Nhân viên hành chính là vị trí công việc quen thuộc trong các doanh nghiệp, tuy nhiên để làm tốt công việc này đòi hỏi các ứng viên phải bồi dưỡng, trau dồi nhiều kiến thức và kỹ năng. Vì vậy, những Kỹ năng cần thiết của nhân viên hành chính gì? Trong bài viết dưới đây, Kỹ Năng Xin Việc sẽ giải đáp giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về công việc của một nhân viên hành chính và những yếu tố để có thể làm tốt vị trí công việc này.
Nhân viên hành chính là ai?
Nhân viên hành chính là những người có trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và các công việc khác tuỳ theo yêu cầu cụ thể. Đây được coi là một trong những bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.
Nhân viên hành chính tuy không phải là vị trí mới nhưng với tính chất công việc ổn định, vị trí này luôn thu hút được sự quan tâm của nhiều người, đặc biệt là chị em phụ nữ.
>>> Xem thêm: HR Admin là gì? 1001 câu hỏi về nghề quản lý hành chính nhân sự
Nhân viên hành chính làm gì?
Nhắc đến công việc hành chính, nhiều người cho rằng đây là một vị trí công việc khá khô khan và nhàm chán bởi họ thường xuyên phải “vật lộn” với hàng đống giấy tờ, thủ tục. Tuy nhiên, thực tế công việc của nhân viên hành chính đa dạng hơn rất nhiều. Họ được ví như những “bảo mẫu” có vai trò rất lớn trong việc duy trì sự ổn định của mỗi doanh nghiệp.
Quản lý hồ sơ và tài liệu
- Làm đầu mối tiếp nhận các văn bản, công văn đến và đi, đồng thời chịu trách nhiệm chuyển cho các bộ phận khác khi cần thiết.
- Soạn thảo và lưu trữ, sắp xếp tài liệu, hợp đồng và thư từ của công ty
- Nhận thông tin nhân viên trong các trường hợp ốm đau, thai sản, v.v. và các tài liệu khác của nhân viên
- Quản lý và giám sát lịch làm việc và việc thực hiện nội quy, quy chế của nhân sự
Lập bảng lương thưởng hàng tháng
- Lập bảng chấm công định kỳ, tính lương thưởng cho nhân viên trình lãnh đạo phê duyệt.
- Giải quyết các thắc mắc của nhân viên liên quan đến chế độ tiền lương và tiền thưởng
- Phối hợp hỗ trợ phòng kế toán trả lương cho nhân viên
Lễ tân văn phòng làm việc
- Trả lời điện thoại và tiếp nhận các giao dịch với khách hàng, đặt lịch hẹn … với danh nghĩa kinh doanh hoặc bộ phận được giao
- Đón tiếp khách và thông báo với các bộ phận liên quan để hỗ trợ khách hàng
- Lên kế hoạch mời các sự kiện, hội nghị và lo hậu cần cho các sự kiện này như nước, tài liệu, thiết bị …
Quản lý tài sản và thiết bị
- Quản lý và theo dõi thiết bị, tài sản và cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp
- Lên danh sách mua sắm các thiết bị cần thiết hoặc lập kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị theo định kỳ
- Lưu trữ hóa đơn, tài liệu hoặc hợp đồng liên quan đến thiết bị và tài sản của công ty
Quản lý hồ sơ nhân sự
- Cập nhật thông tin nhân sự và quản lý hồ sơ nhân viên
- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban của doanh nghiệp
- Theo dõi các chế độ phúc lợi của nhân viên: BHXH, BHYT, phụ cấp… và tiếp nhận nguyện vọng của nhân viên khi muốn điều chỉnh quyền lợi để đảm bảo quyền lợi.
- Báo cáo lãnh đạo về tình hình nhân sự
>>> Xem thêm: Nhân viên hành chính là gì? Sự nghiệp thăng tiến từ “A – Z”
Các kỹ năng cần có của nhân viên hành chính là gì?
Công việc của một nhân viên hành chính cũng đòi hỏi rất nhiều kỹ năng. Việc trang bị những kỹ năng cần thiết sẽ giúp nhân viên hành chính xử lý công việc một cách thành thạo và hiệu quả. Vậy nhân viên hành chính cần có những kỹ năng gì? Hãy tham khảo những kỹ năng cần có của nhân viên hành chính sau đây:
Kỹ năng vi tính văn phòng
Công việc hành chính liên quan đến rất nhiều thủ tục giấy tờ và các hợp đồng, văn bản. Vì vậy, tin học văn phòng dường như là một kỹ năng không thể thiếu của bất kỳ nhân viên hành chính nào. Sử dụng tốt các phần mềm như word, excel, email … dường như là yếu tố bắt buộc, hỗ trợ rất nhiều trong việc tính lương, soạn thảo văn bản, báo cáo, quản lý hồ sơ, thông báo …
Kĩ năng giao tiếp
Nhân viên hành chính thường là bộ phận đầu tiên giao tiếp với khách hàng, đối tác, ứng viên mới… Điều này đòi hỏi họ phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo để có thể làm việc với nhiều người, nhiều phòng ban. các bộ phận khác nhau. Khi có kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ biết cách tạo ra sự hòa đồng, vui vẻ giữa các thành viên, nhân viên trong công ty với các đối tác, khách hàng bên ngoài. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả.
Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức vấn đề là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhân viên hành chính. Nhiều người nghĩ rằng kỹ năng tổ chức chỉ dành cho những người ở cấp quản lý. Tuy nhiên, nhân viên hành chính thường phải quản lý, giám sát về nhân sự, thủ tục giấy tờ; Đồng thời, anh cũng là người tổ chức các sự kiện nội bộ và sắp xếp các cuộc hẹn cho công ty. Vì vậy, kỹ năng tổ chức sẽ giúp nhân viên hành chính quản lý và tổ chức công việc một cách rõ ràng và quy củ.
Kỹ năng quản lý thời gian, tổ chức công việc
Nhân viên hành chính sẽ phải quản lý và đảm nhận một lúc khối lượng công việc khổng lồ, thậm chí là một số công việc vặt vãnh không thể gọi tên. Nếu không biết cách sắp xếp chúng rất dễ bị rối và căng thẳng. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc sẽ giúp nhân viên hành chính biết cách tận dụng thời gian để giải quyết công việc một cách dễ dàng.
>>> Xem thêm: Nhà quản trị nhân sự cần có những kỹ năng gì để thành công?
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Nhân viên quản lý đôi khi được gọi là “thẩm phán”. Họ phải đứng ra giải quyết nhiều vấn đề trong công ty như mâu thuẫn nội bộ, tranh chấp hay khiếu kiện liên quan đến công việc hoặc chế độ, các sự cố phát sinh khác… Lúc này, nhân viên mới hành động. Điều quan trọng là phải có kỹ năng giải quyết vấn đề, giữ thái độ ôn hòa và khôn khéo để xem xét mọi vấn đề trước khi đưa ra quyết định vừa quyết liệt vừa công bằng.
Nếu bạn quan tâm và muốn phát triển sự nghiệp của mình với tư cách là một nhân viên hành chính, hãy bắt đầu rèn luyện những kỹ năng cần có của nhân viên hành chính ngay hôm nay. Đây không chỉ là điều kiện bắt buộc để đáp ứng công việc mà còn là bước đệm để bạn tiến xa hơn đối với các vị trí khác trong ngành quản trị văn phòng.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn đọc hiểu được công việc của nhân viên hành chính là gì? Bạn có thể tham khảo thông tin tuyển dụng các công việc hành chính hoặc các vị trí chuyên viên pháp lý, chuyên viên tư vấn,… tại Kỹ Năng Xin Việc.