Để có được mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp, doanh nghiệp cần lập ra các chính sách để quản lý hiệu quả các mối quan hệ này. Mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thúc đẩy và phát triển hoạt động kinh doanh của mình.
Các cấp độ của nhà cung cấp đối với doanh nghiệp
Tuỳ theo ngành hoặc theo từng doanh nghiệp mà các nhà cung cấp sẽ có một nhiệm vụ và chức năng khác nhau. Thông thường ở mỗi doanh nghiệp, các nhà cung cấp sẽ được chia thành các cấp độ khác nhau tuỳ theo mối quan hệ với nhà cung cấp và nhiệm vụ cần thực hiện giữa hai bên khi giao dịch.
Các nhà cung cấp sẽ được chia thành các cấp độ khác nhau tuỳ theo mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
- Cấp độ đầu tiên cơ bản nhất chính là các nhà cung cấp ở mức độ giao dịch cơ bản. Các doanh nghiệp sẽ tìm thấy nhà cung cấp, thương lượng giá cả cùng với các điều khoản, sau đó đặt đơn hàng và nhà cung cấp có nhiệm vụ điền vào các đơn hàng đó. Đối với các nhà cung cấp ở cấp độ này, doanh nghiệp sẽ không cần đến việc duy trì và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp. Mối quan hệ với nhà cung cấp này sẽ kết thúc sau khi các giao dịch về hàng hoá hoàn tất theo sự thương lượng từ hai bên.
- Cấp độ mối quan hệ nhà cung cấp tiếp theo được xem xét nhiều hơn đó chính là các nhà cung cấp ưu tiên. Các nhà cung cấp ưu tiên có giá trị cao đối với doanh nghiệp. Bên cạnh các khả năng cơ bản và điều kiện hoạt động đã được thiết lập, các nhà cung cấp ưu tiên có nhiều tiềm năng và nỗ lực hơn để phát triển mối quan hệ lâu dài với doanh nghiệp. Ngoài ra, các nhà cung cấp ưu tiên thường được trao các giải thưởng ưu đãi kinh doanh. Họ vẫn phải cạnh tranh và chứng minh rằng họ có đủ khả năng trong việc giao hàng, tuy nhiên sự ưu tiên của họ đến từ hiệu suất và khả năng làm việc của họ trong quá khứ.
- Cuối cùng, sự nỗ lực duy trì và phát triển mối quan hệ của doanh nghiệp nhiều nhất dành cho các nhà cung cấp chiếc lược. Các nhà cung cấp chiến lược được đánh giá là chất lượng và có tiềm năng nhất. Do đó, các doanh nghiệp sẽ thường đầu tư xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, bền vững đối với tổ chức của các nhà cung cấp chiến lược.
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Mục tiêu chính mà bất kỳ chiến lược quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp nhắm đến là để thúc đẩy sự thành công trong việc hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Để đảm bảo được việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp đạt được hiệu quả thì doanh nghiệp nên chú ý và xem xét các điều nên làm và không nên làm dưới đây.
Doanh nghiệp cần chú ý những điều nên làm và không nên làm khi quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
Các điều nên làm khi quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
- Các doanh nghiệp nên có một quy trình chính thức và rõ ràng để theo dõi sự tiến hành công việc của các nhà cung cấp trong quá trình quản lý mối quan hệ với họ.
- Mỗi nhà cung cấp nên có một người đứng ra đảm nhiệm vai trò quản lý mối quan hệ và được chỉ định đi cùng với một nhà tài trợ điều hành.
- Doanh nghiệp cần có một chiến lược truyền thông hiệu quả cùng với một kế hoạch phát triển mối quan hệ đối với các nhà cung cấp ưu tiên và các nhà cung cấp chiến lược.
- Doanh nghiệp nên có một sự hiểu biết thấu đáo về tổ chức của nhà cung cấp.
- Doanh nghiệp cần có một tập hợp các số liệu được tiêu chuẩn hoá rõ ràng cùng với một hệ thống ghi chép điểm nhằm đo lường và theo dõi hiệu suất của mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
- Doanh nghiệp nên có một quy trình quản trị để đảm bảo mối quan hệ với nhà cung cấp và hiệu suất được quản lý một cách chủ động.
- Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp cần được đảm bảo công bằng và chính trực, không có bất kì hành vi bất hợp pháp nào.
- Doanh nghiệp nên mong đợi các nhà cung cấp đóng góp, thúc đẩy chiến lược và hiệu suất của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp nên mong đợi để đóng góp và nâng cao hiệu suất của nhà cung cấp.
- Các nhà cung cấp phải được kết nối điện tử trực tiếp với hệ thống của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp nên nhận ra và đánh giá các nhà cung cấp một cách rõ ràng và chính xác.
Các điều không nên làm khi quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Nếu việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp kém sẽ dẫn đến những hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp. Chính vì thế, có những điều cần tránh khi thực hiện việc quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp.
Doanh nghiệp cần chú ý để tránh những nguy cơ gây hại đến mối quan hệ với nhà cung cấp.
- Doanh nghiệp cần phải duy trì tính toàn vẹn, khoảng cách và tính khách quan của mình. Nhiều doanh nghiệp có thể đi quá giới hạn và một số có thể bị cám dỗ bởi việc hối lộ và các ưu đãi riêng.
- Đừng thực hiện chiến lược nhà cung cấp vì những lý do sai lầm. Bất kỳ sự thiếu chính trực nào trong việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ làm việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp trở nên kém hiệu quả.
- Đừng cho phép các nhà cung cấp chiến lược luôn duy trì vị trí và không phát triển. Các nhà cung cấp chiến lược phải liên tục chứng minh rằng họ luôn kiếm được vị trí của họ ở cấp độ này.
- Đừng ngại khi yêu cầu các nhà cung cấp chiến lược phải chịu trách nhiệm và loại bỏ họ nếu cần thiết. Hầu như chẳng có nhà cung cấp nào là không thể thay thế được.
- Đây là mối quan hệ đến từ hai phía, doanh nghiệp nếu muốn các nhà cung cấp đóng góp cho thành công của mình thì họ phải đóng góp cho lợi ích của các nhà cung cấp. Các doanh nghiệp nên tránh suy nghĩ rằng đây là mối quan hệ đến từ một phía và sẽ dễ dàng nhận được những lợi ích cho riêng mình.
- Doanh nghiệp không nên quá lạm dụng vào mối quan hệ với nhà cung cấp. Tuy một mối quan hệ tốt với nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát triển nhưng khi doanh nghiệp sử dụng quá mức hoặc bỏ qua mối quan hệ, doanh nghiệp sẽ làm tổn hại đến tương lai của chính mối quan hệ này.
- Doanh nghiệp nên thường xuyên chú ý, tránh bỏ qua hay lơ là mối quan hệ với nhà cung cấp. Các doanh nghiệp nên chú ý việc giao tiếp thường xuyên và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp.
- Đừng để các nhà cung cấp chiến lược lợi dụng các lợi thế của doanh nghiệp. Họ vẫn phải đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ của mình thông qua việc chi trả hoá đơn và cung cấp hàng hoá đúng chất lượng.
- Các doanh nghiệp không nên quá chú tâm vào các nhà cung cấp chiến lược hiện có mà bỏ qua các nhà cung cấp tiềm năng khác. Có thể trong tương lai, họ sẽ trở thành nhà cung cấp chiến lược tốt hơn cho doanh nghiệp.
Tạm kết
Những thông tin mà bài viết đã đề cập sẽ giúp cho bạn nắm rõ hơn về việc quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp và từ đó có thể quản lý các mối quan hệ này một cách hiệu quả hơn. Hãy theo dõi WE thường xuyên để được cập nhật nhanh nhất về những thông tin bổ ích khác mà WE mang lại nhé.
Nguồn: Supplychaingamechanger
Không cần bàn cãi về vai trò quan trọng của Nhà cung cấp đối với hoạt động vận hành Doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi số lượng nhà cung cấp lên đến hàng trăm, cách thức nào để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp một cách hiệu quả? Làm thế nào có đầy đủ thông tin để có được mối quan hệ lâu dài và lòng tin với các Nhà cung cấp tận tâm? Dưới đây là một số phương cách được nhiều chuyên gia trong diễn đàn Chuyên gia Quản trị chuỗi cung ứng SCMDOJO đồng tình. APE Tech xin chia sẻ đến quý khách hàng, đối tác!
1. Đừng nghĩ rằng các nhà cung cấp chỉ là nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Quan hệ đối tác của Doanh nghiệp với các Nhà cung cấp không chỉ dựa trên các giao dịch tài chính. Hãy làm cho Nhà cung cấp cảm thấy họ là một phần của Doanh nghiệp bạn. Thảo luận về kế hoạch của Doanh nghiệp với Nhà cung cấp như ra mắt sản phẩm mới và lộ trình quảng cáo sản phẩm. Nhà cung cấp có thể đánh giá kỹ lưỡng chi phí và tối đa hóa sản lượng theo lịch trình Doanh nghiệp bạn đang mong muốn phù hợp với năng lực sản xuất, đặt nguyên vật liệu của Nhà cung cấp. Một khi niềm tin đã có, việc giải quyết các vấn đề phát sinh sẽ trở nên dễ dàng.
2. Sử dụng công nghệ nhiều nhất có thể
Công nghệ giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn. Hãy sử dụng các phần mềm và công nghệ khác nhau, như phần mềm quản lý Nhà cung cấp, phần mềm quản lý đơn đặt hàng hoặc bất kỳ phần mềm nào tương tự có thể giúp công việc theo dõi các đơn đặt hàng, hóa đơn và những việc quan trọng khác của Doanh nghiệp trở nên dễ dàng, minh bạch, tiết kiệm thời gian.
3. Đảm bảo thanh toán đúng hạn
Doanh nghiệp nào cũng muốn được giao hàng đúng giờ từ nhà cung cấp. Tương tự như vậy, các nhà cung cấp muốn được thanh toán kịp thời từ khách hàng của họ. Luôn thanh toán kịp thời để có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp của Doanh nghiệp. Vì bất kỳ lý do gì, nếu Doanh nghiệp không thể thanh toán kịp thời trong ngày quy định, hãy thông báo trước cho nhà cung cấp của. Giải pháp quản lý cung ứng của APE Tech có thể hỗ trợ nhắc nhở để quản lý việc thanh toán kịp thời cho Nhà cung cấp.
4. Trả giá tốt sẽ nhận được giá trị tốt.
Nếu tình trạng kinh doanh của Doanh nghiệp đang tốt, thì hãy thử trả 1 khoản tiền phù hợp cho các Nhà cung cấp. Doanh nghiệp càng coi trọng khoản thanh toán phù hợp cho nhà cung cấp của mình, Doanh nghiệp sẽ càng nhận được nhiều giá trị và chất lượng công việc từ Nhà cung cấp. Nhưng một nguyên tắc chung là đừng bao giờ gắn bó với một nhà cung cấp riêng lẻ chỉ vì Doanh nghiệp thích họ. Tương tác với các Nhà cung cấp khác cũng như tìm kiếm các cơ hội mới mà bạn có thể đạt được sản lượng tối đa từ những nỗ lực ở mức tối thiểu.
5. Thực hiện thỏa thuận với nhà cung cấp
Điều không mong muốn nhất là sau vài tháng tạo được một mối quan hệ đáng tin cậy với Nhà cung cấp, vào một buổi sáng đẹp trời, Doanh nghiệp nhận được tranh chấp liên quan đến một số vấn đề lớn hoặc nhỏ. Vì vậy, điều rất quan trọng là Doanh nghiệp phải có một thỏa thuận khung phù hợp về quan hệ với nhà cung cấp phù hợp trước khi bắt đầu làm việc với bất kỳ nhà cung cấp nào. Những điều khoản và điều kiện liên quan đến việc thanh toán, giá cả, thời hạn giao hàng, điều khoản dịch vụ,. ..là điều kiện khung cần thiết cho thỏa thuận của Doanh nghiệp để tham khảo trong tương lai và cần thiết để quản lý mối quan hệ với Nhà cung cấp hiệu quả.
6. Đánh giá rủi ro vô cùng quan trọng
Không thể chọn nhà cung cấp một cách ngẫu nhiên. Điều quan trọng là phải đánh giá được tất cả rủi ro trước khi tham gia vào bất kỳ thỏa thuận pháp lý nào. Doanh nghiệp có thể đánh đổi chất lượng chỉ vì giá cả? Doanh nghiệp có thể đánh đổi thời hạn chỉ vì giá cả hay chất lượng? Cho nên, bước thẩm định Nhà cung cấp về những kinh nghiệm từng làm trước đây là rất quan trọng. Nhà cung cấp có thể không phải là nhà cung cấp rẻ nhất trên thị trường, nhưng nếu họ đang cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm chất lượng cao, hoặc một số nhà cung cấp đang cung cấp dịch vụ chất lượng cao với thời gian giao hàng kịp thời, thì đánh đổi một chút về khía cạnh giá cả là điều khôn ngoan.
7. Triển khai những hoạt động cải tiến song phương
Người mua không chỉ có trách nhiệm bồi dưỡng mối quan hệ và hoạt động tích cực với Nhà cung cấp. Nếu một nhà cung cấp không giao hàng đúng giờ hoặc có những hành vi cơ hội, thì nhà cung cấp đó đang không thực hiện tốt cho sự phát triển của cả hai bên. Một cách để giải quyết vấn đề này là khởi động dự án Cải thiện năng lực nhà Cung cấp. Đưa nhân sự có kinh nghiệm của Doanh nghiệp sang hướng dẫn, đặt ra quy trình kiểm soát, phối hợp đôn đốc có thể cho nhà cung cấp thấy ý định tích cực của Doanh nghiệp và mang lại kết quả cải tiến mà Doanh nghiệp muốn cho khách hàng của mình.
Quản lý mối quan hệ với Nhà cung cấp là chìa khóa thành công cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhưng quản lý Nhà cung cấp là một nhiệm vụ khó khăn. Một tổ chức cần có đủ chiến lược để phát triển quan hệ với Nhà cung cấp, giảm thiểu nhưng hoạt động kiểm tra không tạo ra giá trị. Vì lý do này, các chiến lược tốt để quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp hiệu quả là điều cần thiết. Hy vọng những lời khuyên được đề cập ở trên sẽ giúp Doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý mối quan hệ với các Nhà cung cấp cho công ty của bạn, cuối cùng sẽ giúp công ty của bạn phát triển!
APE Tech tự hào cung cấp giải pháp đáp ứng quá trình số hóa công tác mua hàng, giúp giao tiếp giữa Nhà cung cấp và Doanh nghiệp thuận tiện, triển khai nhanh chóng! Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết!