệ mật thiết với giai đoạn chuyển hóa từ nhập lượng đầu vào thành lượng đầu ra .Mỗi loại kiểm soát đều tăng khả năng thực hiện : Chương 8: Chức năng kiểm soát  Kiểm soát trước [Feedforward controls]: Đưa ra trước khi bắt đầu một hoạt động .Khảo sát trước đảm bảo các mục tiêu được rõ ràng ,các định hướng phù hợp được thiết lập và có đúng các nguồn lực đã hoàn thành các mục tiêu. -Mục đích để giải quyết các vấn đề trước khi nó diễn ra đặt biệt đưa ra câu hỏi quan trọng nhưng thường bị bỏ qua “Điều gì cần làm trước khi chúng ta bắt đầu” -Kiểm soát trước có bản chất ngăn ngừa .Các nhà quản trị sử dụng chúng trên cơ sở tầm nhìn và tương lai và tiếp cận chủ động đối với kiểm soát Ví dụ : Tại McDonald’s về việc kiểm soát ban đầu chất liệu thực phẩm giữ vai trò quan trọng trong chương trình chất lượng của công ty . Công ty đòi hỏi các nhà cung cấp bánh Hamburger sản xuất theo các mô tả chính xác ,bao gồm từ vẻ ngoài tới sự đồng nhất của màu sắc .Ngay cả thị trường nước ngoài ,công ty vẫn nổ lực để phát triển các nhà cung cấp địa phương có thể cung cấp các nguyên liệu đáng tin cậy  Kiểm soát trong quá trình sản xuất [Concurrenent controls] Kiếm soát trong quá trình sản xuất tập trung vào những gì đang xảy ra trong quá trình làm việc ,đôi khi được gọi là kiểm soát định hướng [steering controls], đảm bảo các công việc được thực hiện phù hợp với kế hoạch là kiểm soát thông qua giám soát trực tiếp. Tuy nhiên trong xã hội hiện nay sự giám soát ngày càng có bản chất ảo . Ví dụ : Trong công ty Huyndai Motor các hoạt động được giám bằng những màn hình đặt tại trụ sở chính của công ty tại Seoul , Hàn Quốc .Các hệ thống màn hình này cho phép công ty nắm bắt hoạt động sản xuất của công ty trên phạm vi toàn cầu: các linh kiện được theo dõi từ khi chuyển lên tàu cho đến khi chúng đến nhà máy các camera thực hiện theo dõi các dây chuyền lắp rắp cho toàn thể các nhà máy đặt nhiều nơi trên thế giới .Tất cả những điều này được thực hiện bởi Trung tâm kiểm soát và điều khiển toàn cầu của Hyundai. Mục tiêu của kiểm soát trong quá trình làm việc là giải quyết các vấn đề khi chúng đang diễn ra câu hỏi then chốt của dạng kiểm soát này là [chúng ta có thể làm gì để cải thiện sự việc ngay tức thời ?] Như ví dụ trên tại Huyndai hoạt động sản xuất được kiểm soát đúng thời điểm bởi hệ thống máy tính và camera điều này cho phép các nhà quản trị nhanh chóng phát hiện và điều chỉnh mọi vấn đề trong chu kỳ chế tạo .Điều tương tự cũng diễn ra tại McDoanald nhưng theo hình thức kiểm soát trực diện bởi con người thông qua các giám sát viên .Họ giám soát thường xuyên những gì đang diễn ra ,đồng thời còn trợ giúp công nhân làm việc cho đúng .Họ được đào tạo để can thiệp tức thời khi có những gì không được thực hiện đúng và điều chỉnh các lệch lạc này .  Kiếm soát sau [Feedback controls] Kiểm soát sau là kiểm soát sau khi công việc được hoàn thành chúng tập trung chất lượng là kết quả cuối cùng .Kiểm soát sau phần lớn thường có tính thụ Chương 8: Chức năng kiểm soát động là mục tiêu giải quyết vấn đề sau khi chúng diễn ra và ngăn ngừa sự cố diễn ra tương lai .Câu hỏi trọng tâm “ bây giờ mọi việc đều đã được chúng ta hoàn tất ,chúng ta thực hiện tốt như thế nào ?”.Chúng ta đều quen thuộc với kiểm soát sau là nhận ra quan điểm thị hiếu của khách hàng . Ví dụ: Trong nhà hàng chúng ta có thể hỏi thực khách có thích những món ăn này hay không, hay đối với lĩnh vực thời trang cần khảo xác thị hiếu khách hàng về mẫu mã ưa chuộng trong năm nay để biết hướng đưa sản phẩm ra thị trường . Như vậy cần kiểm soát đúng trình tự một cách tỉ mỉ chứ không phải làm xong thành phẩm mới kiểm soát. Ví dụ đã có 1 công ty mắc phải sai lầm khi chỉ làm kiểm soát sau như công toyota phải thu hồi hàng triệu xe hơi do lỗi bàn đạp chân ga bị lỗi trong quá trình sản xuất các nhà quản trị cao cấp đã quyết định ngưng bán ám kiểu xe hơi trong thời gian các vấn đề được nghiên cứu và giải quyết. IV.QUY TRÌNH KIỂM SOÁT Từ khái niệm kiểm soát ta có thể xây dựng quy trình kiểm soát bao gồm 3 bước sau: Bước 1 :Xác định tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát là cơ sở để dựa vào đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm định đối tượng bị quản trị. Đó là những định mức, những chuẩn mực,hay là mục tiêu ,chỉ tiêu mà chúng ta đặt ra cho việc thực hiện .Nó là những kết quả mà chúng ta mong muốn đạt được . Ví dụ : chỉ với ở tiêu thụ điện năng hoặc nhiên liệu của một động cơ nào đó -Tùy vào nội dung một đối tượng kiểm soát mà các tiêu chuẩn kiểm soát có thể khác nhau +Tiêu chuẩn kiểm soát có thể được biểu hiện dưới hai dạng : định tính hoặc định lượng + Tiêu chuẩn định lượng : là tiêu chuẩn có thể được lượng hóa qua những con số cụ thể Ví dụ : Số lượng sản phẩm, chi phí , giá cả và người làm việc do đó những thông tin mang tính định lượng thường dễ kiểm soát + Tiêu chuẩn định tính : khó được lượng hóa thành con số cụ thể Ví dụ : Ý thức trách nhiệm thái độ lao động nên khó kiểm soát , thường đánh giá chúng qua các nguyên tố trung gian [ Ví dụ:Dùng tiêu chuẩn phẩm chất để đánh giá đạo đức của con người] - Để gia tăng hiệu quả của công tác kiểm soát khi thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện các yêu cầu + Các tiêu chuẩn kiểm soát phải nhất quán với các mục tiêu chiến lược chung Chương 8: Chức năng kiểm soát + Các tiêu chuẩn kiểm soát được thể hiện qua hình thức là các mục tiêu của việc thực hiện + Các tiêu chuẩn kiểm soát nên thiết kế giúp cho việc kiểm soát quá trình . Muốn vậy chúng ta cần thiết lập dưới dạng các yếu tố đầu vào các kết quả đầu ra [Outputs] và các kết quả sau cùng [outpcomes] giúp cho hệ thống đạt hiệu quả cao Ví dụ : Để kiểm soát kết quả đào tạo của trường đại học ta có thể sử dụng đầu vào : [inputs : điểm chuẩn đầu vào của các môn tuyển sinh ], đầu ra [các outputs điểm thi các học phần , điểm thi tốt nghiệm ] và các kết quả sau cùng [outcomes: sự hài lòng của các doanh nghiệp sử dụng nhân lực ] + Mang tính hiện thực [ không cao quá cũng không thấp quá] + Có sự giải thích về sự hợp lí của các tiêu chuẩn đề ra + Dễ dàng cho việc đo lường Bước 2 : Đo lường thành quả Tiến hành đo lường một cách khách quan đối với những hành động đang xảy ra hoặc đã xảy ra hoặc lường trước đối với sự việc sắp xảy ra . Sau đó so sánh với những tiêu chuẩn ở bước mộ để phát hiện ra sự sai lệch hoặc nguy cơ có sự sai lệch làm cơ sở cho việc xác định các biện pháp sửa chữa và điều chỉnh ở bước 3 - Hiệu quả việc đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo Ví dụ : Một nhà sản xuất muốn điều tra thị trường để ước lượng khả năng được thích ứng như thế nào ? - Trường hợp này cho thấy phương pháp đo lường sẽ quyết định độ tin cậy việc đo lường Đối với tiêu chuẩn kiểm soát biểu hiện dưới dạng định lượng thì việc đo lường sẽ đơn giản , nhưng đối với tiêu chuẩn định tính thì việc đo lường phức tạp hơn Ví dụ : Đo lường thị phần của sản phẩm sẽ dễ hơn so với đo lường uy tín nhãn hiệu thị phần Bước 3 : Điều chỉnh các sai lệch Sau khi phát hiện các sai lệch cần phân tích rõ nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch [ khách quan hay chủ quan] đồng thời đưa ra các biện pháp sửa chữa và khắc phục những sai lệch đó Qua đó ta có thể thấy kiểm soát là mộ hệ thống phản hồi hết sức quan trọng đối với công việc quản trị . Chính nhờ hệ thống phản hồi mà các nhà quản trị biết rõ hiện trạng của doanh nghiệp và vấn đề mà nó đang gặp phải để chủ động thực hiện các biện pháp điều chỉnh các biện pháp kịp thời . Ta có thể tóm tắt quá trình kiểm soát bằng sơ đồ sau : Sơ đồ vòng phản hồi kiểm soát Kết quả Đo lượng thực tế [1] So sánh với các tiêu chuẩn [3] [2] Xác định các sai lệch [4] Chương 8: Chức năng kiểm soát Kết quả mong muốn Thực hiện sự điều chỉnh [8] [7] Đưa ra chương trình điều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai lệch [6] [5] Chương 8: Chức năng kiểm soát V.CÁC VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT CHÍNH YẾU CỦA TỔ CHỨC 1.Hệ thống kĩ luật nhân viên Sự vắng mặt phải chậm trễ hay trì trệ khi thực hiện công việc là các vấn đề mà các tổ chức có thể gặp phải . Mọi hành vi như vậy nên được sử lí trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực thông qua hệ hống kỉ luật nhân viên Khi kỉ luật được tiến hành theo một cách công bằng nhất quán và có hệ thống thì nó sẽ trở thành dạng kiểm soát quản trị hữu ích Mục tiêu của kĩ thuật là đạt được sự mọng đợi của tổ chức thông qua việc khiển trách thấp nhất có thể thực hiện được Ví dụ: Hình phạt cao nhất là cho nghỉ việc nên được áp dụng cho các hành vi nghiêm trọng nhất [tội ác] hay các vi phạm lặp đi lặp lại có tính chất kém nghiêm trọng hơn [ như liên tục trễ nãi công việc ] 2.Quản trị và kiểm soát dự án Dự án có thể là một công việc liên quan đến từng cá nhân như một buổi tiệc kỉ niệm gia đình hay liên quan đến tổ chức như đưa ra một sản phẩm dịch vụ mới . Các nhiệm vụ mang đặc điểm chung chính là có tính tương đối phức tạp với nhiều thành phần cần phải diễn ra theo một trình tự nào đó và phải hoàn thành vào một thời điểm xác định . Quản trị dự án hể hiện các trách nhiệm cho việc hoạch điịnh tổng thể , giám sát và kiểm soát các dự án . 3.Kiểm soát tài chính Áp lực phải sử dụng tốt các nguồn lực tài chính luôn hiện diện trong mọi tổ chức . Nền tảng trong phân tích việc sử dụng kiểm soát tài chính nằm ở bảng cân đối kết toán và báo cáo thu nhập . Bảng cân đối kế toán thể hiện sự cân đối giữa tài sản và nguồn tài trợ tại một thời điểm. 4.Thẻ điểm cân bằng Các nhà quản trị có thể sử dụng lợi thế của ‘thẻ điểm’’ để ghi chép và thepo dõi kết quả thực hiện . Phát triển thẻ điểm cân bằng cho bất kì mộ tổ chức nào cũng bắt đầu từ việc xây dựng và làm rõ sứ mệnh , tầm nhìn của tổ chức . Khi các đo lường của thẻ điểm cân bằng được thực hiện và ghi chép đều đặn để phục vụ cho việc đánh giá cẩn trọng , chúng ta hi vọng rằng các tổ chức sẽ thực hiện tốt hơn trong các lính vực hoạt động . Chương 8: Chức năng kiểm soát VI.CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT 1.Ngân quỹ 1.1 Khái niệm Ngân quỹ vừa là một công cụ lập kế hoạch đồng thời vừa là một công cụ kiểm soát rất quan trọng của các nhà quản trị *Lợi ích của việc lập kế hoạch ngân quỹ Cho phép các nhà quản lí thấy một cách rõ ràng là tiền vốn sẽ được ai chi tiêu và chi tiêu ở đâu ,các kế hoạc sẽ bao gồm những khoản nào về chi phí ,về nguồn thu hoặc về số đơn vị đầu vào hoặc đầu ra dưới dạng vật lí 1.2 Các dạng ngân quỹ - Ngân quỹ thu và chi + Ngân quỹ thu :các khoản thu từ việc bán hàng hoặc cung cấp các dịch vụ + Ngân quỹ chi các khoản chi cho lao động trực tiếp ,vật liệu ,giám sát , thuê mướn máy móc, thiết bị… - Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu và sản phẩm - Các ngân quỹ biểu hiện dưới dạng vật lý : số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy, số đơn vị vật liệu, số đơn vị sản phẩm được sản xuất ra - Ngân quỹ về tiền mặt : số thu và chi tiền mặt,số tồn tiền mặt 1.3 Kĩ thuật lập ngân quỹ Trong tác phẩm “những vấn đề cốt yếu của quản lí” , Koontz và O Donnel đã giới thiệu 3 kĩ thuật lập ngân quỹ . 1.3.1. Ngân quỹ biến đổi: Được áp dụng chủ yếu cho ngân quỹ chi tiêu ,nó được thiết kế có thế được thay đổi khi số lượng bán hoặc một vài số đo khác của sản lượng thay đổi Ví dụ: Chi phí hao mòn , thuế tài sản và bảo hiểm tài sản ,chi phí bảo hiểm máy. 1.3.2. Ngân quỹ cơ sở- Zerô : Được thiết kế bằng cách chia các chương trình của cơ sở thành “các gói goomg mục tiêu ,các hoạt động và các nguồn lực cần thiết . Sau đó tiến hành tính chi phí cho mỗi gói này 1.3.3 Ngân quỹ lựa chọn và ngân quỹ phụ : Các ngân quỹ lựa chọn là sự biến dạng của ngân quỹ biến đổi ,ở đây các ngân quỹ biến đổi mà thực ra nó có thể biến thiên vô hạn được giới hạn lại trong một số khả năng lựa chọn Chương 8: Chức năng kiểm soát 2.Kĩ thuật phân tích thống kê Có vai trò khá quang trọng trong quá trình thực hiện chức năng kiểm soát .Kĩ thuật này được thực hiện trên cơ sở dựa vào các dữ liệu quá khứ , tổng hợp thành các biểu đồ hoặc đồ thị Ví dụ : Trong công tác nghiên cứu marketting nhờ sử dụng kĩ thuật phân tích thống kê , thông qua việc điều tra mẫu với những bản câu hỏi được thiết kế sẵn để phỏng vấn khách hàng ,các nhà nghiên cứu có thể đưa ra những dự đoán về thị trường và về xu hướng của khách hàng qua đó tạo cơ sở cho các quyết định kinh doanh 3. Các báo cáo và phân tích chuyên môn Được thực hiện bằng cách chuyên gia nghiên cứu từng lĩnh vực chuyên sâu [chuyên gia về kế toán kiểm toán ,tài chính, dự án …..] 4.Kiểm soát hành vi - Quan sát cá nhân : Được thực hiện bằng cách theo dõi quan sát trực tiếp người lao động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ để phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai lệch - Quản trị bằng mục tiêu [MBO]: Được thực hiện bằng việc đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiê mà người lao động đã cam kết -Kiểm soát quan liêu : Được thực hiện thông qua một hệ thống các nguyên tắc và các thủ tục vận hành chuẩn để định hướng hành vi của các bộ phận ,chức năng và của các cá nhân Ví dụ :Để hướng dẫn cho nhân viên phục vụ trong một nhà hàng lớn ,người ta đưa một quy trình chuẩn ,đề nghị nhân viên học thuộc và tuân theo Chương 8: Chức năng kiểm soát KẾT LUẬN Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản trị ,là hệ thống thông tin phản hồi giúp cho việc hoàn thành công tác quản trị công tác tổ chức .Vì vậy các doanh nghiệp và các nhà quản trị nên tìm hiểu , nắm chắc các chức năng và yêu cầu của kiểm soát để tạo nền tảng quản trị vẫn chắc giúp tổ chức thành công và phát triển bền vững Chương 8: Chức năng kiểm soát NGUỒN 1. 2. 3. 4. Phan Thị Minh Châu- Quản trị học- NXB Thống kê 2011 Bùi Văn Danh- Quản trị học- NXB Lao động 2011 Nguyễn Ngọc Hiến- Quản trị kinh doanh- NXB Lao động 2003 Trường Đại học kinh tế TP.HCM, Khoa Quản trị kinh doanh- Giáo trình Quản trị học,NXB trẻ 1996 5. Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Khoa Khoa học quản lý- Giáo trình khoa học quản lý- NXB Khoa học kĩ thuật, 1999 6. James H.Donnelly – James L.Gibson – Joan M.Ivancevich, Quản trị học căn bản, NXB Thống kê- 2000 ‫ﻫﻫﻫﻫﻫ‬ HẾT ‫ﻫﻫﻫﻫﻫ‬ Chương 8: Chức năng kiểm soát