Số hóa tài liệu lưu trữ chia sẻ kinh nghiệm
|
Máy scan là thiết bị được sử dụng khá phổ biến hiện nay, đặc biệt là đối với dân văn phòng. Tuy nhiên, để tìm kiếm được một chiếc máy scan tốt, chất lượng không phải ai cũng có kinh nghiệm. Bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn những kinh nghiệm “bỏ […] Show
Ngày nay, số hóa tài liệu lưu trữ là nhu cầu thiết yếu của nhiều đơn vị tại Việt Nam, do sự xuất hiện của doanh nghiệp ngày càng mọc lên như nấm. Tuy nhiên, đứng trước nhu cầu đang gia tăng không ngừng, nhiều người vẫn chưa có câu giải đáp:“Vậy, số hóa tài […] Bạn biết đấy, khi nhu cầu lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp càng lớn. Với nền công nghệ ngày càng tiên tiến và hiện đại như hiện nay. Thì chắc chắn rằng, tầm quan trọng của những chiếc máy scan hay máy in sẽ là những thiết bị không thể thiếu. Với những […] Công tác văn thư lưu trữ lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong đối với tất cả các lĩnh vực trong đời sống. Mọi cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu giá trị được lưu trữ, […] Tài liệu lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu , hoạch định chiến lược phục vụ phát triển kinh tế – xã hội . Nhận thấy được vai trò đó , Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sở nội vụ)nói riêng, ngành Văn thư – Lưu trữ […] Việc quản lý văn bản bằng Exel trong các đơn vị hành chính, công ty là rất quan trọng. Quản lý tốt sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm được thời gian, tránh nhầm lẫn, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết được những vấn đề […] Phần mềm quản lý hợp đồng DocPro giúp các doanh nghiệp nắm trong tay mọi thông tin một cách dễ dàng, linh hoạt và thông minh. Bạn đang đau đầu vì phải sắp xếp các hợp đồng rắc rối? Bạn mất ngủ vì đánh mất một hợp đồng quan trọng? Hay bạn đang lúng túng […] Vào sáng ngày 12/1/2018, FSI và Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hà Nội đã ký kết biên bản hợp tác chính thức về việc trao tặng “Phần mềm quản lý tài liệu DocPro và bộ tài liệu khởi nghiệp” cho tất cả các doanh nghiệp đăng ký thành lập mới tại Sở KHĐT trong […] Hiện nay, phần mềm lưu trữ hình ảnh ngày càng đóng vai trò quan trọng nhất là khi số lượng ảnh hàng ngày được tăng theo cấp số cộng. Sau đây là các trang web giúp bạn có thể lưu trữ hình ảnh một cách tốt hơn. Flickr Flickr- giúp lưu trữ ảnh tuyệt vời […] Các ứng dụng của trí tuệ đang ngày càng phổ biến nhất là trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 đang phổ biến. Một trong những thành tựu và là đặc điểm nổi bật trong thời kỳ này là “Trí tuệ nhân tạo”. Tuy đã nghe nhiều, nhưng liệu bạn đã có đầy đủ […] Trong các doanh nghiệp, việc lưu trữ, quản lý hay luân chuyển văn bản, tài liệu bằng giấy đang tiêu tốn nhiều không gian, chi phí và nhân lực. Vì vậy, quá trình số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tất yếu, đưa các tài liệu thông thường thành định dạng kỹ thuật số, có thể được quản lý và sử dụng trên máy tính. I. Tại sao doanh nghiệp cần số hóa tài liệu?1. Khuyến nghị từ chính phủNgày 05/03/2020, Chính phủ ban hành nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, quy định rõ các nội dung về việc soạn thảo, ký duyệt, quản lý văn bản, quy trình, thời hạn xử lý văn bản… Trong đó, công tác quản lý văn bản, tài liệu là yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước. Đối với doanh nghiệp, tổ chức khác, chính phủ khuyến khích các đơn vị tham khảo để tự xây dựng quy trình, quy định chuẩn xác, hiệu quả. Để tối ưu hoạt động này, số hóa tài liệu được xem là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, tăng tính linh hoạt trong quản lý văn bản và thông tin. 2. Quản lý, khai thác dữ liệu tập trungThông qua hệ thống lưu trữ tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập và chia sẻ thông tin ngay trên nền tảng số. Từ đó tăng cường sự cộng tác và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân sự tiếp cận thông tin khi cần thiết. 3. Xử lý nhanh chóng quy trình quản lý tài liệu đến và điSố hóa tài liệu làm giảm thời gian xử lý quy trình liên quan đến tài liệu đến và đi. Việc chuyển đổi văn bản thành dạng điện tử cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, loại bỏ hoặc giảm thiểu sự phụ thuộc vào quy trình thủ công như chờ đợi quản lý ký duyệt. Do đó, hiệu suất làm việc của đội ngũ chắc chắn sẽ được cải thiện. 4. Đồng nhất tất cả loại hình văn bản lưu trữ nhờ số hóaBằng cách số hóa tài liệu, doanh nghiệp đồng nhất tất cả các loại hình văn bản, bao gồm hợp đồng, báo cáo, biểu mẫu và tài liệu khác dưới dạng file điện tử. Điều này góp phần giảm thiểu sự phân tán, lộn xộn của hệ thống lưu trữ truyền thống. 5. Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lựcViệc tìm kiếm và truy xuất thông tin sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng, nhân sự không cần tìm kiếm thông qua hàng tá tài liệu vật lý. Đồng thời, quá trình loại bỏ, cắt giảm số lượng giầy, mực in sử dụng cũng giảm bớt các tác động xấu đến môi trường. Nhìn chung, số hóa tài liệu mang đến cách thức làm việc minh bạch, chính xác, ít sai sót hơn. Số hóa thành công giúp doanh nghiệp tìm ra những cách thức vận hành mới, tiên tiến hơn để giải quyết những vấn đề lãng phí, bất cập trước đây. Đọc ngay: Quản lý tài liệu – Cách thức đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả II. Phân biệt số hóa dữ liệu và số hóa tài liệuSố hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi các dạng dữ liệu vật lý như hồ sơ, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, văn bản, hình ảnh, bản đồ từ dạng cứng sang định dạng kỹ thuật số để tạo tập tin số hóa. Người dùng có thể quản lý và sử dụng trên môi trường điện tử, ví dụ dùng máy tính để đọc hiểu, lưu trữ dữ liệu. Số hóa tài liệu là một phần nhỏ của số hóa dữ liệu. Hoạt động này cho phép doanh nghiệp chuyển các loại tài liệu và văn bản sang dạng tài liệu điện tử, bao gồm cả cấu trúc, định dạng và nội dung. III. Các loại tài liệu cần số hóaHầu hết các loại tài liệu lưu trữ hiện hành đều có thể được số hóa. Nếu doanh nghiệp đang bắt đầu chuyển đổi thì nên ưu tiên những dạng văn bản sau:
Cần lưu ý rằng, khi thực hiện số hóa tài liệu, doanh nghiệp nên đánh giá mức độ quan trọng, cần thiết của các loại tài liệu hiện để đưa thứ tự ưu tiên, loại bỏ những văn bản không còn giá trị. IV. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữQuy trình số hóa tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp bao gồm các bước:
Với quy trình trên, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu số và triển khai quy trình tới toàn bộ tổ chức. Việc này giúp nhân viên hiểu, chủ động sử dụng hiệu quả các công cụ và tuân thủ quy trình chặt chẽ. Đọc ngay: 15+ phần mềm quản lý văn bản dễ sử dụng cho doanh nghiệp V. Tiêu chí lựa chọn đơn vị, ứng dụng số hóa tài liệu1. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý tài liệu, văn bảnĐơn vị hoặc ứng dụng số hóa tài liệu cần cung cấp đầy đủ tính năng hỗ trợ công tác số hóa, quản lý văn bản. Một số tính năng chính cần có là:
2. Khả năng kết nối liên thôngPhần mềm số hóa, quản lý văn bản nên có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong tổ chức. Đặc biệt là các ứng dụng quản lý quy trình, ký duyệt tài liệu từ xa hay giao việc, quản lý tiến độ thông minh… Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số đồng bộ, liên kết liền mạch giữa các phòng ban. Đồng thời, dữ liệu không bị phân mảnh, mọi người tương tác dễ dàng xuyên suốt quy trình làm việc. 3. Thiết kế đơn giản, dễ sử dụngPhần mềm số hóa tài liệu, văn bản cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Thiết kế nên tối ưu sao cho người dùng dễ dàng tìm hiểu và sử dụng các tính năng một cách nhanh chóng. Hạn chế tích hợp nhiều chi tiết kỹ thuật khiến nhân sự cảm thấy chán nản, từ chối thay đổi cách làm. 4. Uy tín thương hiệuĐơn vị cung cấp phần mềm uy tín sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp, đáng tin cậy và đáp ứng được nhiều yêu cầu của doanh nghiệp. Họ không chỉ sở hữu nền tảng công nghệ hiện đại, bảo mật an toàn mà còn thường cập nhật nhanh chóng các quy định pháp luật liên quan đến xử lý dữ liệu. MISA AMIS Văn thư là giải pháp số hóa quy trình quản lý công văn của doanh nghiệp một cách đơn giản, thông minh. Phần mềm giúp người dùng tìm kiếm nhanh các tài liệu đi/đến trên hệ thống văn thư của đơn vị, theo dõi quá trình luân chuyển văn bản và mang lại nhiều lợi ích khác như:
|
