Bảng ở chế độ trang dữ liệu muốn xóa bản ghi hiện tại sau khi đã chọn bản ghi ta thực hiện
Trong khi nhập dữ liệu cho bảng, muốn xóa một bản ghi đã được chọn, ta thực hiện một trong các thao tác sau: Show
+ Chọn Insert → Delete Record rồi chọn Yes + Nháy trên thanh công cụ rồi chọn Yes + Ta bấm phím Delete trên bàn phím. Đáp án: D Có vài cách để cập nhật dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu Access. Bạn thêm bản ghi vào cơ sở dữ liệu của mình khi có mục mới cần theo dõi, chẳng hạn như liên hệ mới vào bảng Danh bạ. Khi bạn thêm một bản ghi mới, Access gắn thêm bản ghi vào cuối bảng. Bạn cũng có thể thay đổi các trường để luôn cập nhật, chẳng hạn như địa chỉ hoặc họ mới. Để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, các trường trong cơ sở dữ liệu Access được đặt để chấp nhận một loại dữ liệu cụ thể, như văn bản hoặc số. Nếu bạn không nhập đúng loại dữ liệu, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi. Cuối cùng, bạn có thể xóa một bản ghi khi bản ghi đó không còn liên quan và để tiết kiệm dung lượng. Để biết thêm thông tin về việc thiết lập cơ sở dữ liệu cho mục nhập dữ liệu, hãy xem mục Những điều cần cân nhắc về thiết kế đối với cập nhật dữ liệu. Trong bài viết này
Cập nhật dữ liệu bằng cách sử dụng biểu mẫu hoặc biểu dữ liệuBạn sử dụng một biểu mẫu để cập nhật dữ liệu theo cách thủ công. Các biểu mẫu mục nhập dữ liệu có thể cung cấp cách thức nhập dữ liệu dễ dàng hơn, nhanh hơn và chính xác hơn. Các biểu mẫu có thể chứa số điều khiển bất kỳ, chẳng hạn như danh sách, hộp văn bản và nút. Lần lượt, từng điều khiển trên biểu mẫu sẽ đọc dữ liệu từ hoặc ghi dữ liệu vào trường bảng cơ sở. Biểu dữ liệu là các lưới dữ liệu nhìn giống như trang tính Excel. Bạn có thể thay đổi dữ liệu bằng cách làm việc trực tiếp trong Dạng xem biểu dữ liệu. Nếu đã quen thuộc với Excel, bạn sẽ thấy biểu dữ liệu khá dễ hiểu. Bạn có thể thay đổi dữ liệu trong bảng, tập kết quả truy vấn và biểu mẫu hiển thị biểu dữ liệu. Thông thường, bạn sử dụng biểu dữ liệu khi cần xem nhiều bản ghi cùng một lúc. Đầu trang Tìm hiểu về các biểu tượng mục nhập dữ liệuBảng sau đây hiển thị một số biểu tượng trong bộ chọn bản ghi mà bạn có thể thấy khi cập nhật dữ liệu và ý nghĩa của chúng.
Đầu trang Thêm bản ghi vào bảng hoặc biểu mẫu
Đầu trang Tìm bản ghiBạn phải tìm bản ghi trước rồi mới có thể chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi. Trong một biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu chỉ chứa một số lượng nhỏ các bản ghi, bạn có thể sử dụng nút dẫn hướng bản ghi để dẫn hướng qua các bản ghi cho đến khi bạn tìm thấy bản ghi mà mình cần. Khi có nhiều bản ghi, bạn có thể sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế để lọc tìm bản ghi. Sử dụng các nút dẫn hướng bản ghiBạn có thể dẫn hướng giữa các bản ghi bằng cách sử dụng các nút dẫn hướng. Các nút mũi tên Bấm để dẫn hướng một cách tiện lợi đến bản ghi đầu tiên, trước, sau hoặc cuối cùng. Bản ghi (trống) mới Bấm để thêm bản ghi. Bản ghi hiện tại Nhập số bản ghi rồi nhấn ENTER để dẫn hướng đến bản ghi đó. Số bản ghi được tính tuần tự, từ đầu biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu— số bản ghi không tương ứng với bất kỳ giá trị trường nào. Bộ lọc Nút chỉ báo bộ lọc cho biết bộ lọc đã được áp dụng hay chưa. Bấm để loại bỏ hoặc áp dụng lại bộ lọc. Tìm kiếm Nhập văn bản vào hộp Tìm kiếm. Giá trị khớp đầu tiên được tô sáng trong thời gian thực khi bạn nhập từng ký tự. Sử dụng hộp thoại Tìm và thay thếHộp thoại Tìm và thay thế mang đến một cách khác để thay đổi số lượng nhỏ dữ liệu trong thời gian ngắn hơn và tốn ít công sức hơn. Bạn có thể sử dụng tính năng Tìm kiếm trong hộp thoại Tìm và thay thế để xác định bản ghi khớp. Khi bạn tìm thấy bản ghi khớp, bản ghi đó trở thành bản ghi hiện thời và bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi đó.
Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế để thay đổi dữ liệu. Đầu trang Áp dụng bộ lọcBạn có thể áp dụng bộ lọc để giới hạn bản ghi được hiển thị thành chỉ những bản ghi khớp với tiêu chí của bạn. Việc áp dụng bộ lọc giúp bạn dễ dàng hơn khi tìm kiếm bản ghi cần chỉnh sửa hoặc xóa.
Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Áp dụng bộ lọc để xem các bản ghi chọn lọc trong một cơ sở dữ liệu Access. Đầu trang Xóa bản ghiQuy trình xóa này khá đơn giản, trừ khi bản ghi có liên quan đến các dữ liệu khác và nằm ở bên "một" trong mối quan hệ một-nhiều. Để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, theo mặc định, Access không cho phép bạn xóa dữ liệu liên quan. Để biết thêm thông tin, xem mục Hướng dẫn dành cho mối quan hệ bảng.
Mẹo Nếu bạn chỉ cần xóa một số thông tin chứ không phải toàn bộ bản ghi, chỉ chọn dữ liệu trong từng trường mà bạn muốn xóa, rồi nhấn DELETE. Đầu trang Chỉnh sửa dữ liệu trong hộp văn bản hoặc trườngAccess cung cấp một điều khiển văn bản để sử dụng với các trường Văn bản ngắn và Văn bản dài (còn được gọi là Bản ghi nhớ). Thông thường, bạn có thể biết liệu trường cơ sở là văn bản ngắn hay văn bản dài nhờ kích cỡ của điều khiển, thường phản ánh kích cỡ cần cho trường bảng cơ sở. Trường Văn bản ngắn có thể lưu trữ tối đa 255 ký tự và trường Văn bản dài có thể lưu trữ tối đa 64.000 ký tự. Theo chủ đích, bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu của một số kiểu truy vấn. Ví dụ: bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu do một truy vấn chéo bảng trả về, đồng thời cũng không thể chỉnh sửa hoặc loại bỏ các trường được tính toán— các giá trị mà một công thức tính được khi bạn sử dụng cơ sở dữ liệu của mình nhưng công thức đó không nằm trong bảng.
Đầu trang Thêm ngày bằng cách sử dụng Trình chọn ngàyCó vài cách để thêm ngày vào bảng và sử dụng điều khiển Trình chọn ngày là tùy chọn nhanh.
Đầu trang Nhập văn bản vào điều khiển bằng dấu hiệu nhậpCó thể áp dụng dấu hiệu nhập cho trường. Dấu hiệu nhập là một tập hợp các ký tự bằng chữ và chỗ dành sẵn buộc bạn phải nhập dữ liệu theo một định dạng cụ thể. Để biết thêm thông tin về dấu hiệu nhập, hãy xem mục Kiểm soát định dạng mục nhập dữ liệu bằng dấu hiệu nhập.
Đầu trang Áp dụng định dạng văn bản đa dạng thức cho dữ liệu trong trường Văn bản dàiNếu trường Văn bản dài (còn được gọi là trường Bản ghi nhớ) hỗ trợ định dạng văn bản đa dạng thức, bạn có thể áp dụng các phông chữ, kích cỡ, kiểu và màu khác nhau cho văn bản của mình.
Đầu trang Nhập dữ liệu bằng cách sử dụng danh sáchDanh sách giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và rất dễ sử dụng. Bạn có thể sử dụng danh sách trong biểu mẫu, cũng như trong bảng và truy vấn. Access có ba loại danh sách — danh sách giá trị, trường tra cứu và danh sách đa giá trị. Danh sách giá trị Hiển thị một tập hợp các mục mà bạn nhập theo cách thủ công. Danh sách tra cứu sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu của họ từ một hoặc nhiều bộ kết quả bảng mở trong dạng xem biểu dữ liệu. Danh sách đa giá trị giải quyết yêu cầu kinh doanh phổ biến, mối quan hệ nhiều đối nhiều. Ví dụ, bạn có thể muốn theo dõi các vấn đề về hỗ trợ khách hàng và gán nhiều người cùng một vấn đề trong một trường. Có ba loại điều khiển danh sách: Hộp tổ hợp
Hộp danh sách
Hộp tổ hợp đa chọn
Nhập một mục từ hộp tổ hợp
Nhập một mục từ hộp danh sách
Nhập các mục từ danh sách đa giá trị trong hộp tổ hợp đa chọn
Chỉnh sửa mục trong một danh sáchĐể chỉnh sửa mục trong một danh sách, danh sách phải được cho phép chỉnh sửa. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục cân nhắc thiết kế cho việc cập nhật dữ liệu.
Đầu Trang Nhập các chuỗi độ dài bằng 0Access cho phép bạn phân biệt giữa hai loại giá trị trống: Giá trị null và các chuỗi độ dài bằng 0. Giá trị null cho biết một giá trị không xác định, còn chuỗi độ dài bằng 0 cho biết các trường chứa khoảng trống. Ví dụ: giả sử bạn có một bảng dữ liệu khách hàng và bảng đó chứa trường số fax. Bạn có thể để trống trường này nếu không chắc về số fax của khách hàng. Trong trường hợp đó, việc để trống trường sẽ nhập giá trị null, có nghĩa là bạn không biết giá trị là gì. Nếu sau này, bạn xác định được rằng khách hàng không có máy fax, bạn có thể nhập chuỗi độ dài bằng 0 vào trường để biểu thị rằng bạn biết không có giá trị nào ở đó.
Đầu trang Hoàn tác thay đổiNếu bạn nhập dữ liệu không chính xác, thường thì bạn có thể hoàn tác thay đổi của mình. Hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:
Đầu Trang |