Hạch toán tài sản thiếu chờ xử lý

Tài sản thiếu chờ xử lý tiếng anh là  pending assets. Hàng thiếu xử lý khi mua hàng có nhiều nguyên nhân như: Do bên bán xuất thiếu, vận chuyển bị mất, nhân viên làm mất, …Kế toán tài sản, hàng hóa thừa, thiếu chờ giải quyết theo TT200. Hiện nay, khi doanh nghiệp tiến hành kiểm kê tài sản, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu thì kế toán xử lý thế nào? Dưới đây là cách định khoản các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến tài sản thiếu chờ giải quyết.

Tài sản thiếu chờ xử lý tiếng anh là gì?

Nội dung bài viết:

1. 1. Cách hạch toán hàng thiếu chờ xử lý
2. 2.Ý nghĩa của trình bày thông tin hàng thiếu chờ xử lý trong báo cáo tài chính

1. Cách hạch toán hàng thiếu chờ xử lý

1.1. Khi phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hóa so với hóa đơn mua hàng, kế toán phải lập biên bản và tìm nguyên nhân. Các bạn hạch toán hàng thiếu chờ xử lý như sau:

Nợ TK 156: Số hàng thực tế nhập kho

Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

Nợ TK 1331: Số thuế gtgt được khấu trừ (theo hóa đơn)

Có TK 111, 112, 331, …

1.2. Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:

a. Nếu lỗi do bên bán xuất thiếu, hoặc bên vận chuyển làm mất, hoặc nhân viên công ty làm mất trong quá trình vận chuyển và họ trả số hàng thiếu đó:

Nợ TK 156: Số hàng thiếu.

Có TK 1381: Số hàng thiếu

b. Một số trường hợp khác:

Nợ TK 111, 112, 331: (Nếu bên bán trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…, bao gồm thuế)

Nợ TK 1388: Phải thu khác (Nếu bên vận chuyển bồi thường, bao gồm thuế)

Nợ TK 334: (Nếu trừ vào lương của nhân viên làm mất hàng, bao gồm thuế)

Nợ TK 632, 642, 811: Chi phí (nếu DN không muốn ai bồi thường, bao gồm thuế, chi phí này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN)

Có TK 1381: Số hàng thiếu

Có TK 1331: Thuế gtgt (nhân) X số hàng thiếu (vì khi mua hàng đã trả tiền hàng là có thuế, nên số tiền được trả lại cũng phải có thuế)

c. Đối với trường hợp bồi thường mà phần giá trị cao hơn hoặc thấp hơn giá trị hàng thiếu:

– Nếu giá trị bồi thường cao hơn:

Nợ TK 111, 112, 1388: (bao gồm thuế)

Có TK 1381: Số hàng thiếu

Có TK 1331: Thuế gtgt (nhân) X số hàng thiếu

Có TK 711: Phần giá trị cao hơn.

– Nếu giá trị bồi thường thấp hơn:

Nợ TK 111, 112, 1388: (bao gồm thuế)

Có TK 1381: Số hàng thiếu

Có TK 1331: Thuế gtgt (nhân) X số hàng thiếu

Nợ TK 632, 642, 811: Phần giá trị không được bồi thường

Có TK 1381: Số hàng thiếu không được bồi thường

Có TK 1331: Thuế gtgt (nhân) X số hàng thiếu không được bồi thường.

2.Ý nghĩa của trình bày thông tin hàng thiếu chờ xử lý trong báo cáo tài chính

Trong đó TK 1381 được quy định dùng để phản ánh giá trị tài sản thiếu, mất mát, hư hỏng chưa xác định rõ nguyên nhân còn chờ quyết định xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý thì ghi ngay vào các tài khoản khác có liên quan không hạch toán vào TK 1381. Khi lên bảng cân đối kế toán chỉ tiêu tài sản thiếu chờ xử lý được trình bày trên phần tài sản, mã số 154.

Việc trình bày chỉ tiêu này trên báo cáo tài chính ở bảng cân đối kế toán có nhiều ý kiến không ủng hộ vì cho rằng khi được ghi nhận vào tài sản sẽ làm tổng giá trị tài sản tăng lên; và như vậy báo cáo tài chính sẽ không phản ánh trung thực. Và để giải quyết vấn đề này có nhiều quan điểm xử lý theo nhiều hướng khác nhau như :

– Được ghi âm ở loại A phần III bên phần nguồn vốn.

– Bù trừ tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý với tài khoản tài sản thừa chờ xử lý.

– Ghi vào lỗ trong kỳ (lỗ khác), khi xử lý nếu có thu nhập ghi vào lãi (lãi khác).

Nếu xử lý theo quan điểm 1 thì ưu điểm nổi bật là thấy được tình hình trung thực số tài sản hiện hữu của doanh nghiệp trên bảng cân đối kế toán nhưng nhược điểm đi kèm là việc thể hiện giảm nguồn vốn ở thời điểm này là chưa có cơ sở.

Nếu xử lý bù trừ tài sản thiếu với tài sản thừa theo quan điểm 2 thì ưu điểm cũng giống quan điểm 1 là thấy được số tài sản hiện hữu nhưng nhược điểm của quan điểm này là không thấy rõ được thực trạng tài sản thiếu thừa trong doanh nghiệp như thế nào vì số liệu đã được bù trừ. Giả sử rằng nếu ngẫu nhiên tài sản thiếu và thừa ở một thời điểm phát sinh bằng nhau, sau khi được bù trừ thì trên bảng cân đối kế toán hoàn toàn sẽ không thấy được tình hình nào hoặc nếu bù trừ có chênh lệch thì chênh lệch này cũng không thể cho người đọc báo cáo đánh giá được tình hình gì ngoại trừ xác định được tài sản và nguồn vốn. Chưa nói đến việc người đọc báo cáo khó có thể đánh giá được trình độ quản lý của doanh nghiệp trong quá trình quản lý tài sản thông qua việc phân tích tình trạng tài sản thừa, thiếu ( nếu đã bù trừ ).

Trong những quan điểm xử lý trên theo chúng tôi thì quan điểm xử lý đưa vào lỗ tạm thời được xem là hợp lý nhất, việc xử lý đưa vào lỗ dựa trên cơ sở tính thận trong trong việc hạch toán và trình bày báo cáo. Tuy nhiên nếu ứng dụng vào thực tế doanh nghiệp Việt Nam hiện nay thì hoàn toàn không thể thực hiện được, vì không đáp ứng với yêu cầu quản lý của các ban ngành đối với doanh nghiệp và đặc biệt đối với cơ quan thuế trong việc thực thi nhiệm vụ kiểm tra và thu thuế của mình đối với doanh nghiệp.

Theo quy định trong chuẩn mực chung của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam thì “Tài sản là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai”.

Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản là tiềm năng làm tăng nguồn tiền và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp hoặc làm giảm bớt các khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi ra.

Lợi ích kinh tế trong tương lai của một tài sản được thể hiện trong các trường hợp như:

– Được sử dụng một cách đơn lẻ hoặc kết hợp với các tài sản khác trong sản xuất sản phẩm để bán hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng;

– Để bán hoặc trao đổi lấy tài sản khác;

– Để thanh toán các khoản nợ phải trả;

– Để phân phối cho các chủ sở hữu doanh nghiệp.

Như vậy nếu căn cứ vào quy định của chuẩn mực chung thì khoản giá trị tài sản thiếu chờ xử lý hoàn toàn có thể đặt ở bên tài sản bởi vì nó hoàn toàn có khả năng làm tăng nguồn tiền (trường hợp bắt bồi thường) và cũng có khả năng làm giảm khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi ra (trường hợp quy được trách nhiệm cho bên bán).

Do đó việc thể hiện chỉ tiêu này bên phần tài sản của bảng cân đối kế toán là hoàn toàn hợp lý, tuy nhiên để bổ sung thông tin cho người đọc báo cáo để người đọc có thể nhìn rõ hơn về tài sản của doanh nghiệp.

Các chỉ tiêu này cần được chi tiết trên bảng thuyết minh, cụ thể được phân loại thành 2 khoản:

– Tài sản thiếu chờ xử lý do nguyên nhân chủ quan và có khả năng thu hồi được (ví dụ như thủ quỹ giữ tiền, có két sắt, có bảo vệ, nhưng bị mất nên bắt phải bồi thường ….) .

– Tài sản thiếu chờ xử lý do nguyên nhân khách quan và không có khả năng thu hồi được (như mất vật tư do doanh nghiệp không có hàng rào, cổng hoặc thiếu bảo vệ, …).

Như vậy nếu xử lý theo quan điểm này thì vẫn đảm bảo cho doanh nghiệp có thể theo dõi được khoản tài sản thiếu chờ xử lý mà vẫn không làm mất đi tính trung thực về thông tin tài sản vì nó đã được chi tiết theo từng nội dung và khả năng thu hồi của số tài sản này trên bảng thuyết minh.

Tài khỏan 1381 ngoài việc phản ánh tài sản thiếu chờ xử lý ra nó còn dùng để phản ánh giá trị của tài sản hư hỏng, mất phẩm chất, không đúng quy cách chờ xử lý.

Trên đây là giải đáp của ACC về tài sản thiếu chờ xử lý. Nếu quý khách còn bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ đội ngũ chuyên gia của ACC để được giải đáp nhanh nhất.