Quản trị chi phí là gì

Quản trị chi phí luôn là một phần quan trọng trong các chiến lược tăng trưởng kinh doanh của doanh nghiệp nhằm cắt giảm chi phí và tạo ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Việc tìm ra giải pháp quản trị chi phí phục vụ cho chiến lược phát triển bền vững là vấn đề nan giải nhất đối với các doanh nghiệp hiện nay. Vậy các doanh nghiệp vướng mắc ở đâu trong việc quản trị chi phí?

Quản trị chi phí được xem như một bộ phận không thể tác rời của những chiến lược kinh doanh then chốt

Quản trị chi phí là các hoạt động nhằm kiểm soát chi phí sản xuất sản phẩm và cung ứng dịch vụ nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản trị trong việc lập kế hoạch và kiểm soát chi phí trong cả ngắn hạn và dài hạn.

Quản trị chi phí được xem như một bộ phận không thể tác rời của những chiến lược kinh doanh then chốt.  Một trong những cánh cửa quan trọng nhất dẫn tới thành công của doanh nghiệp chính là “cánh cửa chi phí” này. Quản trị tốt chi phí coi như đã nắm được chìa khóa trong tay. Muốn các hoạt động kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả và đồng bộ thì doanh nghiệp luôn phải đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh. Và sự lành lạnh đó có được hay không phụ thuộc phần lớn vào khả năng quản trị chi phí của doanh nghiệp.

• Về mặt nhận thức của doanh nghiệp: Cơ chế kinh doanh hiện nay là thị trường sẽ xác lập giá và giá sẽ quyết định chi phí của sản phẩm. Tuy nhiên, không nhiều doanh nghiệp nhận thức được điều này. Họ chỉ nghĩ đơn giản là khi chi phí cho sản xuất và nguyên vật liệu của sản phẩm tăng thì giá cũng sẽ tăng, tức là giá phụ thuộc vào doanh nghiệp. Tại sao lại không nghĩ đến việc giảm chi phí để giảm giá thành, giảm giá thành cũng chính là tăng hiệu quản cạnh tranh.
• Năng lực quản lí của cán bộ cấp cao, các CEO: Xuất phát từ nhận thức là chi phí điều chỉnh giá của sản phẩm nên các nhà quản lí chưa đưa ra được một kế hoạch hiệu quả để giảm chi phí sản xuất. Những người đứng đầu doanh nghiệp vẫn chưa làm tốt khâu quản trị chi phí, họ chỉ quan tâm đến doanh thu và lợi nhuận, lãi hay lỗ, giám sát sản xuất ra sao, số lượng xuất kho bao nhiêu, nhập kho thế nào?
• Lượng hàng tồn kho quá lớn: Những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất - phân phối – xuất nhập khẩu, những doanh nghiệp luôn có số lượng hàng tồn lớn mỗi năm phải chi hàng tỉ đồng cho lượng hàng tồn kho của mình.
• Sự liên kết giữa các bộ phận chức năng: các bộ phận ở đây là bộ phận cung ứng, bộ phận xuất - nhập, bộ phận bán hàng chưa liên kết với nhau. Mục tiêu cắt giảm chi phí phải nên được quán triệt cho toàn bộ doanh nghiệp nhằm thiết lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các bộ phận từ khâu thiết kế, chế tạo sản phẩm đến khâu cung ứng, phân phối sản phẩm và cả sau khi bán hàng.

Doanh nghiệp gặp rất nhiều vướng mắc trong quá trình quản trị chi phí

Vướng mắc trong việc quản trị chi phí không phải là nỗi lo riêng của bất cứ doanh nghiệp nào, nó đã trở thành chướng ngại vật lớn nhất trên con đường dẫn đến thành công của hầu hết các doanh nghiệp. Có thể lấy ví dụ về một công ty sản xuất máy lạnh tại Hà Nội. Trong quý I/2018, công ty báo lỗ 36,5 tỷ đồng, doanh thu chỉ đạt 325,7 tỷ, giảm 9% so với cùng kì năm trước. Khó khăn lớn nhất của công ty chính là khâu nhập nguyên vật liệu. Nguồn nguyên liệu khan hiếm, thêm vào đó là chi phí đắt đỏ. Nhưng công ty lại luôn sản xuất dư một số lượng lớn hàng để kịp thời xuất nếu có đối tác.

Trong nhiều tháng trở lại đây, do thị trường cạnh tranh cùng với nhiều mặt hàng mẫu mã đẹp ra mắt khiến công ty mất đi nhiều đối tác quan trọng. Lượng hàng xuất dư trở thành hàng tồn kho khiến công ty phải chi hàng tỷ đồng cho cho lượng hàng này. Thua lỗ liên tiếp, hàng không xuất được cộng thêm chi phí tồn kho, chi phí nguyên liệu, tất cả đánh vào tài chính và lợi nhuận của công ty. Xét cho cùng, chính sự lỏng lẻo trong việc quản trị chi phí khiến cho công ty rơi vào tình trạng thua lỗ như hiện nay.

Những vướng mắc trên là một bài toán không hề dễ dàng đối với các doanh nghiệp. Giải được bài toán này cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể trút bỏ được một trong những gánh nặng lớn nhất.
 

ABSoft là một trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong quản trị chi phí

Các doanh nghiệp hiện nay thường lựa chọn phương án quản trị chi phí bằng phần mềm, và một trong những phần mềm được ưa chuộng nhất chính là ABSoft ERP. Vậy ABSoft ERP có gì mà khiến các doanh nghiệp tin dùng như vậy? Dưới đây là các lợi ích rất lớn mà ABSoft ERP mang lại:

• Cung cấp số liệu cụ thể về doanh thu, chi phí: ABSoft ERP có khả năng giúp các nhà quản lí phân tích quản trị thông qua việc cung cấp các số liệu về doanh thu, chi phí của toàn doanh nghiệp hay đơn thuần là một mặt hàng nào đó được quan tâm theo từng khoảng thời gian. Các số liệu đó luôn được cập nhật và tổng hợp thường xuyên, lưu trữ trên ABSoft ERP nhằm mục đích tính toán mức lãi lỗ của một mặt hàng hay toàn bộ hệ thống.
• Tính toán giá thành một cách chi tiết và chính các: ABSoft ERP hỗ trợ người quản lý có thể cập nhật, tính toán chi phí một mặt hàng hoặc sản phẩm vào đó mà không mất quá nhiều thời gian, công sức. Đây là một thế mạnh mà ít có phần mềm nào làm được trong thời điểm hiện tại ở Việt Nam. Phần mềm này giúp doanh nghiệp rất nhiều trong quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm, tính giá thành cho tiết và chính xác theo mức độ mong muốn của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp có thể điều chỉnh chi phí sản xuất, chi phí nguyên vật liệu của sản phẩm để tránh rủi ro xuống mức thấp nhất.
• Quản lí kho hàng hiệu quả: Những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất - phân phối – xuất nhập khẩu, những doanh nghiệp luôn có số lượng hàng tồn lớn mỗi năm phải chi hàng tỉ đồng cho lượng hàng tồn kho của mình. Tính năng quản lí kho hàng của phần mềm ABSoft ERP cho phép các nhân viên kho theo dõi số lượng hàng tồn để phân bổ số lượng hàng hóa – nguyên vật liệu chính xác cho từng đơn hàng bán hoặc sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp tránh sự lãng phí về nguyên liệu cũng như chi phí cho hàng tồn kho.

Hãy gọi cho chúng tôi theo hotline 0966 399 367 hoặc đăng ký tại đây để ABSoft ERP đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn bước tới thành công!

Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Kế toán Việt Hưng sẽ chia sẻ một số thông tin liên quan tới nghiệp vụ của kế toán quản trị nhé.

Chi phí được định nghĩa như là giá trị tiền tệ của các khoản hao phí bỏ ra. Nhằm thu được các loại tài sản, hàng hóa hoặc các dịch vụ.

Trong kế toán quản trị, chi phí được phân loại và sử dụng theo nhiều cách khác nhau. Nhằm cung cấp những thông tin phù hợp với nhu cầu đa dạng trong các thời điểm khác nhau của quản lý nội bộ doanh nghiệp.

PHÂN LOẠI CHI PHÍ TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

1.1. Chi phí sản xuất

Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chế biến nguyên vật liệu thành thành phẩm bằng sức lao động của công nhân kết hợp với việc sử dụng máy móc thiết bị.

a. Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp:

Khoản mục chi phí này bao gồm các loại nguyên liệu và vật liệu xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm.

Trong đó, nguyên vật liệu chính dùng để cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm và các loại vật liệu phụ khác có tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn chỉnh sản phẩm về mặt chất lượng và hình dáng.

b. Chi phí nhân công trực tiếp:

Khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương phải trả cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm và những khoản trích theo lương của họ được tính vào chi phí.

Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận công nhân phục vụ hoạt động chung của bộ phận sản xuất hoặc nhân viên quản lý các bộ phận sản xuất. Thì không bao gồm trong khoản mục chi phí này mà được tính là một phần của khoản mục chi phí sản xuất chung.

c. Chi phí sản xuất chung:

Chi phí sản xuất chung là các chi phí phát sinh trong phạm vi các phân xưởng để phục vụ hoặc quản lý quá trình sản xuất sản phẩm.

Khoản mục chi phí này bao gồm:

• Chi phí vật liệu phục vụ quá trình sản xuất hoặc quản lý sản xuất,
• Tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng,
• Chi phí khấu hao ,
• Sửa chữa và bảo trì máy móc thiết bị, nhà xưởng,
• Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất và quản lý ở phân xưởng, v.v..

1.2. Chi phí ngoài sản xuất

a. Chi phí bán hàng

Khoản mục chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm.

• Chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành phẩm giao cho khách hàng,
• Chi phí bao bì, khấu hao các phương tiện vận chuyển,
• Tiền lương nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng,
• Chi phí tiếp thị quảng cáo, .v.v..

b. Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các chi phí phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung trên giác độ toàn doanh nghiệp.

• Chi phí văn phòng, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp
• Khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp
• Các chi phí dịch vụ mua ngoài khác, v.v..

2. Phân loại chi phí trong mối quan hệ với mức lợi nhuận xác định từng kỳ

2.1. Chi phí sản phẩm

Chi phí sản phẩm bao gồm các chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất sản phẩm. Do vậy các chi phí này kết hợp tạo nên giá trị của sản phẩm hình thành qua giai đoạn sản xuất.

Thuộc chi phí sản phẩm gồm

• Các khoản mục chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp,
• Chi phí nhân công trực tiếp
• Chi phí sản xuất chung.

Xét theo mối quan hệ với việc xác định lợi tức trong từng kỳ hạch toán. Chi phí sản phẩm chỉ được tính toán, kết chuyển để xác định lợi tức trong kỳ hạch toán tương ứng với khối lượng sản phẩm đã được tiêu thụ trong kỳ đó.

Chi phí của khối lượng sản phẩm tồn kho chưa được tiêu thụ vào cuối kỳ sẽ được lưu giữ như là giá trị tồn kho và sẽ được kết chuyển để xác định lợi tức ở các kỳ sau khi mà chúng được tiêu thu.

2.2. Chi phí thời kỳ

Chi phí thời kỳ gồm các khoản mục chi phí còn lại ngoài các khoản mục chi phí thuộc chi phí sản phẩm. Gồm

• Chi phí bán hàng
• Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Các chi phí thời kỳ phát sinh ở kỳ hạch toán nào được xem là có tác dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh của kỳ đó.

Do vậy chúng được tính toán kết chuyển hết để xác định lợi tức ngay trong kỳ hạch toán mà chúng phát sinh. Chi phí thời kỳ còn được gọi là chi phí không tồn kho [non-inventorial costs].

3. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí [kế toán quản trị]

3.1. Chi phí khả biến

• Chi phí khả biến là các chi phí, xét về lý thuyết, có sự thay đổi tỉ lệ với các mức độ hoạt động.
• Chi phí khả biến chỉ phát sinh khi có các hoạt động xảy ra.
• Tổng số chi phí khả biến sẽ tăng [hoặc giảm] tương ứng với sự tăng [hoặc giảm] của mức độ hoạt động. Nhưng chi phí khả biến tính theo đơn vị của mức độ hoạt động thì không thay đổi.

3.2. Chi phí khả biến thực thụ và chi phí khả biến cấp bậc

Chi phí khả biến còn được chia thành hai loại: chi phí khả biến thực thụ và chi phí khả biến cấp bậc

• Chi phí khả biến thực thụ là các chi phí khả biến có sự biến đổi một cách tỉ lệ với mức độ hoạt động. Đa số các chi phí khả biến thường thuộc loại này.
• Chi phí khả biến cấp bậc là các chi phí khả biến không có sự biến đổi liên tục theo sự thay đổi liên tục của mức độ hoạt động. Các chi phí này chỉ biến đổi khi các hoạt động đã có sự biến đổi đạt đến một mức độ cụ thê nào đó.

3.3. Chi phí bất biến

Chi phí bất biến là những chi phí, xét về lý thuyết, không có sự thay đổi theo các mức độ hoạt động đạt được. Vì tổng số chi phí bất biến là không thay đổi cho nên, khi mức độ hoạt động tăng thì chi phí bất biến tính theo đơn vị các mức độ hoạt động sẽ giảm và ngược lại.

3.4. Chi phí bất biến bắt buộc

Chi phí bất biến bắt buộc là các chi phí phát sinh nhằm tạo ra các năng lực hoạt động cơ bản của doanh nghiệp. Thể hiện rõ nhất là chi phí khấu hao TSCĐ hay tiền lương nhân viên quản lý ở các phòng ban chức năng.

Bởi vì là tiền đề tạo ra năng lực hoạt động cơ bản nên các chi phí bất biến bắt buộc gắn liền với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, chúng biểu hiện tính chất cố định khá vững chắc và ít chịu sự tác động của các quyết định trong quản lý ngắn hạn.

3.5. Chi phí bất biến không bắt buộc

Khác với các chi phí bất biến bắt buộc. Các chi phí bất biến không bắt buộc thường được kiểm soát theo các kế hoạch ngắn hạn. Và chúng phụ thuộc nhiều vào chính sách quản lý hàng năm của các nhà quản trị.

Do vậy, loại chi phí này còn được gọi là chi phí bất biến tuỳ ý hay chi phí bất biến quản trị. Thuộc loại chi phí này gồm chi phí quảng cáo, chi phí nghiên cứu phát triển, chi phí đào tạo nhân viên, v.v..

3.6. Chi phí bất biến và phạm vi phù hợp

Qua nghiên cứu bản chất của chi phí bất biến, đặc biệt là chi phí bất biến không bắt buộc. Chúng ta nhận thấy có thể có sự khác nhau về mặt lượng của các chi phí bất biến phát sinh hàng năm.

Sự phát sinh của các chi phí bất biến phụ thuộc vào phạm vi hoạt động tối đa của các loại hoạt động mà chi phí bất biến gắn kèm theo.

3.7. Chi phí hỗn hợp

• Chi phí hỗn hợp là những chi phí mà cấu thành nên nó bao gồm cả yếu tố chi phí khả biến và chi phí bất biến.

Chi phí và phân loại chi phí trong kế toán quản trị doanh nghiệp được Kế toán Việt Hưng tổng hợp trong bài viết trên. Hy vọng bạn đọc tham khảo tài liệu sẽ bổ sung thêm những kiến thức hữu ích cho bản thân. Chúc các bạn thành công!