Cách xử lý khi văn bản word bị tối lại năm 2024
|
Bạn có nhiều file tài liệu quan trọng, và đôi khi không hiểu vì một lý do nào đó, bạn không thể mở file văn bản của mình. Trước khi phải chấp nhận sự thật rằng bạn sẽ mất hết những tài liệu quan trọng ấy thì bạn cũng nên thử qua một vài phương pháp khắc phục và khôi phục file văn bản khá đơn giản sau. Show 1. Đừng nghĩ rằng tài liệu của bạn bị lỗi Bạn sẽ tự hỏi ngay, thế là do cái gì ? Thực ra đầu tiên bạn có thể nghĩ đến chương trình Office hoặc hệ thống Windows của bạn có vấn đề, giải pháp trong tình huống này là bạn nên copy một bản rồi mang sang máy khác thử, hoặc cũng có thể cài lại phần mềm Office trên máy tính của bạn. 2. Tạo một bản sao lưu cho tài liệu Trường hợp này bạn có thể thực hiện ở 2 khoảng thời gian, một là khi bạn chưa hề gặp sự cố – cách này chắc chắn nhất. Hai là khi bắt đầu có sự cố nào đó, bạn nên sao lưu ngay tài liệu của mình ra một bản mới, tránh trường hợp tài liệu có thể bị hư hại nhiều hơn, gây khó khăn cho quá trình phục hồi sau này. 3. Kiểm tra Email của bạn Trong nhiều trường hợp, khi bạn gửi mail cho ai đó, một bản copy của file tài liệu cũng sẽ được lưu trữ lại trên thư mục Outlook’s Sent Item (nếu bạn dùng Outlook ) hoặc trên server nhà cung cấp nếu bạn sử dụng các dịch vụ mail như Yahoo, Google... 4. Chạy tiến trình kiểm tra ổ cứng Chạy tiến trình CHKDSK (check disk) trên phân vùng chứa tài liệu đang bị lỗi. Nguyên nhân có thể do hỏng hóc các file hệ thống, và trình CHKDSK cũng có khả năng sửa được những lỗi này. Qua đó bạn cũng có thể biết được nguyên nhân hỏng hóc có phải đến từ hệ thống hay không. 5. Thử lưu lại file Đôi khi có thể hỏng hóc là do vấn đề định dạng file, bạn có thể lưu lại bằng các định dạng khác như RTF, TXT… 6. Sử dụng một trình xử lý văn bản khác Nếu không mở được file Word bằng Microsoft Office, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm của hãng thứ 3 như Kingsoft Office, hay phần mềm mã nguồn mở Open Office. 7. Trích xuất lại văn bản Microsoft cũng cung cấp tính năng trích xuất lại phần văn bản từ những file văn bản đã có, để thực hiện bạn chọn File, Open, rồi tuỳ chỉnh Recover Text From Any File. Cách này được áp dụng cho các định dạng file từ 97-2003. 8. Open & Repair Đây là tính năng hỗ trợ của Microsoft Office, khi bạn mở một file tài liệu bị lỗi, chương trình sẽ đưa ra tuỳ chọn nhắc bạn khôi phục lại file văn bản. Tuy khả năng thành công của cách này không cao lắm, nhưng dù sao, còn nước còn tát. 9. Tính năng của Windows Vista Windows Vista có khả năng tự động tạo ra một bản sao lưu của văn bản trên ổ đĩa cứng. Nếu file của bạn có trục trặc nào đó, bạn có thể tuỳ chọn trở lại tình trạng file trước đó. Cũng cần chú ý là bạn nên định dạng phân vùng đĩa cứng theo chuẩn NTFS. 10. Sử dụng phần mềm Trên thị trường nhiều hãng cũng đã phát triển phần mềm giúp người sử dụng có thể khôi phục lại tập tin văn bản bị lỗi. Sản phẩm được biết tới nhiều nhất có lẽ là Office Recovery. Bên cạnh đó cũng có một sản phẩm khác khá phổ biến là Ontrack Easy Recovery. Các cụ nhà ta cũng đã có câu, phòng còn hơn tránh, thiết nghĩ để tránh phải mất thời gian khôi phục lại file tài liệu bị hư hỏng, bạn nên tạo một bản sao lưu ngay từ khi chúng còn chưa hỏng hóc gì và lưu trữ USB, đĩa CD… là một trong số ít lỗi nhỏ mà nhiều người dùng gặp phải khi soạn thảo văn bản. Lỗi này khiến cho văn bản khó đọc, khó chỉnh sửa, nội dung thiếu tính thẩm mỹ. Trong trường hợp này, người dùng cần tìm ra nguyên nhân của sự cố để có cách xử lý phù hợp nhất. Vì sao word bị cách chữ?Trước khi sửa lỗi Word bị cách chữ, người dùng cần hiểu những nguyên nhân phổ biến có thể khiến Word gặp phải tình trạng này. Phông chữ không tương thíchTrong một số trường hợp, việc sử dụng các phông chữ không tương thích có thể dẫn đến hiện tượng cách chữ trong văn bản. Khi file Word được mở trên một máy tính khác với phông chữ không được cài đặt thì file có thể tự động thay thế bằng một phông chữ khác, dẫn đến hiệu ứng cách chữ không mong muốn. Tính năng tự động căn chỉnh của Word bị lỗiWord được trang bị tính năng tự động căn chỉnh, nghĩa là phần mềm sẽ tự động điều chỉnh khoảng cách giữa các từ và câu để làm cho văn bản chính xác và chuẩn hình thức nhất. Tuy nhiên, tính năng này cũng có thể bị lỗi khi người dùng copy hoặc paste văn bản từ nguồn khác vào Word. Khi chế độ tự động căn chỉnh không hoạt động chính xác, các từ có thể bị cách xa nhau, làm mất đi tính thẩm mỹ của văn bản. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt không tương thíchMột nguyên nhân khác khiến file Word không gõ được tiếng Việt là máy của người dùng sử dụng bộ gõ tiếng Việt không tương thích. Trong quá trình nhập liệu, các ký tự từ bộ gõ có thể không phù hợp với font chữ và định dạng trong file Word, dẫn đến lỗi cách chữ không mong muốn. Cách sửa lỗi word bị cách chữ nhanh chóngTùy vào phiên bản Word đang sử dụng mà người dùng có thể áp dụng các cách xử lý khác nhau khi có lỗi cách chữ. Đối với Word 2013, 2016, 2019Để khắc phục lỗi Word bị cách chữ trong Word 2013, 2016 và 2019, người dùng cần kiểm tra và tắt tính năng tự động căn chỉnh theo các bước sau:
Ngoài ra, nếu phát hiện lỗi bị cách chữ là do bộ gõ tiếng Việt không tương thích, người dùng cần thiết lập lại bộ gõ phù hợp. Hiện nay, người dùng nên chọn bộ gõ Unikey, với kiểu gõ Telex và bảng mã Unicode để thuận tiện khi soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt trong Word. Đối với Word 2007, 2010Nếu người dùng đang sử dụng phiên bản Word 2007 và 2010 thì có thể áp dụng cách sửa lỗi Word bị cách chữ như sau:
Đối với trường hợp người dùng phát hiện ra nguyên nhân lỗi word do sử dụng bộ gõ tiếng Việt chưa tương thích hoặc quá cũ, hãy cài đặt lại bộ gõ Unikey mới nhất để tránh lỗi cách chữ không mong muốn. Lời kếtCó thể thấy cách xử lý lỗi Word đánh chữ bị cách chữ khá đơn giản và nhanh chóng. Điều quan trọng là khi xảy ra lỗi, người dùng cần tìm ra nguyên nhân để có cách khắc phục phù hợp nhất. Để có trải nghiệm thuận tiện và hiệu quả hơn trong công việc, người dùng hãy xem xét việc mua gói Microsoft 365 Business càng sớm càng tốt. Với Microsoft 365 Business, người dùng sẽ không phải lo lắng các lỗi phát sinh của Word. Hơn nữa, người dùng sẽ được trang bị nhiều ứng dụng thông minh khác, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp. |
