Electronic junk mail là gì
Show
Theo thống kê của Statista, năm 2020, toàn thế giới ghi nhận 4 tỷ người dùng email, dự kiến sẽ tăng lên 4,3 tỷ vào năm 2023. Con số này đủ để minh chứng cho lợi ích của email đối với cuộc sống con người. Có bao giờ tự hỏi Email là gì? Địa chỉ email là gì? địa chỉ thư điện tử có dạng như thế nào? Xem ngay giải đáp tại đây! 1. Email là gì? Địa chỉ Email là gì?Email là gì? Email là tên viết tắt của cụm từ Electronic Mail – có nghĩa là thư điện tử hay hòm thư điện tử. Email được xem như một phương tiện để người dùng trao đổi thông tin trên mạng internet với tốc độ nhanh chóng, an toàn. Ngày nay, email được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, được xem là một trong những phương thức trao đổi quan trọng mà hiện vẫn chưa có địa chỉ nào uy tín hơn để thay thế. Địa chỉ email là gì? Địa chỉ thư điện tử email cũng giống như địa chỉ nhà vậy, là một và duy nhất, giúp thông tin không bị gửi nhầm sang người nhận khác, đó cũng là lý do vì sao khi lập địa chỉ email, nếu địa chỉ đó đã tồn tại sẽ không được sử dụng lại. Email là thư điện tử, là phương tiện để trao đổi thông tin qua mạng internet2. Công dụng của thư điện tử Email là gì?
3. Địa chỉ thư điện tử có dạng như thế nào?Địa chỉ thư điện tử có dạng: [Tên email] @ [Tên miền]
Các tổ chức/ công ty/ doanh nghiệp thường đăng ký tên miền riêng của họ. Họ cấp mỗi nhân viên một địa chỉ email có chứa tên miền này để trao đổi thông tin liên quan đến công việc và hoàn toàn có quyền thu hồi khi hết hợp đồng lao động. Với người dùng cá nhân, chúng ta có thể tự lập một địa chỉ email cá nhân, VD: trong đó, thuphuong là tên email, gmail.com là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ Gmail. Địa chỉ thư điện tử có dạng là [Tên email] @ [Tên miền]Chúng ta hoàn toàn có thể nhận thư từ một địa chỉ email bất kỳ, từ email cá nhân cho đến email của các cơ quan/ đơn vị/ công ty… hay qua dịch vụ email dựa vào trang web, như: Gmail, Outlook, iCloud… Trong đó, Gmail đang là nhà cung cấp dịch vụ phổ biến nhất của Email. 4. Giải thích cấu trúc thành phần của EmailMột email thường bao gồm các thành phần sau: To (Đến) – Người nhậnĐây là phần nhập thông tin địa chỉ email của người nhận thư. Thông tin ở phần này là bắt buộc, bởi nếu không có địa chỉ người nhận thì thư sẽ không xác định được điểm đến. Cùng lúc, bạn có thể gửi thư cho nhiều địa chỉ mail với cùng nội dung. To là phần nhập địa chỉ email người nhận, phần này là bắt buộcỞ phần này, bạn có 2 tùy chọn, gồm:
From (Từ) – Người gửiPhần này chứa địa chỉ email của người gửi thư. Người nhận sẽ biết được email nào đã gửi thư cho mình. Tuy nhiên, họ không thể biết được người gửi là ai nếu địa chỉ email quá chung chung, không chứa các thông tin cá nhân hoặc không được người gửi thông tin từ trước. VD: . Subject (Chủ đề)Ở phần này, người dùng có thể nhập các thông tin liên quan đến nội dung bức thư. Nội dung thường được viết ngắn gọn, đúng trọng tâm, giống như phần tít của một bài báo hay chủ đề của một bài văn, giúp người nhận thư biết được đại khái nội dung bức thư là gì. Subject là phần không bắt buộc phải nhập thông tin, nhưng lại khá quan trọng trong cấu trúc một bức thưNgười gửi không bắt buộc phải nhập nôi dung vào phần Subject, có thể để trống nếu cảm thấy không cần thiết. Tuy nhiên, với các trường hợp cần thể hiện tính trang trọng và chuyên nghiệp thì không nên. Nội dung thưPhần này giống phần thân bài của một bài văn, bên trong có chứa chi tiết các nội dung mà người gửi muốn trao đổi với người nhận. Ngoài nội dung bằng văn bản, người gửi có thể đính kèm các tệp: Hình ảnh, video, file ghi âm, file pdf…. Chữ kýPhần này được thêm vào cuối thư, bao gồm: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ… người dùng có thể tùy chọn hiển thị, không bắt buộc trong email. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người gửi nên thêm chữ ký để người nhận thư biết được danh tính và cách thức liên hệ với mình, đồng thời cũng tăng tính chuyên nghiệp cho email. 5. Email và Gmail khác nhau như thế nào?Nhiều người thắc mắc Email có phải là Gmail không? Câu trả lời là KHÔNG. Email và Gmail hoàn toàn khác nhau, trong đó: Email là phương thức trao đổi thư điện tử qua mạng internet nói chung, còn Gmail là một dịch vụ Email điện tử do Google cung cấp. Có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email điện tử, Gmail chỉ là một trong số đóCó rất nhiều loại thư điện tử giống Gmail do các đơn vị khác cung cấp, chẳng hạn như: Outlook, iCloud email, Yahoo mail… 6. Ưu, nhược điểm của thư điện tử Email?Email ra đời giúp xóa nhòa khoảng cách địa lý, mở ra một kỷ nguyên mới, mà ở đó thư tín được gửi đi một cách đơn giản, nhanh chóng. Cho đến ngày nay, Email vẫn đang tích cực đóng góp vào sự phát triển của đời sống nhân loại ở mọi lĩnh vực. Tuy nhiên, không một loại hình dịch vụ vào là hoàn hảo, email cũng vậy. Những ưu – nhược điểm dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về email. Ưu điểm của thư điện tử Email
Nhược điểm của thư điện tử Email
7. Những loại Email cơ bản phổ biến nhấtCó 3 loại email cơ bản phổ biến nhất, gồm: Cá nhânĐây là tài khoản email riêng, được tạo bởi cá nhân người dùng. Hầu hết các cá nhân đều sử dụng bản miễn phí của các dịch vụ điện tử. Việc đăng ký email cá nhân cũng vô cùng đơn giản, một người có thể đăng ký cùng lúc nhiều email cá nhân trên cùng một số điện thoại. Chẳng hạn như dịch vụ thư điện tử của Gmail, một số điện thoại đăng được khoảng 4 Gmail. Tên miền của email cá nhân thường là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ, như: @gmail.com, @outlook.com, @yahoo.vn… Doanh nghiệpThay vì sử dụng tên miền của nhà cung cấp dịch vụ, các doanh nghiệp đăng ký sử dụng email có tên miền liên quan đến doanh nghiệp của mình, chẳng hạn như: Email này cũng là một trong những cách giúp nhận dạng doanh nghiệp, bù lại doanh nghiệp sẽ phải mất một khoản phí đăng ký chứ không được sử dụng miễn phí. Người dùng cá nhân hay tổ chức bất kỳ không thể tự tạo email doanh nghiệp nếu không được cấp quyền. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể cấp cho mỗi nhân viên một địa chỉ email riêng có tên miền gắn với doanh nghiệp để nhân viên trao đổi với nhau, trao đổi với đối tác, khách hàng… Doanh nghiệp có quyền quản lý các email này, và có thể thu hồi khi nhân viên nghỉ việc. Email MarketingEmail marketing là một trong những công cụ marketing phổ biến, chúng được tạo ra nhằm mục đích tiếp thị, quảng bá dịch vụ/ sản phẩm đến khách hàng. Đây từng là cách tiếp cận khách hàng rất hiệu quả, giúp khách hàng biết đến sản phẩm ngay cả khi họ chỉ ngồi ở nhà. 8. So sánh dịch vụ thư điện tử miễn phí và trả phíBất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng đều có thể sử dụng dịch vụ email trả phí nếu họ có nhu cầu. Và tất nhiên khi mất tiền thì chất lượng sẽ khác so với bản free. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn thấy rõ những điểm khác biệt lớn nhất giữa 2 loại hình dịch vụ free và mất phí của email.
9. Các dịch vụ Email miễn phí tốt nhất hiện nayGmail là cái tên quen thuộc nhất, nhưng nó không phải là duy nhất. Ngoài gmail còn có rất nhiều dịch vụ email miễn phí khác được đông đảo người dùng lựa chọn. GmailGmail là dịch vụ Email điện tử do Google cung cấp cho các cá nhân, doanh nghiệp. Đây cũng là dịch vụ được nhiều người sử dụng nhất do sở hữu nhiều tính năng ưu việt như: Xác minh 2 bước, hoàn tác thư gửi, đính kèm tệp đa phương tiện… Vài năm trở lại đây, Gmail còn tích hợp nhiều công cụ tiện ích của Google, như: Driver, Ảnh, lịch, tìm kiếm, meet, tin tức, trò chuyện… tất cả đều được đồng bộ, cách sử dụng đơn giản, giao diện thân thiện với người dùng. OutlookOutlook được đánh giá là đối thủ cạnh tranh lớn nhất của Gmail. Dịch vụ này do Microsoft cung cấp, với các tính năng: Phục hồi email, 2 yếu tố xác thực… lượng người dùng Outlook đông đảo không kém gmail. Outlook và Gmail đang cạnh tranh nhau khá gay gắt về dịch vụ emailYahoo MailVới các thế hệ 8x, đầu 9x thì Yahoo là cái tên quá quen thuộc. Dịch vụ email của Yahoo được đánh giá cao nhờ giao diện thân thiện, gửi được tệp dung lượng lớn, bộ lọc thư rác hoạt động tốt hơn những dịch vụ email miễn phí khác. Tuy nhiên, những sai lầm liên tiếp đã khiến đế chế Yahoo sụp đổ, nhường sân chơi cho nhiều dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ khác vươn lên. iCloud MailiCloud Mail là dịch vụ email miễn phí do Apple cung cấp. Bên cạnh các tính năng cơ bản như: Lọc thư rác, đính kèm tệp… iCloud Mall còn nổi bật với khả năng lưu trữ trên điện toán đám mây và email trả lời tự động. Khả năng bảo mật trên iCloud Mall rất tốt, do đó đã và đang có rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này. 10. Giải thích các thuật ngữ hay gặp liên quanTrong sử dụng email, chắc chắn bạn đã và sẽ gặp phải các thuật ngữ dưới đây. CC, BCC trong emailTrên thanh To (đến) của các dịch vụ email bạn thường nhìn thấy 2 cụm từ là CC và BCC. Bên cạnh gửi thư trực tiếp cho một email nào đó, bạn còn có thể CC hoặc BCC (hoặc sử dụng cả hai hình thức này) để sao chép (copy) nội dung và gửi cho một địa chỉ email khác. Đều là copy lại nội dung thư và gửi cho người khác, nhưng người nhận theo hình thức BCC sẽ không biết email đó được gửi cho những aiVD: Bạn gửi thư trực tiếp cho email của A, nhưng có thể CC hoặc BCC cho B, C, D…. Trong đó. Nội dung bức thư mà B, C, D…. nhận được không khác gì A, do thư đó đã được copy và gửi y nguyên nội dung. Điểm khác nhau duy nhất giữa CC và BCC là:
Subject là gì?Subject trong email được hiểu là Tiêu đề hay Chủ đề của email. Phần này chỉ có 1 dòng và bị giới hạn về số ký tự. Nhằm mục đích khái quát lại nội dung chính của bức thư, người nhận thông qua đó để biết được thư này được gửi đến với mục đích gì. VD:
Subject của email là không bắt buộc, bạn vẫn có thể gửi thư đi mà không có tiêu đề. Tuy nhiên, bức thư có Subject thường thể hiện tính chuyên nghiệp cao hơn, trân trọng hơn, giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt được thông tin, từ đó đưa ra quyết định đọc hay không đọc thư này. Spam mailSpam hay còn gọi là thư rác, thường là thư quảng cáo từ các đơn vị/ doanh nghiệp nào đó; đôi khi còn là thư lừa đảo, thư chứa link virus hay phần mềm độc hại. Người dùng có thể Báo cáo Spam hoặc Báo cáo lừa đảo để hạn chế nhận được thư từ địa chỉ email này. Nếu bị làm phiền quá nhiều, bạn có thể “Chặn” luôn để tránh phiền phức. Tuy nhiên, cũng có trường hợp một số địa chỉ email bị đưa nhầm vào danh sách Spam mailbox vì bị hệ thống đưa vào diện nghi vấn là quảng cáo, địa chỉ lạ hoặc chứa các đường link nguy hại đến người dùng. Re trong email là gì?Re là viết tắt của cụm từ Reply (Trả lời). Khi click vào một email nào đó, Re thường nằm ở đầu câu trong mục Chủ đề. Ấn vào Re, tức là bạn đang đồng ý việc trả lời hay phản hồi lại nội dung một bức thư nào đó. Push mailĐây là phương pháp nhận email bằng cách máy chủ sẽ tự động chuyển tiếp nội dung bức thư đến một thiết bị di động được cấu hình sẵn. Nói cách khác, khi nhận được email, máy chủ sẽ tự động thông báo cho thiết bị di động được cài đặt Push mail. Phương pháp này giúp bạn nhanh chóng biết được có thư đến, từ đó check mail kịp thời, cũng như không bỏ lỡ bất kỳ một email nào. Tính năng này đặc biệt hữu ích đối với người dùng, nhất là những người thường xuyên làm việc trên email. Nhờ có Push mail mà người nhận không bỏ lỡ thư cũng như trả lời kịp thời các thư quan trọngFYI nghĩa là gì?FYI viết đầy đủ là For Your Information (Thông tin đến bạn/ Thông tin danh cho bạn). FYI thường nằm ở dòng chủ đề đầu tiên khi chuyển tiếp tin nhắn, mục đích nhắc nhở người nhận rằng đây là thông tin quan trọng không nên bỏ lỡ. Nội dung email vẫn được giữ y nguyên, cung cấp thêm thông tin cho người nhận mail. Fwd là viết tắt của từ gì?Fwd viết đầy đủ là Forward (chuyển tiếp). Khi mở một bức thư nào đó trong hộp thư đến hoặc hộp thư đi, bạn có thể chuyển tiếp nội dung đó đến một email khác. Forward của Gmail còn cho phép người gửi chỉnh sửa, thêm bớt nội dung trước khi gửi thư đi. BtwBtw là viết tắt của cụm từ By the way (Nhân tiện/ tiện thể). Phần này xuất hiện ở cuối email với mục đích hỏi thêm thông tin. SnoozedSnoozed tạm dịch là “Đã tạm ẩn”. Thuật ngữ này dùng để chỉ những email mà bạn không muốn nhìn thấy chúng xuất hiện ở Hộp thư đến, nhưng cũng không muốn xóa vĩnh viễn. Khi cần thiết, bạn vẫn có thể đưa những thư ở mục này trở lại Hộp thư đến như bình thường. ScheduledScheduled (Lên kế hoạch) là mục chứa những email đã được lên lịch từ trước. Thư này sẽ tự động gửi đi vào đúng ngày tháng và khung thời gian đã được cài đặt từ trước. Nhờ có Scheduled mà chúng ta tránh được trường hợp quên gửi thư hoặc gửi sai thời điểm. Với những người hay lơ đãng thì tính năng này chẳng khác gì cứu tinh. Hãy Scheduled email nếu bạn cảm thấy cần thiết11. Mẹo sử dụng Email hiệu quả
Đã 40 năm trôi qua kể từ ngày hệ thống liên lạc bằng thư điện tử được cấp bản quyền; sự phát triển bền bỉ đã minh chứng cho một phát minh vĩ đại. Nhưng ít ai biết ngày ấy, người năm trong tay bản quyền hệ thống liên lạc email lại là một cậu bé 16 tuổi – V.A.Shiva. Hiện ông là giảng viên trường đại học MIT (Mỹ) với học vị tiến sỹ. Trên đây là giải đáp những thắc mắc về “Email là gì? Địa chỉ thư điện tử có dạng như thế nào? Cấu trúc, thành phần của Email? Lợi ích & công dụng của Email?”… Nếu có bất kỳ câu hỏi hay góp ý nào cho tác giả Thanh Mai (chuyên gia tư vấn tại FPT Express – Trang thông tin chính thức của FPT Telecom) các bạn vui lòng để lại comment bên dưới nhé! |