Bộ hồ sơ kiểm kê hàng hóa xăng dàu

Biên bản kiểm kê tài sản là văn bản được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp, ghi chép cụ thể về kết quả kiểm kê, qua đó tiến hành xác nhận những tài sản cố định cùng với nguồn vốn hiện tại, giúp tăng hiệu quả quản lý và sử dụng tài sản.

1. Trường hợp nào cần dùng đến Biên bản kiểm kê?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Kế toán 2015, kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi cụ thể trong Biên bản kiểm kê tài sản.

Cũng theo Điều 40 Luật Kế toán 2015, tại khoản 2 nêu rõ, đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:

- Cuối kỳ kế toán năm;

- Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê;

- Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;

- Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;

- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Mẫu Biên bản kiểm kê tài sản chuẩn, mới nhất 2023 (Ảnh minh họa)

2. Một số mẫu Biên bản kiểm kê chuẩn của Bộ Tài chính

2.1. Mẫu Biên bản kiểm kê tài sản cố định phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của Trưởng ban kiểm kê, chữ ký soát xét của kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp duyệt. Mọi khoản chênh lệch về tài sản cố định của đơn vị đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét.

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng, đây là mẫu văn bản được lập vào cuối kỳ hoặc khi doanh nghiệp có đợt kiểm kê.

Vậy phương pháp ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho là gì? Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133 và 200 như thế nào? Hãy cùng Atosa tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là văn bản được lập ra bởi kế toán, thủ kho hoặc những người có liên quan với mục đích để xác định số lượng hàng hoá tồn kho, giá trị của các vật tư, các công cụ, vật dụng còn trong kho ở thời điểm kiểm kê.

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là chứng từ buộc phải được lập trong quá trình kiểm kê. Nó có vai trò xác định được lượng hàng tồn kho thực tế của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.

Biên bản kiểm kê này có vai trò quan trọng vì được dùng để đối chiếu với kế toán. Nếu có sự chênh lệch, cần phải tiến hành kiểm tra, xử lý, điều chỉnh.

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Lợi ích của kiểm kê hàng tồn kho

Doanh nghiệp có thể biết được chính xác số lượng, chất lượng và tình trạng của các loại hàng hoá, tài sản ứ đọng, tồn kho để có phương pháp điều chỉnh xử lý kịp thời.

Giúp phát hiện được những sai lệch giữa thực tế và trong sổ sách. Từ đó, phòng ngừa các rủi ro sai sót và xử lý được hành vi gian lận trong quản lý kho.

Không chỉ vậy, kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp chốt sổ lượng tồn hàng hóa, vật tư, nguyên liệu tại thời điểm kiểm kê để có thể tính giá thành sản phẩm cũng như nắm được thực trạng nguồn lực của doanh nghiệp tại cuối kỳ kế toán.

Phương pháp và trách nhiệm ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho cần ghi rõ thời gian (cụ thể giờ/ngày/tháng/năm) thực hiện kiểm kê. Thông tin về Ban kiểm kê bao gồm Trưởng ban và các Uỷ viên và cách ghi các thông tin như sau:

Tại góc phía bên trái của biên bản: Ghi rõ tên đơn vị, bộ phận sử dụng

Mỗi kho được kiểm kê lập 1 biên bản kiểm kê riêng:

• Cột A, B, C, D: cần điền đầy đủ số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của các hàng hóa được kiểm kê tại kho
• Cột 1: điền đơn giá của từng loại hàng hóa (lưu ý đến đơn vị tính để ghi đơn giá cho phù hợp).
• Cột 2, 3: điền số lượng, số tiền của từng loại hàng hóa khớp theo sổ kế toán
• Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền của từng loại hàng hóa theo kết quả kiểm kê. Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9.

Số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thực tế ghi trên biên bản kiểm kê sẽ được phân loại theo phẩm chất:

• Tốt 100% ghi vào cột 10
• Kém phẩm chất ghi vào cột 11
• Mất phẩm chất ghi vào cột 12

Trong quá trình ghi biên bản kiểm kê, nếu có sự chênh lệch với thực tế phải trình lên cấp trên ý kiến và giải pháp giải quyết số chênh lệch này.

Lưu ý là biên bản kiểm kê hàng tồn kho được lập thành 2 bản:

• 1 bản được lưu ở phòng kế toán
• 1 bản do thủ kho lưu

Sau khi lập xong biên bản kiểm kê hàng tồn kho, trưởng bộ phận kiểm kê và thủ kho, kế toán trưởng cùng ký(và ghi rõ họ tên) vào cuối biên bản.

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi được lập xong cần được đối chiếu, so sánh lại với các thông tin trên sổ kế toán. Đặc biệt với những doanh nghiệp có danh mục hàng tồn kho lớn thì công đoạn đối chiếu này vô cùng mất công, do đó doanh nghiệp nên sử dụng những phần mềm kế toán có tích hợp cả tính năng quản lý kho và có thể thực hiện đối chiếu tự động.

Tổng hợp mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel Thông tư 200

Đơn vị:……………… Mẫu số 05 – VT Bộ phận:…………… (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ

Thời điểm kiểm kê :………….. giờ…………… ngày………… .tháng……………. năm…………….

Ban kiểm kê gồm:

Ông/Bà:…………………….Chức vụ:………………………..Đại diện:…………………………Trưởng ban

Ông/ Bà:…………………….Chức vụ:………………………..Đại diện:…………………………Ủy viên

Ông/ Bà:…………………….Chức vụ:………………………..Đại diện:…………………………Ủy viên

Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

STT Tên , nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ… Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng Ngày … tháng … năm … Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Tải mẫu Excel tại đây

Tải mẫu file word tại đây

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel Thông tư 133

• Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133/2016/TT-BTC Đơn vị:………………. Mẫu số 05 – VT Bộ phận:……………. (Ban hành theo Thông tư số 133/2014/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính)

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ

– Thời điểm kiểm kê …..giờ …ngày …tháng …năm……

– Ban kiểm kê

Ông/Bà:…………………….Chức vụ:………………………..Đại diện:…………………………Trưởng ban

Ông/ Bà:…………………….Chức vụ:………………………..Đại diện:…………………………Ủy viên

Ông/ Bà:…………………….Chức vụ:………………………..Đại diện:…………………………Ủy viên

– Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ… Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng Ngày … tháng … năm … Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Tải mẫu file word tại đây

Kết luận

Bài viết trên của Atosa đã cung cấp những thông tin hữu ích về biên bản kiểm kê hàng tồn kho cũng như các mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo thông tư 133 và 200.

Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn trong quá trình vận hành doanh nghiệp cũng như giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho.