mẹo hay

Chứng từ kế toán theo luật kế toán năm 2024

Chứng từ kế toán là gì? Chứng từ kế toán được hiểu như thế nào? Hiện nay có những loại chứng từ kế toán nào? Mời bạn tham khảo thêm qua bài viết sau đây

Chứng từ kế toán là gì? Quy định pháp luật về chứng từ kế toán. [Hình minh họa]

Chứng từ kế toán là gì? Quy định pháp luật về chứng từ kế toán

Căn cứ pháp lý

Luật kế toán 2015;
Thông tư 200/2014/TT-BTC;
Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Chứng từ kế toán là gì?

Theo Luật Kế toán năm 2015 thì chứng từ kế toán là những loại giấy tờ hay những vật mang tin ghi nhận, phản ánh được nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại doanh nghiệp và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Phân loại chứng từ kế toán

Phân loại chứng từ kế toán nhằm để xử lý hồ sơ sổ sách kế toán, lên báo cáo thuế. Cũng như để lưu trữ hồ sơ kế toán phục vụ cho việc kiêm tra, quyết toán thuế. Thông thường một doanh nghiệp thường có các loại chứng từ kế toán sau:

Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt

Phiếu thu [01-TT]
Phiếu chi [02-TT]
Giấy đề nghị tạm ứng [03-TT]
Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng [04-TT]
Giấy đề nghị thanh toán [05-TT]
Biên lai thu tiền [06-TT]
Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý [07-TT]
Bảng kiểm kê quỹ tiền VNĐ [08a-TT]
Bảng kiểm kê quỹ ngoại tệ, vàng bạc, đá quý [08b-TT]
Bảng kê chi tiền [09-TT]

Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng

Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng như:

Uỷ nhiệm chi: Là chứng từ dùng để bên mua thanh toán tiền cho bên bán hàng thông qua giao dịch ngân hàng. Trên uỷ nhiệm chi có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng[ nếu có], và các thông tin bắt buộc khi viết uỷ nhiệm chi.
Séc: là chứng từ dùng để rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Giấy báo nợ: Là chứng từ ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp thể hiện tiền trong ngân hàng của doanh nghiệp giảm đi
Giấy báo có: Là chứng từ ngân hàng cung cấp thể hiện tiền trong ngân hàng tăng lên
Giấy nhận nợ: Là chứng từ chứng minh ngân hàng cho doanh nghiệp bạn vay một món tiền theo giấy nhận nợ, giấy nhận nợ thể hiện ngày, tháng, năm, số tiền, hạn thanh toán món tiền đó…
Giấy tờ bảo lãnh hợp đồng, cầm cố, thế chấp….liên quan chứng từ trong công ty xây dựng

Chứng từ kế toán liên quan đến mua bán

Chứng từ kế toán liên quan đến mua và bán hàng hóa, xây dựng, dịch vụ như:

Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho
Đơn đặt hàng,
Bảng báo giá,
Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào/ đầu ra,
Biên bản bàn giao hàng hóa,
Biên bản kiểm kê hàng hóa,
Hợp đồng kinh tế…

Chứng từ kế toán liên quan đến doanh thu, chi phí

Chứng từ kế toán liên quan đến doanh thu, chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh [SXKD]:

Doanh thu và chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được kế toán phản ánh và ghi sổ trên các tài khoản số hiệu loại 5 [511, 515, 521] và loại 6 [611, 621, 622, 623, 627, 631, 632, 635, 641, 642].
Để hạch toán kế toán sẽ căn cứ vào các phiếu kế toán [phiếu thu, phiếu chi…], hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường…

Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương

Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương như:

Sổ kế toán tài khoản 334 là nơi được ghi chép và theo dõi về việc hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp. Để ghi sổ tài khoản liên quan đến tiền lương một các chính xác thì cần căn cứ trên các chứng từ kế toán như:

Bảng chấm công,
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội,
Quy chế, quy định,
Bảng thanh toán tiền lương thưởng,
Hợp đồng lao động…

Xem thêm >>> Biểu mẫu chứng từ kế toán Thông tư 200 và Thông tư 133

Quy định pháp luật về chứng từ kế toán

Quy định về nội dung chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán đầy đủ phải có các nội dung quan trọng như:

Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài những nội dung chủ yếu như trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Chứng từ điện tử:

– Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi:

Có các nội dung quy định như trên
Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

– Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ ké toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định.
Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên phải giống nhau.
Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.
Chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử; được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Quy định về việc ký chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Quy định về quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán được quy định tại Điều 21 Luật kế toán 2015 như sau:

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Đâu là yếu tố bắt buộc của chứng từ kế toán?

Yếu tố cơ bản cần phải có để cấu thành nên chứng từ kế toán bao gồm: tên chứng từ; ngày tháng năm lập; tên, địa chỉ bên lập và bên nhận chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế; các thông số về số lượng, đơn giá, số tiền bằng số, bằng chữ; chữ ký của những người có liên quan.

Người nào phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán?

Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán dùng để làm gì?

Chứng từ kế toán là phương tiện để cấp quản lý doanh nghiệp truyền đạt công việc xuống các bộ phận thực hiện. Chứng từ kế toán cũng là căn cứ để kiểm tra sự hoàn thành các đầu việc trong việc sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.

Chứng từ thu chi là gì?

Theo khoản 3 Điều 3 Luật kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.