Chi phí quản lý dự án lập dự toán năm 2024

Ngày 14/02/2022, Bộ Xây dựng đã có công văn 405/BXD-KTXD gửi Tập đoàn điện lực Việt Nam về việc lập và phê duyệt dự toán để xác định chi phí quản lý dự án làm cơ sở thanh quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình.

Theo nội dung văn bản số 6778/EVN-ĐT và căn cứ pháp lý nêu tại thuyết minh tổng mức đầu tư điều chỉnh lần hai Dự án Nhà máy nhiệt điện Thái Bình được Bộ Công Thương phê duyệt tại Quyết định số 8963/QĐ-BCT ngày 29/11/2013, việc lập và quản lý chi phí đầu tứ xây dựng công trình thực hiện theo quy định tại Nghị định số 112/2009/NĐ-CP ngày 14/12/2009 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình. Chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình xác định theo định mức công bố tại Quyết định số 957/QĐ-BXD ngày 29/9/2009 của Bộ Xây dựng về việc công bố định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng công trình.

Theo quy định tại mục 1.1 Quyết định số 957/QĐ-BXD, trường hợp vận dụng định mức chi phí quản lý dự án không phù hợp thì chủ đầu tư xem xét quyết định điều chỉnh định mức hoặc lập dự toán để xác định chi phí.

Đối với dự án nhà máy nhiệt điện Thái Bình, trường hợp chi phí quản lý dự án xác định theo định mức tỷ lệ công bố tại Quyết định số 957/QĐ-BXD không phù hợp thì chủ đầu tư căn cứ điều kiện cụ thể của dự án để xác định dự toán chi phí quản lý dự án cho phù hợp, kiểm soát chi phí không vượt tổng mức đầu tư được duyệt.

Việc thanh toán, quyết toán chi phí quản lý dự án thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Quá trình thực hiện nếu có vướng mắc vượt quá thẩm quyền thì chủ đầu tư báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

sao cho thích hợp là một bài toán khó mà cấp quản lý cần nỗ lực đưa ra đáp án phù hợp. Chi phí quản lý được xác định bằng những yếu tố nào và nên quản lý chi phí ra sao để tối ưu hiệu quả dự án? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết hơn nhé.

Nguyên tắc quản lý chi phí

4 nguyên tắc vàng trong quản lý chi phí mang lại sự thành công cho dự án:

• Nguyên tắc 1:

Gắn kết chặt chẽ quản lý chi phí với tính hiệu quả mục tiêu dự án. Dự án đạt hiệu quả tối ưu khi đảm bảo ba tiêu chí đúng yêu cầu, đúng thời gian và đúng ngân sách. Trong từng giai đoạn, cần kiểm soát giới hạn chi phí tránh vượt mức của ngân sách đã phân bổ.

• Nguyên tắc 2:

Phân biệt giữa chi phí tốt tăng hiệu suất cho dự án và chi phí xấu cần được cắt giảm tối ưu lợi nhuận cho dự án. Không phải bất kỳ loại chi phí nào cũng ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ dự án và phải loại bỏ. Ban quản lý cần phân tích dựa vào giá trị gia tăng chi phí để phân loại chính xác. Ví dụ doanh nghiệp sử dụng công nghệ để quản lý vận hành dự án, trong đó chi phí sử dụng công nghệ thấp hơn nhiều so với chi phí quản lý theo phương thức truyền thống, mang lại giá trị hiệu suất cao hơn cho dự án. Do đó, chi phí sử dụng công nghệ được đánh giá là chi phí tốt.

• Nguyên tắc 3:

Điều chỉnh cắt giảm chi phí phù hợp, không làm ảnh hưởng đến hoạt động dự án. Một số giải pháp tối ưu chi phí bằng cách giảm tải chi phí, ban quản lý có thể cân nhắc: Cắt giảm chi phí Marketing, cắt giảm chi phí nhân sự làm việc hiệu suất thấp, cắt giảm chi phí vật tư văn phòng,…

• Nguyên tắc 4:

Thiết lập quy trình, điều kiện thuận lợi cho việc quản lý chi phí: giảm tải những thủ tục rắc rối, quy trình chồng chéo tăng chi phí vận hành cho dự án, sử dụng công nghệ hiện đại giúp dòng chảy dự án diễn ra trôi chảy, nhanh chóng, rút ngắn thời gian hoàn thành, tiết kiệm chi phí quản lý.

Quy trình quản lý chi phí

Theo dõi chặt chẽ từng hạng mục chi tiêu từ khi dự án bắt đầu đến khi kết thúc đảm bảo chi phí quản lý vẫn nằm trong giới hạn ngân sách đã được chấp thuận. Để chi phí quản lý dự án không vượt quá giới hạn cần thực hiện 3 bước sau đây:

• Dự trù chi phí thông qua ứng dụng phương pháp kết hợp dữ liệu lịch sử làm cơ sở, báo cáo giới hạn ngân sách cho những nhân sự liên quan cùng nhau theo dõi, thảo luận các biến động và điều chỉnh lại ngân sách phù hợp.
• Phân bổ chi phí phù hợp cho từng hạng mục, giai đoạn. Tuỳ thuộc vào tính chất và lượng công việc trong từng giai đoạn, ban quản lý nên phân bổ phần trăm chi phí (không quá nhiều cũng không quá ít) phù hợp với tổng ngân sách dự toán.
• Sử dụng công cụ đo lường, kiểm soát chi phí. Giám sát, so sánh chi phí dự toán và chi phí thực tế. Dựa vào kết quả đo lường kịp thời đưa ra những phương án khắc phục những trường hợp vượt mức dự toán.

\=> Xem thêm: Top 3+ công cụ quản lý dự án giúp tối ưu hóa hiệu suất

Phương pháp quản lý chi phí

Hiện nay, có rất nhiều phương pháp quản lý chi phí mang lại hiệu quả cho dự án, tùy thuộc vào tính chất và quy mô dự án mà ứng dụng phương pháp phù hợp. Trong đó, 3 phương pháp được các nhà quản lý sử dụng nhiều nhất hiện nay,

• Phương pháp tăng dần: Dựa vào số liệu của những dự án trong quá khứ, ước lượng thời gian và nguồn lực cho dự án trong tương lai.

Ví dụ thực tiễn: Dựa vào số liệu và công thức tính diện tích xây dựng, chi phí móng, đơn giá theo m2, công ty kiến trúc Trắng Kim đã ước tính chi phí dự án xây dựng ngôi nhà cấp 4 với 97,5m2 là 438.750.000 đồng

• Phương pháp dựa trên hoạt động: Đặt ra mục tiêu cần đạt được trong một quý (năm), trong khoản thời gian đó cần thực hiện bao nhiêu dự án để đạt được mục tiêu đã đề ra, huy động nguồn vốn và nhân lực đầu tư dự án, phân bổ ngân sách từng dự án riêng lẻ.

Ví dụ: FECON đặt mục tiêu doanh thu 3.800 tỷ để đạt được con số khủng, FECON đã cho ra mắt các dự án lớn: Nhiệt điện Vũng Áng 2 (Hà Tĩnh), Dự án Nhiêu Lộc – Thị Nghè (TP HCM); Dự án cảng Lạch Huyện 5-6 (Hải Phòng); Dự án Nhiệt điện Nhơn Trạch 3-4 (Đồng Nai); dự án Tổ hợp thép Hòa Phát Dung Quất giai đoạn 2 tại Quảng Ngãi,…Phân bổ doanh thu từ mảng Hạ tầng và Công trình ngầm là 1.000 tỷ đồng; mảng Nền móng và Xây dựng là 2.800 tỷ đồng.

• Phương pháp đề xuất giá trị: Ước tính giá trị mà dự án mang lại cho ngân sách của doanh nghiệp.

Ví dụ: Năm 2022, khi Dự án Vlasta – Sầm Sơn khởi công, Văn Phú – Invest dự kiến mang về 1000 tỷ đồng doanh thu. Kết thúc dự án theo luỹ kế 6 tháng đầu năm 2022, Văn Phú – Invest ghi nhận doanh thu ở mức 1.100,4 tỷ đồng, tăng 252% so với cùng giai đoạn năm trước.

Ví dụ tính chi phí quản lý dự án bằng phương pháp dựa trên hoạt động

Xác định và định mức chi phí quản lý dự án

Chi phí quản lý dự án là tất cả kinh phí được chi ra từ khi dự án bắt đầu đến khi nghiệm thu bàn giao dự án. Chi phí quản lý dự án được xác định bởi những yếu tố: lương của nhân sự tham gia dự án, phí sử dụng công cụ, chi phí đào tạo, và các chi phí phát sinh từ các hoạt động liên quan.

Lương của nhân viên quản lý dự án

Nhân viên quản lý dự án chịu trách nhiệm triển khai dự án, đảm bảo hoàn thành công việc trong phạm vi đã được phân công, báo cáo tiến độ và những vấn đề liên quan cho cấp trên.

Theo khảo sát VietnamSalary, mức lương của nhân viên quản lý dự án trung bình 19,6 triệu đồng/ tháng. Trong đó, với những nhân viên có kinh nghiệm từ 1 – 4 năm mức lương nhận được khoảng 16 triệu , đối với những nhân viên có thâm niên cao hơn từ 5 – 9 năm mức thu nhập đạt đến 22,7 triệu/ tháng. Đây là mức thu nhập khá cao so với thị trường nhân lực các ngành nghề hiện nay.

Phí sử dụng công cụ quản lý dự án

Công cụ quản lý dự án giúp kiểm soát dự án hiệu quả từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, cho phép nhân viên theo dõi tiến trình hoạt động và nắm bắt hoàn thành công việc đúng thời hạn. Những công cụ được nâng cấp hiện đại, tiện ích hơn sẽ tốn một khoản chi phí để mua bản quyền, cài đặt sử dụng.

Top 3 phần mềm quản lý dự án thịnh hành nhất hiện nay:

• Phần mềm quản lý dự án và công việc Base Work+ chỉ với 1.000.000/ tháng, thanh toán tối thiểu 12 tháng và được sử dụng tối đa 30 tài khoản
• Phần mềm quản lý công việc Misa Amis có chi phí 1.080.000/ tháng 30 tài khoản, không giới hạn tính năng với dung lượng lưu trữ 45gb
• Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project gói cơ bản 10 usd/ người dùng/ tháng

Chi phí đào tạo

Chi phí quản lý đào tạo là một trong những yếu tố quan trọng cần được xác định chi phí quản lý dự án. Chi phí đào tạo nhằm mục đích hỗ trợ cho đội ngũ nhân sự dự án nâng cấp kiến thức, phát triển kỹ năng, thêm việc ứng dụng phần mềm hiện đại mang lại hiệu quả tốt hơn cho công việc.

Doanh nghiệp đang tìm kiếm phương pháp đột phá trong triển khai dự án, Trưởng ban quản lý dự án mong muốn áp dụng Agile để kiểm soát tiến độ hiệu quả hơn, Team Leader cần gắn kết thành viên tăng năng suất làm việc đội nhóm, hãy tham khảo khóa học Quản trị dự án Agile của Học viện Agile.

Khóa học diễn ra trong 3 ngày với 24 giờ học tập trung, 12 giờ học trực tuyến qua Zoom và làm bài tập áp dụng. Trong quá trình học tập, học viên sẽ được tiếp cận những phương pháp tổ chức đội nhóm, lập kế hoạch linh hoạt, chuẩn bị những phương án dự phòng ngăn ngừa rủi ro, thử sức bản thân vào các vị trí dự án để hiểu rõ hơn chức năng và nhiệm vụ của mỗi cá nhân trong dự án. Bên cạnh đó, đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm quản lý dự án cho các công ty lớn sẽ mang đến những chia sẻ, câu chuyện thực tế hỗ trợ học viên hiểu sâu hơn về những ngóc ngách của quản lý dự án.

Sau khóa học học viên sẽ:

• Có được tầm nhìn bao quát về một dự án hiệu quả theo đúng chuẩn Agile
• Có khả năng định hướng một dự án chuẩn xác ngay từ khi bắt đầu
• Nâng cấp kỹ năng tổ chức đội dự án hiệu suất cao và điều phối mối quan hệ với các bên liên quan
• Biết cách lập kế hoạch và thực thi dự án theo Agile để quản lý rủi ro, cải tiến liên tục và thích ứng nhanh với các thay đổi
• Nắm được cách kiểm soát tiến độ và chi phí của dự án, nhất là các dự án quy mô lớn và phức tạp
• Nâng cao năng lực quản lý tầm chiến lược cũng như mở rộng năng lực quản trị dự án của tổ chức

\=> Xem thêm: Khóa học Quản trị dự án Agile

Hình ảnh về khóa học Quản trị dự án Agile

Các hoạt động liên quan khác

Ngoài những chi phí chính đã liệt kê phía trên, để vận hành dự án hiệu quả cần ước tính thêm một số chi phí tổ chức các hoạt động liên quan: Phí công cộng (điện, nước,…), phí truyền thông, tổ chức cuộc họp, phí sửa chữa, bảo hành các trang thiết bị, phí dự phòng cho các vấn đề rủi ro khác,…

Cách tính chi phí quản lý dự án

Chi phí quản lý dự án được dự tính tổng toàn bộ chi phí quản lý nhân với hệ số chi phí quản lý dự án

Chi phí quản lý = (chi phí thi công + chi phí mua sắm trang thiết bị) * hệ số K

Hệ số K phụ thuộc vào mức độ hỗ trợ chi phí của nhà nước và địa điểm thực hiện dự án. Cụ thể như sau:

• Dự án được nhà nước hỗ trợ chi phí, hệ số K: 1,35
• Dự án là các công trình xây dựng liên tỉnh (2 tỉnh trở lên), hệ số K: 1,1
• Dự án là các công trình xây dựng tại các tỉnh riêng biệt, hệ số K:1

Hướng dẫn các bước lập dự toán chi phí quản lý dự án

Dự toán chi phí quản lý dự án là bước đi đầu tiên vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công cuối cùng của dự án. Số liệu dự toán chi phí được sử dụng cho tất cả các hoạt động liên đới phía sau: lập ngân sách, lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực và nhân sự,…

Các bước lập dự toán chi phí quản lý dự án cơ bản

Dự toán chi phí tập hợp tất cả các loại chi phí cần thiết để hoàn thành dự án, nhà quản lý có thể sử dụng hoặc thay thế những loại chi phí khác phù hợp mang lại hiệu quả tối ưu hơn cho dự án. Có 7 phương án hướng dẫn chi phí quản lý dự án cơ bản, ban quản lý dự án có thể tham khảo:

• Dựa vào kinh nghiệm và đánh giá của chuyên gia: Doanh nghiệp có thể thuê chuyên gia tư vấn trong nước hoặc nước ngoài thường có trình độ chuyên sâu và nhiều năm kinh nghiệm trong ngành giúp ước tính chi phí phù hợp cân đối, đưa dự án đi đúng quỹ đạo mục tiêu đã đề ra.
• Ước tính chi phí phát sinh: Dự đoán những phát sinh tiềm ẩn, ước tính chi phí dùng để kiểm soát những phát sinh đó, giảm tốn thất hiệu quả dự án.
• Phân tích giá thầu của nhà cung cấp: Thường diễn ra trong các cuộc đấu thầu công cộng, dựa vào giá thầu khách hàng có dễ dàng so sánh và lựa chọn đơn vị hợp tác. Để tăng cơ hội trúng thầu, doanh nghiệp cần phán đoán kỹ giá thầu đối thủ cạnh tranh và cân đối để đưa ra giá thầu của mình tạo nên sự chênh lệch khác biệt.
• Ứng dụng phần mềm dự toán: Sử dụng phần mềm dự toán chuyên dụng để cho ra kết quả chi phí chính xác
• Ước tính chi phí rủi ro, nguồn lực dự trữ: Chuẩn bị nguồn lực dự trữ vững mạnh để làm nền tảng ứng phó những rủi ro, nguy cơ tiềm ẩn xảy ra từ bên ngoài ảnh hưởng đến dự án.
• Phương pháp 3 điểm: Kết quả trung bình giữa 3 trường hợp (có khả năng xảy ra nhất, lạc quan và bi quan). Ước tính chi phí dự án trong trường hợp có khả năng xảy ra nhất 200 triệu, ước tính chi phí trường hợp lạc quan (hiệu suất làm việc tốt, đẩy nhanh tiến độ,…) 170 triệu, chi phí bi quan (thời tiết làm chậm tiến độ dự án,…) 250 triệu. Kết quả chi phí dự án trung bình: (200+ 170+250)/3=207 triệu
• Căn cứ vào dự án tương tự để dự toán: Phương pháp sử dụng dữ liệu dự án tương tự trong quá khứ, tuy nhiên mức độ tin cậy thấp vì mỗi dự án có cấu trúc và thời điểm diễn ra khác nhau.
• Sử dụng mô hình thống kê để ước lượng chi phí: Sử dụng đặc trưng của dự án để tạo nên mô hình toán, dựa vào dữ liệu những dự án trong quá khứ để thiết lập các ước lượng cho đặc trưng mô hình hiện tại.

Qua bài viết trên, bức tranh chi phí quản lý dự án được mô tả rõ nét hơn thông qua những nguyên tắc, quy trình, phương pháp quản lý, cách tính chi phí,…Hy vọng với những thông tin hữu ích sẽ giúp bạn đọc có góc nhìn đa chiều, yêu thích hơn về ngành quản lý dự án.