Tài liệu quản lý tòa nhà văn phòng năm 2024
|
Đây là bộ tài liệu quản lý tòa nhà, chung cư đầy đủ nhất dành cho một công ty, đơn vị, giám đốc quản lý tòa nhà hay trưởng ban quản lý tòa nhà cần phải biết để triển khai vận hành quản lý tòa nhà được tốt nhất. Show
Nội dung bộ tài liệu bao gồm:Tầm quan trọng của Quản lý tòa nhàQuản lý vận hành tòa nhà là công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như tính bao quát và tỉ mỉ cao. Ở các nước phát triển như Châu âu, quản lý tòa nhà trở thành một bộ môn được giảng dạy và đào tạo bằng nhiều chương trình khác nhau. Hơn nữa, các dịch vụ quản lý phát triển cùng với sự hỗ trợ của khoa học công nghệ, giúp cho việc quản lý tối ưu hơn. Doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, nhanh chóng, giảm tối đa mọi rủi ro sai sót, từ đó mang lại giá trị bền vững cho cư dân, khách hàng cũng như mang đến cho doanh nghiệp lợi nhuận cao hơn. Tuy nhiên tại Việt Nam, công tác này vẫn còn nhiều yếu kém và bộc lộ nhiều sai sót, do chưa có các chương trình đào tạo thực tế cũng như chưa nắm bắt xu hướng phát triển của thị trường. Bộ tài liệu dựa trên kinh nghiệm thực tiễnChính vì vậy, bộ tài liệu quản lý tòa nhà cùng hệ thống biểu mẫu mà Blog MBAz tổng hợp và nghiên cứu sẽ phần nào cho bạn thấy cái nhìn bao quát về công tác quản lý tòa nhà, từ đó nắm bắt được những nghiệp vụ cơ bản và tiến tới làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Bộ tài liệu được tổng hợp dựa trên kinh nghiệm thực tế (trong đội ngũ quản trị của blog MBAz có người xuất thân trải qua các vị trí Trưởng ban quản lý tòa nhà, Giám đốc quản lý tòa nhà và Thư kí/ trợ lý của Chủ tịch hội đồng Công ty quản lý tòa nhà tại Hà Nội). Ngoài ra, MBAz.net kết hợp với các đơn vị có nhiều năm đi sâu nghiên cứu lĩnh vực bất động sản, địa ốc trong và ngoài nước cũng như phát triển những giải pháp phần mềm quản lý kinh doanh bất động sản, quản lý vận hành tòa nhà. Chính vì vậy đội ngũ blog MBAz mang đến cho bạn bộ tài liệu quản lý tòa nhà đại cương chuẩn xác nhất hiện nay và phù hợp với quy trình chung của mọi tòa nhà. Tải ngay bộ tài liệu Quản lý tòa nhà đầy đủ nhấtLà một người kinh doanh bất động sản, kinh doanh địa ốc hay những bạn trẻ định hướng cho mình công việc quản lý tòa nhà thì chắc chắn không thể bỏ qua tài liệu này. Và quan trọng hơn hết, đừng bao giờ đặt chân vào một lĩnh vực nào đó, khi chưa nắm rõ những kiến thức cơ bản. Việc doanh nghiệp phát triển bền vững như thế nào trong tương lai hay việc định hướng nghề nghiệp của bạn như thế nào, tất cả được quyết định ngay từ bây giờ. Tải ngay “(BMS) Bộ tài liệu quản lý tòa nhà, chung cư” miễn phí và truy cập https://mbaz.net/downloads để cập nhật những bộ tài liệu mới hơn. LINK DOWNLOAD NOW Chương trình ưu đãi đặc biệt: Mở tài khoản chứng khoán Phú Hưng Securities với Cố vấn đầu tư cao cấp, quản lý tài sản và ủy quyền đầu tư NGUYỄN VĂN HÙNG - ID:2206. Nhận ngay 20K tiền mặt. Chi tiết liên hệ hotline: 0905 889 188 Hung.MBAhttps://mbaz.net Mình là Hung.MBA, tốt nghiệp MBA của RMIT Việt Nam. Đây là Blog cá nhân của mình. Là một doanh nhân người Việt, hiện đang đương nhiệm vai trò: CEO của HSMA | Mentor cho VinaDomain | Co-Founder của Lelp.net. >>> Tự nhận thấy: - Yêu màu hồng, ghét sự giả dối. - Thích màu tím thủy chung, ghét sự cô đơn. - Sống nội tâm, hay khóc thầm và yêu bóng tối. - Thích thể thao, đam mê công nghệ. - Thích linh tinh thì làm marketing. Hiện nay, nhiều tòa nhà được xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp. Đi cùng với đó là sự phát triển của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Vậy hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng có khác gì so với chung cư, làm sao để quản lý hiệu quả? Quản lý tòa nhà văn phòng là hoạt động bao gồm các công việc thuộc lĩnh vực quản lý và vận hành nhằm đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng giúp cho chủ đầu tư tiết kiệm chi phí cũng như như người làm việc tại đó luôn cảm thấy thoải mái khi làm việc. II. Công việc và quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng1. Quản lý hợp đồngTrường hợp chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành thì quản lý hợp đồng trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà chỉ liên quan đến các hoạt động vận hành dự án (vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì – bảo dưỡng máy móc,…) Nếu các chủ đầu tư ký hợp đồng quản lý tòa nhà trực tiếp với các đơn vị nhà thầu thì ban quản lý vận hành sẽ thực hiện công việc giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu cho chủ đầu tư. Nếu chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà ký kết hợp đồng với các nhà thầu thì ban quản lý sẽ phải thực hiện công việc đàm phán, ký hợp đồng và thực hiện các điều khoản đảm bảo lợi ích cho tòa nhà. 2. Quản lý nhân sựBộ phận nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải phụ trách nhiều mảng khác nhau nhằm đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên sẽ được bộ phận quản lý giám sát chặt chẽ đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng tiến độ. 3. Quản lý tài chínhĐể hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng trơn tru và hiệu quả sẽ cần đến những khoản chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hàng tháng cho các dịch vụ thiết yếu (vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng, điện – nước, rác thải,…) Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải thực hiện công việc quản lý và lập báo cáo tài chính hàng tháng gửi cho chủ đầu tư. Nếu chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý thực hiện việc thu phí thuê văn phòng thì ban quản lý sẽ phải làm việc trực tiếp với khách hàng về các vấn đề tài chính, thu phí đúng hạn và lập báo cáo gửi đến chủ đầu tư. Chính vì vậy, bộ phận quản lý tài chính phải thực hiện công việc minh bạch, rõ ràng để cho khách hàng tin tưởng và an tâm hơn. ||Xem thêm: Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn đầy đủ chi tiết 4. Quản lý chăm sóc khách hàngBộ phận chăm sóc khách hàng sẽ giới thiệu các phòng chức năng, tiếp nhận phản hồi và xử lý các khiếu nại, đồng thời giải đáp thắc mắc của khách hàng, cư dân. Hoạt động này sẽ mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất. 5. Vận hành kỹ thuật tòa nhàCông việc bảo trì tòa nhà sẽ do đơn vị quản lý đảm nhiệm. Các hệ thống trong tòa nhà (thông gió, điện, nước, internet, camera,…) cần được vận hành tốt ổn định đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng khi đến tòa nhà. 6. Quản lý dịch vụ vệ sinhDịch vụ vệ sinh chung của văn phòng cho thuê là một công việc mà ban quản lý cần quan tâm. Công ty quản lý tòa nhà văn phòng cần đảm bảo vệ sinh của các khu vực trong tòa nhà (sảnh, hành lang, cầu thang,…) được sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải sau khi dọn dẹp. Không gian văn phòng sạch giúp tạo nên ấn tượng tốt về đơn vị quản lý vận hành tòa nhà trong mắt khách hàng. ||Xem thêm: Quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn chi tiết, không gian sạch 7. Hệ thống an ninh tòa nhàTòa nhà văn phòng là nơi tập trung nhiều nhân sự làm việc và cũng tiếp đón nhiều khách hàng đến. Chính vì vậy, hệ thống an ninh cần được trang bị đầy đủ. Hệ thống camera phải luôn hoạt động ổn định và nhân viên an ninh được đào tạo nghiệp vụ bài bản đảm bảo sự an toàn cho toàn bộ tòa nhà. ||Xem thêm: 7 Kinh Nghiệm Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả III. Phí quản lý tòa nhà văn phòngChi phí vận hành tòa nhà văn phòng được tính theo m2. Phí quản lý tòa nhà văn phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau:
Các doanh nghiệp thuê mặt bằng tòa nhà văn phòng với nhu cầu khác nhau sẽ có mức phí quản lý khác nhau.
IV. Phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả1. Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳTòa nhà văn phòng nếu không được đảm bảo về cơ sở vật chất sẽ làm giảm sức hút đối với khách hàng. Do đó, chủ đầu tư cần bảo trì thường xuyên để phát hiện và kịp thời xử lý các hỏng hóc nhằm giảm bớt các tổn thất của tòa nhà. Chất lượng tòa nhà tốt sẽ nâng cao giá trị của tòa nhà và thu hút nhiều khách hàng hơn. Do đó, chủ đầu tư nên thực hiện việc bảo trì theo định kỳ:
2. Hiểu, nắm rõ thông tin trên hợp đồng cho thuêBan quản lý tòa nhà cần hiểu rõ để hỗ trợ chủ đầu tư thực hiện tốt các cam kết. Đặc biệt, ban quản lý tòa nhà cũng đóng vai trò quan trọng trong hạn chế các tranh chấp giữa khách hàng và chủ đầu tư. Một ban quản lý chuyên nghiệp góp phần đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa chủ đầu tư và khách hàng. ||Xem thêm: Quản lý cơ sở vật chất văn phòng gồm những công việc gì? 3. Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoàiMột trong cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả là nắm rõ dự án từ trong ra ngoài. Không chỉ chủ đầu tư mà ban quản lý cũng cần tìm hiểu nhu cầu và các yếu tố mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng từ đó hoàn thiện tòa nhà hơn. Ngoài ra, chủ đầu tư và ban quản lý kiểm tra, chụp hình hiện trạng văn phòng. Sau đó lập biên bản bàn giao hiện trạng trước khi bàn giao cho khách. Biên bản giúp chủ đầu tư nắm rõ bất động sản của mình, vừa giúp khách có ý thức giữ gìn cơ sở vật chất hơn khi thuê văn phòng. 4. Giao tiếp, trao đổi cùng người thuêMột cách quản lý tòa nhà hiệu quả là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Ban quản lý tòa nhà văn phòng nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng để đảm bảo mọi thứ được hoạt động ổn định, đồng thời xử lý các vấn đề mà khách chưa hài lòng. Giao tiếp và trao đổi sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách và hình ảnh đẹp cho đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tư. 5. Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhàThường xuyên nâng cấp và tiện ích văn phòng là cách quản lý văn phòng hiệu quả. Hoạt động lâu dài sẽ cải thiện chất lượng cơ sở vật chất, nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Nhờ đó mà chủ đầu tư có thể cho thuê với mức phí cao hơn. Hơn nữa, chủ đầu tư có cơ hội gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng, góp phần tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của tòa nhà. 6. Lưu trữ thông tin quan trọng của người thuêChủ đầu tư cần đặc biệt chú ý đến các thông tin quan trọng của người thuê và tòa nhà trong quá trình quản lý tòa nhà văn phòng.
7. Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợpChủ đầu tư có thể yêu cầu khách hàng thanh toán chi phí thuê theo chu kỳ từ 3 đến 6 tháng. Cách này sẽ giúp hai bên giảm bớt các thủ tục thanh toán và giúp chủ đầu tư có thêm kinh phí bảo trì tòa nhà định kỳ. Ngoài ra, chủ đầu tư cần xây dựng các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng nhằm hạn chế các rủi ro khi thanh toán và nâng cao trách nhiệm của khách hàng. IV. Asahi Japan – đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệpAsahi Japan là đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động. Chúng tôi cung cấp cho khách hàng những dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chất lượng, chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn Nhật Bản. |
