File theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa năm 2024

Khi kiểm soát tốt việc lưu thông hàng hóa (xuất – nhập – tồn), doanh nghiệp sẽ đảm bảo kế hoạch cân đối, phân phối hàng hóa hợp lý trong kho, đặc biệt là những công ty có kênh phân phối rộng.

Việc quản lý xuất nhập tồn kho trên Excel giúp các nhà quản lý kho dễ dàng cập nhật thông tin hàng hóa, tính toán và theo dõi số lượng dễ dàng. Các thông tin cơ bản thường có trong file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel là:

• Mã hàng hóa
• Tên hàng hóa
• Thời gian xuất/ nhập hàng
• Ngày sản xuất và hạn sử dụng
• Số chứng từ (nếu có)
• Số lượng
• Đơn vị tính
• Giá vốn/ giá bán
• Thành tiền

File quản lý kho của bạn có thể đơn giản hoặc phức tạp hơn tùy thuộc vào thành phẩm đầu cuối và nhu cầu quản lý thông tin của công ty.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel chia hết cực kỳ đơn giản

2. Các mẫu file Excel quản lý nhập xuất tồn download free

Việc theo dõi các hoạt động xuất nhập tồn kho cơ bản trong doanh nghiệp có thể đơn giản hơn, nếu bạn biết cách tận dụng các mẫu Excel quản lý kho đã được tạo sẵn, và điều chỉnh chúng theo tính chất cụ thể của hàng hóa trong kho của bạn.

Để có được những file Excel quản lý nhập xuất tồn kho này thì bạn có thể tham gia khóa học Excel tại EDUSA để sở hữu những mẫu Excel này nhé.

3. Cách tạo file quản lý xuất nhập kho bằng Excel

Nếu như bạn không muốn phụ thuộc vào các file mẫu có sẵn, hãy tự tạo riêng cho doanh nghiệp của mình file quản lý kho theo các bước đơn giản dưới đây:

• Bước 1: Tạo một file Excel mới, và đặt tên cho nó.
• Bước 2: Tạo 5 sheet với các tên tương ứng: Menu, Nhập, Xuất, Danh mục, Báo Cáo;
• Bước 3: Nhập thông tin vào từng sheet đã tạo.

Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu

4. Các yếu tố trong bảng Excel quản lý nhập xuất tồn kho

Menu: thường chứa các liên kết hoặc các nút để điều hướng giữa các trang khác nhau trong tệp Excel. Hoặc bạn có thể viết hướng dẫn về cách sử dụng file quản lý kho như nhập dữ liệu và trích xuất dữ liệu như nào,…

DANH MỤC: Bạn sẽ lưu trữ các thông tin chung nhất về hàng hóa như: tên hàng, mã hàng, đơn vị tính,… Khi điền mã hàng trong bảng xuất hoặc nhập, thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị.

NHẬP: Điền các thông tin liên quan đến hàng hóa nhập kho như:

• Đơn vị cung cấp,
• Thời gian
• Đơn vị tính
• Mã hàng
• Tên hàng
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền…

Bạn cũng có thể bổ sung mã & địa chỉ nhà cung cấp, số chứng từ, SĐT và ghi chú.

XUẤT: Nhập đầy đủ thông tin liên quan đến xuất hàng hóa như:

• Thời gian
• Tên hàng
• Mã hàng
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá bán
• Giá vốn
• Tổng doanh thu

Ngoài ra còn có thông tin khách hàng (tên & mã khách hàng, địa chỉ, SĐT), số chứng từ và các ghi chú khác.

BÁO CÁO:

Các thông tin được nhập tùy thuộc vào loại báo cáo. Các mục có thể bao gồm:

• Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Số tồn đầu kỳ, Số lượng nhập, Số lượng xuất và Số tồn cuối kỳ;
• Báo cáo bán hàng: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu;

Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel làm tròn lên cực kỳ đơn giản

5. Mẹo quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel chính xác, nhanh chóng

EDUSA đã tổng hợp các mẹo hữu ích giúp các nhà quản lý hay kế toán kho có thể xây dựng và sử dụng bảng tính Excel để quản lý kho một cách dễ dàng và chính xác:

• Tránh sai sót trong kiểm kê Excel: Đảm bảo tính chính xác bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu nhập vào bảng tính Excel.
• Cập nhật thông tin ngay lập tức khi có luồng xuất, nhập kho: việc theo dõi xuất nhập tồn kho ngay khi có thay đổi để tránh việc bỏ sót thông tin quan trọng.
• Sử dụng công nghệ điện toán đám mây: để truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi từ nhiều nguồn và thiết bị khác nhau.
• Tích hợp dữ liệu một cách kỹ lưỡng: Kết hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau để có cái nhìn tổng thể về tình hình xuất nhập tồn kho.
• Đánh giá dữ liệu một cách tổng quan: nên tận dụng các công cụ và hàm trong Excel để phân tích và đánh giá dữ liệu một cách toàn diện.
• Kiểm kê và tổng quan kỹ lưỡng: Thực hiện kiểm kê định kỳ và xem xét tổng quan về tình hình xuất nhập tồn kho để phát hiện và khắc phục sự cố nhanh chóng.

Xem thêm: Cách sử dụng hàm Excel chia hết cực kỳ đơn giản

6. Ưu nhược điểm của việc quản lý kho bằng Excel

So với việc sử dụng sổ sách giấy để quản lý hàng hóa xuất nhập tồn kho, Excel được xem là một giải pháp thay thế hoàn hảo, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nguồn lực cho nhân viên và quản lý. Dưới đây là những điểm mạnh và điểm yếu của việc quản lý nhập xuất tồn bằng Excel:

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, sử dụng miễn phí.
• Hỗ trợ nhiều hàm tính toán với độ chính xác cao.
• Cập nhật dữ liệu và thêm bớt danh mục nhanh chóng.
• Dễ dàng phân quyền người xem và người chỉnh sửa.

Tuy nhiên, nhược điểm là:

• Excel chỉ phù hợp cho quản lý hàng hóa và kho nhỏ.
• Tính bảo mật không cao, dữ liệu có thể dễ dàng bị sửa đổi hoặc xóa. Khôi phục dữ liệu khi bị mất rất khó hoặc thậm chí không thể.
• Lưu trữ trên nhiều file Excel có thể gây khó khăn trong việc quản lý và đồng bộ hóa.
• Yêu cầu người dùng phải có kiến thức cao về Excel nếu muốn quản lý các tình huống phức tạp hơn.

Xem thêm: Các công thức Excel được sử dụng trong quản lý kho

7. Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA

Hiện nay, có rất nhiều trung tâm tin học được mở ra nhằm phục vụ những nhu cầu của các bạn. Tuy nhiên, mỗi trung tâm lại có chất lượng giảng dạy khác nhau, và theo sau đó là những khóa học với chi phí và ưu đãi khác nhau.

Đến với trung tâm EDUSA, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng về những khoá học phù hợp với bạn nhất. Bên cạnh đó, những mức phí của khóa học đều nằm ở mức trung bình giúp bạn có thể chi trả một cách dễ dàng. Mặc dù mức phí khá thấp nhưng chất lượng giảng dạy tại EDUSA vô cùng tuyệt vời, đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, nhiệt tình giảng dạy các bạn học viên.

Và đặc biệt hơn, EDUSA sẽ cung cấp một vài buổi học và thi lại miễn phí cho các bạn nếu các bạn thi không đạt chứng chỉ ở lần thi đầu tiên. Thật tuyệt vời phải không nào? Hãy đến trung tâm EDUSA để được tư vấn kỹ hơn nhé.

Xem thêm: Khóa học Excel Offline chất lượng tại EDUSA

Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA

Trung tâm đào tạo Excel uy tín – EDUSA

8. Câu hỏi thường gặp

8.1 Thời gian học Excel tại EDUSA có linh động không?

100% thời gian học dù là online hay offline đều linh động theo lịch rảnh cá nhân của học viên, đảm bảo được sự thoải mái xuyên suốt quá trình học.

8.2 Khóa học Excel tại EDUSA có bao đậu không?

Khóa học của EDUSA đều sát với đề thi thật, bài tập và đề thi thử được cập nhật thường xuyên. Với chính sách cam kết đầu ra 100% bằng văn bản cụ thể sẽ giúp học viên yên tâm trong suốt quá trình học tại đây.

8.3 EDUSA có gì khác biệt so với các trung tâm luyện thi Excel khác hay không?

Học viên có thể hoàn toàn yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn luyện thi Excel tại lớp. Tất cả đều được chúng tôi thể hiện qua văn bản rõ ràng khi thực hiện cam kết với học viên.

9. Kết luận

Trên đây là file Excel quản lý nhập xuất tồn download free mà EDUSA đã giúp các bạn tổng hợp. Hy vọng chúng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình quản lý xuất nhập tồn kho. Chúc bạn thành công!