Trước đây, nghề trợ lý không mấy được xem trọng, được hiểu đơn thuần là một công việc khá đơn giản, chỉ ngồi bàn giấy, đánh máy, xử lý giấy tờ sổ sách, nhắc việc, lên lịch hẹn. Khi nền kinh tế ngày càng phát triển hơn, với sự mạnh mẽ của các văn phòng, kéo theo đó nhu cầu tuyển dụng của chủ doanh nghiệp cũng khắt khe hơn, nên nghề trợ lý giám đốc cũng đã có những bước tiến dài. Ngày nay, những người trợ lý giám đốc cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm công việc phức tạp hơn.
Bất kỳ ai cũng luôn mơ ước một công việc nhàn hạ, sang chảnh, lương cao. Có một sự thật rằng khởi đầu ở vị trí Trợ lý giám đốc là cách hiệu quả nhất để có được kinh nghiệm, mối quan hệ, và cả sự thăng tiến. Muốn trở thành trợ lý giỏi – chuyên nghiệp bạn nên tham khảo những tiêu chí sau:
Trợ lý giám đốc nên có ngoại hình ưa nhìn
Bạn dễ dàng nhận thấy những nữ trợ lý chuyên nghiệp thường có một tiêu chuẩn “ngoại hình khá” bởi hình ảnh trợ lý đại diện cho hình ảnh của DN, nên yếu tố ngoại hình được yêu cầu là điều chính đáng. Ngoại hình “vừa mắt”, không có nghĩa là bạn phải có một vóc dáng người mẫu, một gương mặt hoa khôi, bạn mới được tuyển làm trợ lý. Tiêu chuẩn ngoại hình của một nữ trợ lý giám đốc chuyên nghiệp bao gồm: chiều cao không dưới 1m65, ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gang, tác phong nhanh nhẹn, nói năng hoạt bát, rõ ràng.
Ngoài tiêu chuẩn về ngoại hình, sử dụng thành thạo máy tính, đánh máy với tốc độ nhanh, tiếng Anh lưu loát, sắp xếp và điều phối tốt mọi công việc trong văn phòng, bạn cần phải biết thu xếp, giải quyết mọi tình huống kịp thời, chính xác và hợp lý. Kỹ năng giao tiếp, trình bày tốt cũng là yếu tố không thể thiếu.
[Xem thêm] Cơ hội nghề nghiệp của trợ lý giám đốc
Khả năng làm việc độc lập khá cao
Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực, tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt Giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết. Trong đàm phán, người trợ lý giám đốc giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi Trợ lý [đặc biệt là Trợ lý riêng] là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết Hợp đồng.
Sử dụng thời gian hiệu quả
Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp [lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...], chuẩn bị các chuyến đi công tác [lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...] phải được người trợ lý giám đốc đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người trợ lý phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.
Hòa đồng, thân thiện với mọi người
Trợ lý giám đốc cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người Trợ lý cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.
[Tham khảo] Nghề thư ký văn phòng - Khó mà dễ
Bảo mật thông tin – trung thành
Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên trợ lý phải là người tin cậy đặc biệt là trợ lý giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián mà không ai khác chính là người Trợ lý. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển Trợ lý, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực.
Và bạn cần biết trung thành là một trong những tố chất thiết yếu của người trợ lý giám đốc. Là người tin cậy của lãnh đạo, một trợ lý chuyên nghiệp phải luôn có ý thức giữ gìn, bảo mật thông tin. Không phải ngẫu nhiên khi chữ "trợ lý" trong tiếng Anh “secretary” có ghép với từ :Secret” – bí mật, kín đáo, không công khai.
Hãy là một trợ lý giám đốc làm việc chuyên nghiệp
Được ví như “người giúp việc cao cấp” cho lãnh đạo, trợ lý giám đốc ngày nay không nhất thiết phải là những cô gái chân dài mà quan trọng hơn hết là sự hiểu biết, năng động, khéo léo, chuyên nghiệp trong xử lý công việc và phong cách ứng xử. Bởi trên thực tế, không có một quy trình nghiệp vụ chung nào về việc đào tạo một trợ lý giám đốc chuyên nghiệp, thông minh, năng động, cũng như nhu cầu công việc và áp lực đối với trợ lý ở mỗi công ty là khác nhau. Vì thế, để trở thành một trợ lý chuyên nghiệp, bạn cần đảm nhận được nhiều vai trò khác nhau trong tổ chức bao gồm: kế toán, tài chính, nhân sự, các nghiệp vụ văn thư như: nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, đến những công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, book khách sạn, lấy thị thực, tham gia ghi chép tại các cuộc họp, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của ban lãnh đạo...
Những công việc trên cho thấy nghề này không hề đơn giản như mọi người vẫn nghĩ. Nó đòi hỏi sự chuyên nghiệp, nhạy bén mà nếu bạn không nghiêm túc rèn luyện bản thân sẽ khó có thể thành công.
[Tham khảo] Khóa học trợ lý giám đốc chuyên nghiệp
Hiểu biết sâu rộng là điều cần thiết
Trợ lý giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người trợ lý giám đốc cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người Trợ lý cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
Như vậy, những trợ lý thăng tiến là những người biết phát triển năng lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của công ty, thông thạo đường đi nước bước vận hành của các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử thông minh... Rõ ràng, trợ lý giám đốc không phải là nghề dễ dàng. Nhưng bù lại, những trợ lý tháo vát, giỏi nghề thường là “của hiếm” của công ty và được trả lương hậu hĩnh để... ở cạnh các ông chủ.
Trở thành trợ lý có thể giúp bạn có sự tiếp xúc đặc biệt với công việc kinh doanh và là con đường lý tưởng cho phát triển sự nghiệp không ngừng. Hãy nghĩ rộng hơn, học hỏi càng nhiều càng tốt, tạo mối quan hệ tốt với sếp. Những kinh nghiệm mà bạn có được sẽ đưa bạn tới vị trí mơ ước, thậm chí cả những điều bạn chưa từng nghĩ đến
Nhu cầu tuyển dụng trợ lý của các doanh nghiệp hiện nay đang tăng cao, đặc biệt là vị trí trợ lý giám đốc. Trợ lý giám đốc là công việc nghe có vẻ khá quen thuộc nhưng có nhiều người vẫn chưa biết thực sự hiểu được làm Trợ lý giám đốc là làm gì. Vậy thì bài viết dưới đây của Revup sẽ giúp bạn trả lời được câu hỏi làm Trợ lý giám đốc là làm những công việc gì?
Trước đây, Trợ lý giám đốc thường được biết đến là công việc nhẹ nhàng, đơn giản như lên lịch, xử lý sổ sách, sắp xếp các buổi hẹn, cuộc họp cho Giám đốc thì ngày nay nghề này yêu cầu tính chất khó khăn hơn nhiều, bắt buộc phải nắm được tốc độ phát triển nhanh chóng với vị trí này và đáp ứng được một số tiêu chuẩn nhất định.
Ngày nay vị trí Trợ lý giám đốc có yêu cầu khó khăn hơn trước rất nhiều
Nhiệm vụ của Trợ lý giám đốc:
- Thực hiện công việc hỗ trợ cho Giám đốc, quản lý và giám sát theo yêu cầu của Giám đốc
- Ghi nhận và triển khai những chỉ đạo từ cấp trên giao xuống
- Xác định mục tiêu cụ thể, lập kế hoạch cho các phòng ban. Ngoài ra, còn có báo cáo với Giám đốc điều hành để điều phối và giám sát các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp
- Lập bản báo cáo định kỳ cho Giám đốc hoặc các phòng ban khác
- Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp, các công tác liên quan đến nhân sự, hỗ trợ và giám sát nguồn ngân sách
- Thay mặt Giám đốc đưa ra các quyết định khi thật sự cần thiết, giám sát tiến độ hoàn thành công việc.
Tùy thuộc vào lĩnh vực của công ty và chuyên môn của Giám đốc mà chức năng của Trợ lý giám đốc có thể thay đổi từ quản lý hành chính đơn giản đến tổ chức, phân bổ, điều phối công việc cho đối tượng trợ lý. Nhưng nhìn chung đều có cùng chức năng là hỗ trợ công việc hằng ngày cho Giám đốc.
Trợ lý giám đốc còn phải cung cấp đầy đủ thông tin cho Giám đốc, bao gồm: hoạt động của các phòng ban trong công ty, tìm hiểu đối tác, nghiên cứu khách hàng, lập bản báo cáo để Giám đốc nằm được tình hình công ty.
Nhìn chung thì chức năng của Trợ lý giám đốc là hỗ trợ cho công việc hằng ngày của các CEO
Bên cạnh đó, còn có chức năng quản lý uy tín và danh tiếng của Giám đốc. Một trợ lý giỏi là trợ lý biết cách khắc phục những khuyết điểm trong công tác của Giám đốc và giúp họ giải quyết vấn đề.
Trợ lý khác với thư ký, họ sử dụng khả năng chuyên môn của mình để giúp việc cho CEO, tham mưu và tư vấn cho cấp trên để đưa ra các kế hoạch, chiến lược đúng đắn.
Chức năng tổ chức là chức năng rõ ràng nhất của một người đảm nhận vị trí Trợ lý giám đốc, giúp Giám đốc sắp xếp thời gian sao cho hiệu quả với không gian và lịch làm việc khoa học. Hơn thế nữa, Trợ lý giám đốc còn phải phối hợp với các phòng ban khác và đồng nghiệp trong nhóm để thực hiện các mục tiêu đã được đề ra.
Nếu được ủy quyền từ Giám đốc, Trợ lý còn có có nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ huy trong các trường hợp cấp thiết và thay mặt Giám đốc đưa ra các quyết định phù hợp. Và chức năng cuối cùng là chức năng kiểm soát, thay mặt cho cấp trên, Trợ lý sẽ tiến hành theo dõi và giám sát công việc để đạt được hiệu suất cao nhất.
Nếu được Giám đốc ủy quyền, Trợ lý giám đốc có thể đưa ra quyết định thay cho Giám đốc
Trợ lý giám đốc là một vị trí thuộc bộ phận Quản lý nhân sự hành chính, là một nhân sự cấp cao trong bộ máy hành chính, bao quát công việc của các đơn vị. Có thể nói Trợ lý giám đốc có đóng góp không nhỏ giúp cho CEO hoàn thành công việc của mình.
Khi nhắc đến thành công của doanh nghiệp, người ta thường chỉ nhớ đến công sức của Giám đốc điều hành và ban giám đốc mà ít ai nhận ra những đóng góp không nhỏ đến từ vị trí Trợ lý giám đốc, người luôn bên cạnh nhà lãnh đạo.
Nếu xem Giám đốc là tướng quân thì Trợ lý giám đốc chính là những quân sư không thể thiếu, họ lập kế hoạch từ Giám đốc, tham mưu và tư vấn để thực hiện những kế hoạch đó sao cho có hiệu quả. Vị trí Trợ lý Giám đốc có thể đem đến cho bạn rất nhiều kinh nghiệm quý giá và là con đường thành Giám đốc nhanh nhất.
Trợ lý Giám đốc có vai trò quan trọng trong bộ máy hành chính nhân sự
Nếu như ở nước ngoài thì lương của Trợ lý giám đốc sẽ dao động từ 400 – 500 USD/tháng [khoảng từ 9 – 11 triệu đồng/tháng]. Con số này có thể tăng thêm nếu bạn có khả năng ngoại ngữ tốt và có thể lên tới 1000 – 2000 USD/tháng [khoảng 22 – 45 triệu đồng/tháng].
Còn ở Việt Nam, mức lương của Trợ lý giám đốc phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Theo khảo sát thì mức lương cho Trợ lý giám đốc sẽ dao động:
- Mức lương trung bình: khoảng 14 triệu đồng/tháng
- Mức lương phổ biến: từ 10 – 15 triệu đồng/tháng
- Yêu cầu kinh nghiệm: 1 – 3 năm.
Mức lương này có thể thay đổi tùy vào địa điểm làm việc và có sự chênh lệch rõ ràng giữa các thành phố lớn và các tỉnh thành nông thôn.
Mức lương có thể dao động tùy theo năng lực làm việc
Sau khi theo dõi bài viết trên từ Revup các bạn đã biết làm Trợ lý giám đốc là làm những công việc gì rồi phải không nào. Bạn cần nắm rõ những thông tin trên khi ứng tuyển vị trí Trợ lý giám đốc ở các doanh nghiệp nhé! Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ 0979737173 để được hỗ trợ.