Hướng dẫn dùng mail merge trong word 2023
|
Trong Word có tính năng mail merge trộn thư, email, hợp đồng, phiếu lương, thông báo để soạn nội dung hàng loạt với những nội dung giống nhau mà bạn không cần phải nhập thủ công, tiết kiệm thời gian và thao tác thực hiện. Tính năng trộn email có trên tất cả các phiên bản Word từ Word 2007 đến Word 2019. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách dùng tính năng mail merge trong Word. Show
Hướng dẫn dùng mail merge trong WordTrước hết bạn cần chuẩn bị file Excel với danh sách đầy đủ tên và file Word mẫu thư mời, hoặc nội dung cần trộn thư. Bước 1: Tại giao diện Word có mẫu đơn bạn nhấn vào mục Mailings rồi nhấn tiếp vào mục Start Mail Merge hiển thị bên dưới. Tiếp tục nhấn vào mục Step-by-Step Mail Merge Wizard. Bước 2: Trong giao diện hiển thị các bước thực hiện, trước tiên bạn lựa chọn loại thư mà chúng ta đang soạn gồm:
Sau đó bạn nhấn tiếp vào chữ Next. Bước 3: Trong bước này, bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, gồm:
Nhấn tiếp Next để chuyển sang bước tiếp theo. Bước 4: Ở bước này chúng ta chọn dữ liệu được lấy từ file Excel chứa danh sách tên. Nhấn Browse… để chọn file Excel. Lúc này hiển thị giao diện trong Word với các sheet tài liệu Excel. Nhấn vào sheet chứa dữ liệu muốn sử dụng rồi nhấn OK để tiếp tục. Lúc này sẽ hiển thị đầy đủ nội dung các cột có trong file Excel, bạn tích chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện. Nhấn OK để tiếp tục. Sau đó nhấn vào Next để chuyển sang bước tiếp theo. Bước 5: Trong bước này sẽ có tùy chọn viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong thư trộn với trường hợp bạn chưa viết xong mẫu. Nếu mẫu đã viết hoàn chỉnh thì bỏ qua bước này, nhấn vào Next để tiếp tục. Bước 6: Ở bước này bạn nhấn vào vị trí muốn chèn nội dung, sau đó nhấn vào nút Insert Merge Field rồi chọn trường muốn lấy, trước hết là tên người. Lúc này sẽ hiển thị tên trường, để hiện luôn tên người thì bạn nhìn sang cột nội dung ở cạnh phải, nhấn vào mũi tên tại Recipient để thay đổi các mục trong danh sách. Ngay lập tức hiển thị tên người muốn điền vào danh sách. Tiếp đến bạn nhấn xuống nội dung khác ở bên dưới để điền thông tin, chúng ta cũng nhấn vào Insert Merge Field rồi chọn trường điền nội dung, ở đây là chức vụ. Sau đó sẽ hiển thị tên chức danh ứng với tên bên trên như file Excel. Bạn nhấn vào mũi tên tại Recipient thì nội dung các trường thay đổi ngay sau đó. Lúc này bạn có thể nhấn in ngay giấy mời là xong. Cuối cùng nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư trong Word. Bước 7: Sau khi đã hoàn thành xong thì bạn nhấn vào nút Finish & Merge rồi chọn Send Email Messages ở bên dưới. Sau đó bạn điền nội dung email muốn gửi rồi nhấn OK để tiến hành mở Outlook trên máy tính và gửi email qua Outlook. Trong trường hợp dùng Gmail thì bạn phải lưu lại thành file doc riêng lẻ rồi gửi email. Có phải mọi người đang lo lắng vì mỗi ngày phải gửi một lượng lớn bản thảo, thư mời,… qua email cho các khách hàng? Bạn chưa biết làm sao để rút ngắn thời gian so với việc nhập thủ công. Vì vậy, tính năng Mail Merge trong Word sẽ giúp mọi người cài đặt và sử dụng để trộn văn bản nhanh chóng. Nếu muốn biết cách sử dụng Mail Merge này trong word thì mọi người hãy theo dõi bài viết sau. Mail merge trong word là gì?Mail Merge Word là một tính năng cho phép bạn tạo và gửi các thư, thông báo,… đến các đối tác hoặc khách hàng dựa trên tệp dữ liệu bạn có sẵn. Trong tính năng Mail Merge, mọi người chỉ cần soạn sẵn thư mẫu mà mình muốn gửi. Sau đó Mail Merge sẽ căn cứ trên các thông tin như họ tên, số điện thoại, địa chỉ,… để tự động điền vào các vị trí tương ứng. Điều này sẽ giúp người gửi mail tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất công việc. Thay vì bình thường phải nhập thông tin để gửi mai một cách thủ công rất tốn thời gian. Cấu trúc của Mail Merge trong WordTrước khi tìm hiểu cách sử dụng Mail Merge trong Word, mọi người cần tìm hiểu cấu trúc của Mail Merge. Những thành phần quan trọng trong tính năng Mail Merge hiện nay bao gồm: Dữ liệu nguồnDữ liệu nguồn trong Mail Merge là tập hợp các thông tin có thể thay đổi trong thư. Thay đổi này xảy ra sau khi người dùng thực hiện quá trình tạo ra một loạt thư dựa trên mẫu cố định. Tập hợp thông tin này thường sẽ bao gồm:
Dữ liệu nguồn có thể bao gồm danh sách được tạo từ Word, Excel, danh bạ của người gửi. Hoặc bất kỳ kiểu văn bản nào có cấu trúc liệt kê và phân loại thông tin cụ thể. Nội dungNội dung trong Mail Merge bao gồm cả các phần thông tin chung và thông tin bạn muốn tùy chỉnh dựa trên danh sách dữ liệu nguồn. Cụ thể, nội dung bao gồm:
Sự kết hợp giữa dữ liệu nguồn và nội dung thư trong Mail Merge sẽ giúp tạo ra nhiều thư có nội dung khác nhau dựa trên danh sách dữ liệu nguồn. Những yếu tố này giúp bạn tạo ra các tài liệu cá nhân hóa dựa trên thông tin từ danh sách dữ liệu nguồn. Từ đó làm cho việc gửi thư hoặc tạo tài liệu tùy chỉnh trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Cách dùng tính năng Mail Merge trong Word để trộn văn bảnDưới đây là cách thao tác hướng dẫn mọi người cách dùng Mail Merge trong Word để trộn văn bản: – Bước 1: Đầu tiên mọi người cần khởi động Microsoft Word. Sau đó đi đến tab “Mailings” > Chọn vào mục “Start Mail Merge” > Chọn tiếp vào mục “Step-by-step Mail Merge Wizards…” – Bước 2: Sau đó, bạn thực hiện 6 bước trên màn hình để cài tính năng Mail Merge. Tại mục “Select Document Type”, mọi người chọn vào loại thư mà cần gửi như Letters, E-mail Message, Labels,… – Bước 3: Tiếp theo, bạn cần chọn mẫu để sử dụng:
Sau khi chọn mẫu thì nhấp vào mục “Next: Select recipients” để tiếp tục. – Bước 4: Sau đó, bạn cần tạo dữ liệu cần nhập vào mẫu thư, hoặc bạn có thể tạo mới danh sách bằng cách nhấp vào mục “Type a new list”. Sau đó chọn “Create”… để mở hộp thoại. – Bước 5: Tại hộp thoại “New Address List”, bạn tiếp tục nhấn vào ô “Customize Columns…” bên dưới. Sau khi chọn lệnh này thì bạn có thể chỉnh sửa tên trường dữ liệu theo cách phù hợp với mẫu thư của mình. – Bước 6: Sau đó bạn hãy nhấp vào “New Entry” rồi chọn “Ok” để khai báo các dữ liệu mới. – Bước 7: Ở bước tiếp theo, bạn hãy chọn “More items…” để cài đặt Mail Merge và chọn trường dữ liệu nhập vào thư. – Bước 8: Sau đó bạn “Insert” như hình dưới đây để gắn lần lượt từng trường dữ liệu tự động vào thư cần gửi. Tiếp đó bạn hãy chọn mục “Next: Preview your letters”. – Bước 9: Bạn dùng tính năng Preview để kiểm tra xem có thông tin nào sai sót hay không. Nếu có sai sót thì bạn chọn mục “Edit Recipient list”… để tiếp tục chỉnh sửa. Nếu không có gì sai sót thì bạn hãy tiếp tục chọn “Next: Complete the merge”. – Bước 10: Hãy chọn vào mục “Finish & Merge” để hoàn tất gửi email. Cách sử dụng Mail Merge trong ExcelBên cạnh việc tìm hiểu cách sử dụng Mail Merge trong Word, mọi người cũng có thể tìm hiểu cách sử dụng Mail Merge trong Excel. Trước khi tìm hiểu cách sử dụng Mail Merge trong Excel thì mọi người cần tìm hiểu Mail Merge trong Excel là gì: Mail Merge trong Excel là gì?Mail merge trong Excel là quy trình tự động nhập dữ liệu từ một bảng tính Excel vào một tài liệu văn bản thông thường. Nó sẽ cho phép người dùng tạo ra nhiều nội dung với tính cá nhân hóa. Từ đó người dùng không cần mất quá nhiều thời gian để thực hiện các công việc soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, công cụ Mail Merge thường được sử dụng nhiều hơn trong Microsoft Word. Nếu bạn muốn sử dụng chức năng này trong Excel, bạn hãy lưu ý những điều sau:
Cách sử dụng Mail Merge trong ExcelCách sử dụng Mail Merge trong Excel thường không phức tạp như trong Word. Nhưng nó đòi hỏi người dùng cần thành thạo về phần hàm Text. Trong trang tính Excel, bạn sử dụng hàm Text để điều chỉnh các công cụ của Excel. Khi làm việc với các thông tin như họ tên, ngày/ tháng/ năm sinh, địa chỉ,… Bạn cần chú ý đến việc điều chỉnh hàm Text. Quá trình này thường không quá phức tạp. Nhưng nó yêu cầu bạn có kiến thức cơ bản về định dạng văn bản trong code. Nếu bạn chưa quen với phần này, bạn có thể tìm hiểu về “custom number”. Vì chúng có tính chất tương tự nhau. Khi đã điều chỉnh các thông tin định dạng văn bản, bạn nên áp dụng định dạng khác nhau cho tất cả các ô tính chứa các công thức. Thao tác này sẽ giúp hệ thống nhận biết rằng đó chỉ là định dạng văn bản thông thường. Đồng thời đảm bảo rằng dữ liệu của bạn sẽ không bị biến đổi khi thực hiện Mail Merge. Cách trộn thư bằng Mail Merge từ Excel sang WordNgoài cách sử dụng Mail Merge trong Word và Excel thì còn một số cách sử dụng khác của Mail Merge. Đó là cách trộn thư bằng Mail Merge từ Excel sang Word. Thao tác này có thể thực hiện giống nhau trên các phiên bản Word hiện nay. Vì vậy cách trộn thư bằng Mail Merge từ Excel sang Word sẽ được minh họa theo phiên bản Word 2010 đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Dưới đây là cách trộn thư từ Excel vào Word:
Lưu ý khi trộn văn bản bằng Mail Merge trong WordKhi thực hiện trộn văn bản bằng tính năng Mail Merge trong Word, bạn hãy lưu ý: Định dạng dữ liệu từ nguồnKhi bạn lấy dữ liệu từ nguồn như danh sách khách hàng hoặc thông tin cá nhân từ Excel. Bạn cần đảm bảo rằng các ô chứa dữ liệu đã được định dạng là kiểu Text. Từ đó giúp tránh các vấn đề về định dạng dữ liệu không chính xác. Sử dụng hàm INDIRECTĐôi khi, để truy xuất dữ liệu từ các ô tính, bạn có thể sử dụng hàm INDIRECT trong Excel. Thao tác này giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu sẽ được truy cập chính xác và sử dụng trong quá trình Mail Merge. Tùy chỉnh mẫu thưKhi bạn chọn mẫu thư có sẵn trong Word, mẫu thường đã có những trường dữ liệu cố định. Đó là các dữ liệu như First Name, Last Name, Address Line,… Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể kết hợp hoặc chỉnh sửa những trường dữ liệu này để tạo ra một bản mẫu thư phù hợp với yêu cầu riêng của bạn. Một số phím tắt khi sử dụng Mail MergeSau đây là một số phím tắt khi sử dụng Mail Merge trong Word và Excel mà mọi người có thể tham khảo để trộn văn bản nhanh hơn:
Bài viết trên đã chia sẻ khá nhiều về Mail Merge và cách sử dụng Mail Merge trong Word. Hy vọng mọi người thực hiện dễ dàng theo các hướng dẫn ở trên. Mọi người cần lưu ý một số yêu cầu trong quá trình sử dụng Mail Merge để thực hiện trộn văn bản nhanh hơn. |
