Hóa đơn điện tử chuyển đổi có hợp lệ không năm 2024

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Người mua, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định có hiệu lực thi hành từ ngày 1/11/2018. Trong thời gian từ ngày 11/1/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định, hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, hm trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử; Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Theo đó, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng quy định và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định.

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; Có ký kiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Căn cứ các quy định, hướng dẫn trên, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên.

Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không là thắc mắc của rất nhiều doanh nghiệp. Mặc dù khi sử dụng hóa đơn điện tử, các nghiệp vụ được thực hiện trên phần mềm nhưng vẫn có những trường hợp cần sử dụng chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp các vấn đề xoay quanh hóa đơn điện tử chuyển đổi.

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì và sử dụng để làm gì?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi được hiểu là bản hóa đơn giấy được chuyển từ file hóa đơn điện tử gốc. Một số trường hợp cần sử dụng hóa đơn điện tử chuyển đổi bao gồm:

• Trong quá trình lưu thông hàng hóa, đơn vị cần chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa.
• Khách hàng yêu cầu lấy chứng từ giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
• Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa của doanh nghiệp bị kiểm tra, cần xuất trình giấy tờ, hóa đơn liên quan đến hàng hóa.
• Doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để kẹp vào các chứng từ thanh toán hoặc phục vụ cho các mục đích nội bộ khác.
• Sử dụng để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán.

Một số trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để lưu trữ.

2. Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ theo Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ cho các mục đích như chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong vận chuyển, lưu thông. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử chuyển đổi theo mục đích này chỉ được thực hiện duy nhất 1 lần.

3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính có quy định về hiệu lực của một số văn bản pháp luật đến hết ngày 31/10/2020, trong đó có Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ tài chính hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Như vậy, trước ngày 1/11/2020, doanh nghiệp vẫn được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy áp dụng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Tuy nhiên, từ 1/11/2020, Thông tư 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực thi hành, doanh nghiệp chỉ được phép áp dụng quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo chứng từ giấy căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Từ ngày 1/11/2020, hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ.

Cụ thể, theo Khoản 3, Điều 10 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị để lưu trữ, ghi sổ, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch và thanh toán (trừ trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với với hệ thống dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này).

4. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

Căn cứ theo Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, với trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy sử dụng cho mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa cần có chữ ký người đại diện pháp luật và đóng dấu của người bán, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.

Trường hợp người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán thì có thể không cần chữ ký và dấu của người bán, tuy nhiên vẫn cần chữ ký của người thực hiện chuyển đổi.

5. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - Hỗ trợ đắc lực cho công việc của kế toán

Được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, tuân thủ chặt chẽ quy định tại các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử.

E-invoice - Công cụ hỗ trợ công việc đắc lực cho kế toán.

Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm hóa đơn điện tử einvoice trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc của kế toán. Các khâu như tạo lập, xuất, xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn đều được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện.

Đặc biệt, với đội ngũ chuyên viên hỗ trợ 24/7, kế toán sẽ được hỗ trợ tận tình, chuyên nghiệp. Mọi thắc mắc hoặc nếu có nhu cầu cần hướng dẫn về nghiệp vụ, kế toán sẽ được giải đáp kịp thời.

Trên đây là một số thông tin giải đáp thắc mắc: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý không? Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi để thực hiện theo pháp luật. Ngoài ra, nếu có nhu cầu tư vấn, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo số hotline: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.

Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022. Chính thức bãi bỏ thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, cá nhân, hộ kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.

Xuất hóa đơn điện tử bao nhiêu phần trăm?

Đối với các hóa đơn đã lập trước ngày 01/02/2022 với thuế suất thuế GTGT 10%, sau ngày 01/02/2022 phát sinh các nội dung sai sót cần điều chỉnh về tiền hàng, thuế GTGT hoặc trả lại hàng thì hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn trả lại hàng được lập với thuế suất thuế GTGT là 10%.

Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn phù hợp với thông lệ và tuân thủ đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật hiện hành. Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ cần tuân Theo nghị định số 119/2018/NĐ-CP và thông tư 68/2019/TT-BTC.

Hóa đơn có bao nhiêu số?

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC: Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999.