Sủ dụng top down trong quản lý dự án năm 2024

Một hệ thống quản lý dự án tạo ra một khuôn khổ để triển khai và thực hiện các hoạt động dự án trong công ty. Một hệ thống quản lý dự án tốt sẽ hài hoà được nhu cầu của dự án và nhu cầu của công ty thông qua sự tương tác giữa dự án và công ty trong việc phân công trách nhiệm và quyền hạn, phân bổ nguồn lực, và cuối cùng là sự chuyển giao và kết nối các kết quả của dự án với các hoạt động chính của công ty.

Doanh nghiệp áp dụng các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý dự án dưới đây trong hoạt động xây dựng mô hình quản lý doanh nghiệp, phòng ban… Nhà quản lý lựa chọn cách quản lý dự án theo cơ cấu, mô hình nào dựa vào 7 yếu tố sau:

◼️ Quy mô dự án ◼️ Tầm quan trọng chiến lược của dự án ◼️ Mức độ sáng tạo và đổi mới của dự án ◼️ Số lượng các bộ phận liên quan đến dự án ◼️ Các mối quan hệ tương tác với môi trường bên ngoài của dự án ◼️ Ràng buộc về chi phí và tiến độ thực hiện ◼️ Mức độ ổn định trong việc sử dụng nguồn lực

Có bốn cơ cấu tổ chức dự án cơ bản là:

(1) Cơ cấu dự án chức năng

(2) Cơ cấu dự án chuyên trách

(3) Cơ cấu dự án ma trận

(4) Cơ cấu dự án mạng lưới

Dưới đây là chi tiết ưu và nhược điểm của 4 cơ cấu tổ chức dự án cơ bản trên được FastWork tổng hợp:

1. Cơ cấu dự án chức năng: Ưu và nhược điểm

Cơ cấu chức năng cũng phù hợp với những dự án khi mà một bộ phận chức năng có lợi ích chính trong việc thực hiện dự án. Lãnh đạo cấp cao của bộ phận đó sẽ chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động dự án.

Ví dụ dự án di chuyển nhà máy đến một địa điểm sản xuất mới sẽ do phòng sản xuất chịu trách nhiệm chính. Dự án nâng cấp hệ thống thông tin quản lý sẽ do phòng công nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện dự án.

Dự án đánh giá hiệu quả và tác động của các hoạt động marketing sẽ do phòng marketing đảm nhiệm. Phần lớn khối lượng công việc của dự án sẽ được tiến hành trong phạm vi của bộ phận đó và sự phối hợp hoạt động với các phòng ban khác sẽ thông qua kênh quản lý hiện thời của công ty.

Ưu điểm của mô hình dự án chức năng

• Không thay đổi về bộ máy tổ chức đối với công ty mẹ – các dự án cơ bản được thực hiện trong cơ cấu tổ chức hiện thời của công ty, không phải tạo ra sự thay đổi nào về bộ máy trong công ty.
• Linh hoạt trong thực hiện dự án – rất linh hoạt trong việc phân công công việc cho các cán bộ chuyên môn.
• Cán bộ chuyên môn trong các phòng chức năng được phân
• Công nhiệm vụ thực hiện dự án trong một khoảng thời gian nhất định hoặc kiêm nhiệm sau khi kết thúc nhiệm vụ dự án lại quay trở về làm công việc thường xuyên.
• Huy động chuyên gia có trình độ cao – nếu phạm vi dự án hẹp liên quan chủ yếu đến một bộ phận chức năng thì có thể huy động chuyên gia có trình độ cao của bộ phận đó cho các hoạt động dự án.
• Dễ dàng cho việc bố trí nhân sự sau dự án – Cán bộ dự án vẫn thường xuyên giữ các mối liên hệ chuyên môn với phòng ban chính của mình cho nên thuận tiện cho việc bố trí nhiệm vụ sau khi dự án kết thúc.

Một số hạn chế của cơ cấu tổ chức dự án chức năng

• Thiếu chú trọng và ƣu tiên đến các hoạt động của dự án – do các phần việc của dự án được phân bổ cho các bộ phận chức năng thực hiện cho nên các bộ phận chức năng ngoài các nhiệm vụ chính được phân công sẽ thực hiện thêm các nhiệm vụ của dự án cho nên các bộ phận đôi khi không dành sự ưu tiên thích đáng cho các nhiệm vụ của dự án.
• Việc phối hợp công việc dự án giữa các bộ phận chức năng tương đối lỏng lẻo và thiếu nhất quán do các bộ phận khác nhau có sự ưu tiên cho dự án khác nhau.
• Tính tổng thể thấp – tính thống nhất tổng thể của dự án thấp do các bộ phận khác nhau chỉ quan tâm đến phần việc mà bộ phận mình đảm nhiệm mà ít quan tâm đến kết quả đầu ra cuối cùng của dự án.
• Thời gian thực hiện dự án thường kéo dài – do thiếu sự phối hợp trực tiếp giữa các phòng ban cho nên mọi vấn đề phát sinh chậm được phát hiện, mọi quyết định liên quan đến dự án phải qua nhiều cấp quản lý ra quyết định theo cơ chế hiện hành nên quyết định có thời gian trễ dài và chậm.
• Thiếu động lực làm việc cho dự án – do cán bộ được phân công nhiệm vụ làm việc bán thời gian hoặc kiêm nhiệm cho dự án và thiếu người chịu trách nhiệm chính về kết quả đầu ra của dự án cho nên mọi người thiếu động lực làm việc cho dự án.

  Tìm đọc thêm: Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp: Ưu và nhược điểm

2. Mô hình cơ cấu dự án chuyên trách: Ưu và nhược điểm

Trong cơ cấu dự án chuyên trách các công ty thường bổ nhiệm nhà quản lý dự án và những nhân sự chủ chốt làm việc toàn thời gian và liên tục cho đến khi dự án kết thúc.

Cán bộ dự án thường làm việc trong một môi trường biệt lập hoàn toàn về vật lý với các hoạt động khác của công ty. Các dự án nghiên cứu & phát triển các sản phẩm mới quan trọng thường được tổ chức theo cơ cấu dự án chuyên trách.

Ưu điểm của cơ cấu dự án chuyên trách

• Phối hợp các hoạt động của dự án đơn giản hơn – các nguồn lực đã được phân bổ theo yêu cầu của dự án cho nên việc tổ chức và quản lý các hoạt động của dự án đơn giản hơn do không bị phụ thuộc và ảnh hưởng bởi các bộ phận chức năng của công ty mẹ.
• Dự án được thực hiện nhanh – thời gian thực hiện dự án ngắn do các thành viên làm việc chuyên trách cho dự án và các vấn đề liên quan nhanh được ra quyết định
• Tính gắn kết cao – do các thành viên dự án làm việc cùng với nhau cho nên cùng có chung mục tiêu và có động lực làm việc tốt.
• Tính tổng thể cao – do các cán bộ dự án thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác nhau đều được phân công làm việc chuyên trách cho dự án cho nên việc thảo luận trao đổi chia sẽ thông tin về các vấn đề liên quan của dự án sẽ diễn ra nhanh và trực tiếp hơn.

  Nội dung hữu ích trong quản lý dự án: Gợi ý và đánh giá tổng quan top 21 phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất hiện nay

Hạn chế của mô hình quản lý dự án chuyên trách

• Chi phí thực hiện dự án cao – do các nguồn lực được dành riêng cho việc thực hiện các hoạt động dự án cho nên giá thành thực hiện thường cao.
• Các dự án nhỏ thường không được tổ chức dưới dạng dự án chuyên trách do hiệu suất sử dụng nguồn lực không cao.
• Dễ xảy ra xung đột giữa mục tiêu của dự án và mục tiêu của công ty mẹ – do dự án hoạt động một cách biệt lập với phần còn lại của công ty mẹ cho nên dễ xảy ra tình trạng không nhất quán giữa mục tiêu và kết quả của dự án với mục tiêu của công ty mẹ
• Hạn chế về chuyên môn – do dự án hoạt động biệt lập nên các vấn đề chuyên môn thường giới hạn trong đội dự án cho nên nếu không duy trì tốt các mối quan hệ chuyên môn với các bộ phận chức năng khác của công ty mẹ thì các vấn đề về chuyên môn vượt quá năng lực của đội dự án có thể chậm được khắc phục.
• Trở ngại trong việc bố trí công việc sau dự án – cán bộ dự án làm việc tách biệt trong một thời gian dài với các bộ phận còn lại của công ty cho nên có thể có khó khắn nhất định trong việc hoà nhập trở lại sau khi dự án kết thúc.

3. Cơ cấu tổ chức, quản lý dự án mô hình ma trận

Cơ cấu ma trận được thiết kế để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất thông qua việc bố trí cán bộ làm việc cho các dự án và đồng thời vẫn có khả năng thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của phòng ban chức năng.

Đồng thời cách thức tổ chức dự án dạng ma trận cũng đạt được sự nhất quán cao hơn thông qua việc bổ nhiệm chính thức và quy định quyền hạn trách nhiệm cho nhà quản lý dự án.

Về mặt lý thuyết cơ cấu tổ chức dạng ma trận sẽ tạo ra sự tập trung kép về khía cạnh chuyên môn kỹ thuật của phòng ban chức năng và yêu cầu của dự án mà điều này đã không có được trong cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách và cơ cấu chức năng. Việc tập trung kép này có thể nhận thấy được trong Mối quan hệ tương tác giữa nhà quản lý dự án và các trưởng phòng ban chức năng.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dự án ma trận

• Hiệu quả trong sử dụng nguồn lực – Các nguồn lực được chia sẻ cho nhiều dự án cũng như trong nội bộ phòng ban chức năng. Cán bộ phòng ban chuyên môn có thể phân chia thời gian làm việc cho nhiều dự án khi có yêu cầu. Điều này hạn chế sự lãng phí nguồn lực so với cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách.
• Chú trọng đến các hoạt động dự án hơn – Chú trọng hơn đến các hoạt động dự án do có nhà quản lý dự án chuyên trách có trách nhiệm điều phối và phối hợp hoạt động của các bộ phận chức năng. Điều này tạo ra một cách thức tổng thể giải quyết các vấn đề của dự án mà thường không có được trong cơ cấu chức năng.
• Dễ dàng phân công nhiệm vụ mới hậu dự án – Do cơ cấu dự án được lồng ghép với cơ cấu chức năng cho nên các chuyên gia vẫn duy trì được mối liên hệ với đơn vị công tác của mình cho nên thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ sau khi dự án kết thúc.
• Linh hoạt trong phân công nhiệm vụ – Cơ cấu ma trận cho phép linh hoạt trong việc sử dụng nguồn lực và cán bộ chuyên môn trong công ty.

Trong một số trường hợp các phòng chức năng phân công cán bộ đến làm việc dưới sự quản lý trực tiếp của nhà quản lý dự án, trong một số trường hợp khác cán bộ phòng ban làm việc cho dự án dưới sự quản lý của trưởng bộ phận.

Hạn chế của cơ cấu tổ chức quản lý dự án ma trận

1. Bất đồng không cần thiết giữa nhà quản lý dự án và trƣởng các bộ phận chức năng – bất đồng thường nảy sinh giữa các yêu cầu chuyên môn phức tạp và tính đặc thù của dự án. Sự bất đồng trong công việc có thể dễ phát triển thành bất đồng mang tính chất cá nhân dẫn đến mâu thuẫn trong cách thức làm việc và trách nhiệm với dự án. Chỉ thông qua đàm phán và thảo luận mới giúp hạn chế những bất đồng và mâu thuẫn phát sinh.
2. Cạnh tranh nội bộ giữa các nhà quản lý dự án trong huy động nguồn lực – do các nguồn lực, trang thiết bị, nhân lực được chia sẻ giữa nhiều dự án khác nhau cho nên các nhà quản lý dự án thường có xu hướng cạnh tranh với nhau để giành giật những gì được coi là tốt nhất cho dự án của minh.
3. Căng thẳng và nhiều áp lực đối với cán bộ dự án – Cơ cấu tổ chức ma trận tạo ra hai kênh chỉ huy và mỗi cán bộ dự án có tối thiểu hai nhà quản lý: các nhà quản lý dự án và trưởng bộ phận cho nên chịu nhiều áp lực và căng thẳng trong công việc đặc biệt trong trường hợp làm việc đồng thời cho nhiều dự án.
4. Công việc thực hiện chậm – do tiến độ thực hiện các hoạt động của dự án phụ thuộc vào các phòng chức năng, đặc biệt là cơ cấu ma trận cân bằng.

   Tìm hiểu và nhận dùng thử DEMO miễn phí công cụ quản lý công việc, dự án, tác vụ All-in-one, mạnh mẽ và sử dụng linh hoạt trên App mobile & App web: Được tích hợp sẵn bộ E-office.

4. Cơ cấu tổ chức dự án mạng lưới: Ưu và nhược điểm

Một xu thế mới trong bối cảnh kinh doanh hiện nay là các công ty đang tiến hành tái cấu trúc hoạt động theo hướng thu hẹp quy mô, tập trung vào lĩnh vực chính dựa trên năng lực cốt lõi và kiểm soát chặt chẽ chi phí. Các công ty kết hợp với nhau để cùng nhau tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp ra thị trường và hình thành nên cơ cấu gọi là cơ cấu mạng liên kết các công ty.

Trong cấu trúc liên kết thường có một số tổ chức vệ tinh kết hợp xung quanh một công ty đầu mối. Công ty đầu mối sẽ điều phối quá trình của cả mạng liên kết và cung cấp một hoặc hai năng lực cốt lõi, ví dụ marketing hoặc phát triển sản phẩm.

Ví dụ hãng Cisco chủ yếu tập trung vào thiết kế sản phẩm mới và sử dụng một nhóm gồm các nhà cung cấp, các nhà sản xuất, các nhà lắp ráp, và các đối tác khác để đưa sản phảm đến khách hàng. Hãng Nike là một ví dụ kinh điển nữa về tổ chức mạng lưới, cung cấp dịch vụ marketing cho các sản phẩm giầy và quần áo thể thao cho các sản phẩm của minh.

Nguyên tắc tổ chức cốt lõi là thay vì tự tiến hành mọi hoạt động bên trong công ty thì hãng đã chuyển sang thuê ngoài kể cả những hoạt động chính đến các công ty có năng lực thực hiện.

Sự dịch chuyển sang cơ cấu tổ chức mạng lưới thể hiện rõ rệt từ việc xây dựng một ngôi nhà trong mơ hay một nhà máy xử lý nước mặn, các khách hàng thường thuê các tổng thầu và các nhà thầu chính này lại ký hợp đồng thầu phụ đến các cá nhân và tổ chức chuyên môn hoá đề thực hiện từng phần việc cụ thể của dự án.

Cách thức thực hiện công việc như vậy được áp dụng cho rất nhiều loại hình dự án và minh hoạ trong sơ đồ trên.

Ưu điểm cơ cấu tổ chức dự án quản lý mạng lưới

1. Cắt giảm chi phí – các công ty có thể mua các đầu vào cần thiết với giá rất cạnh tranh. Hơn nữa chi phí quản lý được tiết giảm tối đa do các công ty không cần phải duy trì bộ máy quản lý quá lớn
2. Huy động đƣợc các chuyên gia giỏi – các chuyên gia giỏi có thể đựơc huy động cho dự án. Thay vì phải tự phát triển mọi thứ thì các công ty chỉ tập trung vào phát triển những linh kiện dựa trên năng lực cốt lõi và thuê các công ty bên ngoài có bí quyết chuyên sâu thực hiện từng phần việc phù hợp của dự án.
3. Linh hoạt trong việc thực hiện dự án – Các công ty sẽ không còn bị giới hạn trong phạm vi nguồn lực của mình nữa mà có thể theo đuổi nhiều loại dự án khác nhau nhờ kết hợp với các đối tác có năng lực khác. Các doanh nghiệp nhỏ có thể mở rộng phạm vi hoạt động ra thị trường bên ngoài nhờ liên kết với các đối tác nước ngoài.

Nhược điểm của mô hình quản lý mạng lưới

• Sự hợp tác có thể bị phá vỡ – Sự kết hợp các chuyên gia đến từ các tổ chức khác nhau có thể chứa đựng nhiều thách thức lớn, đặc biệt là công việc đòi hỏi phải có sự hợp tác chặt chế và cùng nhau tiến hành những điều chỉnh trong quá trình thực hiện.
• Dễ mất kiểm soát – Dự án dễ mất khả năng kiểm soát do các thành viên đến từ các công ty khác nhau cho nên không có quyền lực chi phối trực tiếp đến các thành viên tham dự.
• Các thành viên dự án trao đổi và thảo luận công việc với nhau chủ yếu qua điện thoại hoặc mạng internet do họ làm việc ở các vị trí địa lý khác nhau.
• Về mặt dài hạn sự tồn tại của các công ty tham dự phụ thuộc vào kết quả công việc tuy nhiên một dự án cụ thể vẫn có thể thất bại khi có một đối tác vì lý do gì đấy không thực hiện tốt được phần việc của mình.
• Dễ xảy ra mâu thuẫn – do các thành viên tham gia dự án đến từ các công ty khác nhau có sự khác biệt về văn hoá, giá trị, mức độ ưu tiên nên dễ xảy ra bất đồng quan điểm. Duy trì sự tin cậy lẫn nhau và cùng làm việc trên tinh thần xây dựng là yếu tố cốt lõi để hợp tác thành công.

Trên đây là 4 cơ cấu tổ chức và quản lý dự án cơ bản, phổ biến nhất hiện nay. Tìm hiểu chi tiết ưu và nhược điểm từng mô hình tổ chức, ứng dụng vào quản lý giúp doanh nghiệp/dự án được vận hành thông suốt.

Bên cạnh đó, nhà quản lý cân nhắc tham khảo kết hợp các mô hình trên cùng công cụ số hóa quy trình, số hóa quản trị FastWork SMEs (quản lý nhân sự, quản lý công việc dự án, quản lý khách hàng và bán hàng, quản lý nội bộ) – quản lý toàn diện, từ xa, dữ liệu báo cáo minh bạch.

Để nhận đầy đủ tài liệu, kèm tư vấn và trải nghiệm dùng thử DEMO miễn phí 23 công cụ quản trị, số hóa doanh nghiệp FastWork, bạn vui lòng để lại thông tin tại Đăng ký tư vấn nhé!