Ưu điểm của việc chỉnh sửa định dạng bằng cách sửa bảng tính Excel là gì?

Phần mềm Business Intelligence không chỉ có thể tự động phân tích bộ dữ liệu mà còn cung cấp cho người dùng khả năng trực quan hóa phong phú, có thể chia sẻ dễ dàng. Qua đó, ngay cả những người dùng chưa có kinh nghiệm cũng có thể tạo các báo cáo theo dõi doanh số, chi phí, năng suất và các chức năng kinh doanh khác một cách trực quan. Phạm vi rộng và tính linh hoạt của các công cụ BI giúp bạn dễ dàng hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp.

Vậy, lợi thế của hệ thống BI so với Excel truyền thống là gì?

Các bảng tính cũ rất phức tạp khi mở các tệp dữ liệu lớn. Một số chương trình thậm chí không cho phép tải hoặc xem tập dữ liệu lớn hơn một số hàng hoặc megabyte nhất định.

Ngược lại, các công cụ Business Intelligence cho phép nén dữ liệu ấn tượng ngoài các chức năng phân tích và trực quan hóa. Thực tế này làm cho chúng rất linh hoạt và nhanh chóng. Với chúng, bạn có thể làm việc và xem dữ liệu của mình trực tiếp trong hệ thống BI và bảo toàn tổng quan đầy đủ về tập dữ liệu.

Hơn nữa, với các công cụ BI hiện đại, bạn có thể dễ dàng kết hợp, nối và hợp nhất các tập dữ liệu khác nhau, ngay cả những tập dữ liệu từ các bộ phận khác nhau như bán hàng, tiếp thị, v.v. Với các bảng tính truyền thống, điều này chỉ có thể thực hiện theo cách thủ công, điều này rõ ràng làm chậm mọi thứ và đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ tập dữ liệu có nguy cơ bị đe dọa do lỗi của con người.

Việc chuẩn bị, sửa đổi và chuyển đổi dữ liệu rất thuận tiện trong phần mềm BI. Các mô hình phân tích và thống kê có thể được tạo bằng cách sử dụng bảng điều khiển BI bao gồm các thứ nguyên và thuộc tính dữ liệu khác nhau như kết hợp ngày-giờ. Các công cụ BI thường cung cấp các chức năng thời gian khác nhau như tính toán KPI hàng năm, v.v. Bên cạnh đó, phần mềm BI có thể dễ dàng thực hiện tất cả các thao tác và chỉnh sửa dữ liệu tiêu chuẩn như lọc, thêm, hợp nhất, kết hợp ô / hàng / cột và thay đổi định dạng.

Các trình xử lý bảng tính truyền thống có thể dễ dàng tạo, sao chép và dán các bảng dữ liệu. Tuy nhiên, chúng không cho phép kết nối các công cụ khác như Twitter, Facebook hoặc Google Analytics. Để kết nối những điều này, các chương trình kiểu cũ thường yêu cầu các plugin của bên thứ ba. Việc kết nối dữ liệu từ các nguồn khác nhau như SAP hoặc SQL Server cũng có thể là vấn đề đối với phần mềm bảng tính kiểu cũ.

Các công cụ BI hiện đại được thiết kế để kết hợp dữ liệu thành một mô hình có thể báo cáo với các chức năng kết nối dành riêng cho các trình xử lý dữ liệu khác nhau. Sau đó, bảng điều khiển tương tác cung cấp các hình ảnh và phân tích tức thì có thể được làm mới trong thời gian thực.

Như đã trình bày ở trên, các công cụ BI cho phép hợp nhất dữ liệu tự động từ nhiều nguồn khác nhau. Hơn nữa, chúng có khả năng thu thập dữ liệu tự động và cho phép làm mới dữ liệu theo lịch trình khiến cho việc xử lý dữ liệu thủ công trở nên lỗi thời và không cần thiết. Do đó, thời gian của các doanh nghiệp có thể để dành cho các hoạt động có giá trị hơn.

Tự động hóa hỗ trợ BI này làm tăng giá trị theo hai cách. Trước hết, các hệ thống này ít mắc lỗi hơn vì chúng ít đòi hỏi sự tham gia của con người và thủ công hơn nhiều. Thứ hai, báo cáo được tự động hóa. Khi bạn thiết lập một hệ thống BI có khả năng xử lý trước, phân tích và trực quan hóa dữ liệu, bạn có thể dễ dàng sửa đổi báo cáo bằng cách điều chỉnh các thông số của mô hình và bổ sung hoặc cập nhật bộ dữ liệu ban đầu của bạn. Bằng cách này, bạn có thể tạo các báo cáo chiến lược, được lập lịch và / hoặc cung cấp thông tin cập nhật trực tiếp cho người dùng, nhà thầu và khách hàng của mình. Bằng cách này, các bên quan tâm sẽ liên tục cập nhật thông tin quan trọng.

Tạo biểu đồ tương đối dễ dàng và không tốn công sức trong Excel và các chương trình cơ bản tương tự khác. Các công cụ BI thường cung cấp các phương pháp tương tự để liên kết dữ liệu đơn giản với quy trình công việc mà người dùng đã quen với các chương trình bảng tính.

Tuy nhiên, các hình ảnh hóa phức tạp hơn là thách thức hơn nhiều trong Excel và không dễ thực hiện chứ chưa nói đến tự động hóa. Không có hoạt động tự động nào ngoại trừ tính toán và bảng tổng hợp, cần được thiết lập thủ công trước thời hạn. Chuẩn bị và xử lý trước dữ liệu yêu cầu tạo công thức, thay đổi định dạng ô, kết hợp và dán dữ liệu.

Trong khi đó, các hình ảnh trực quan tương đối phức tạp liên quan đến dữ liệu địa lý, bản đồ và khung thời gian thường nằm trong bộ công cụ tiêu chuẩn của nhiều phần mềm BI. Một số chương trình BI thậm chí còn cho phép tạo hoặc mua các trực quan hóa tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu riêng.

Ví dụ, các báo cáo trừu tượng hơn liên quan đến hoạt động có thể được thực hiện dễ hiểu và trực quan với các hệ thống BI. Chúng thường cung cấp các chức năng kéo và thả và các tiện ích hữu ích khác để sửa đổi hình ảnh cụ thể bằng cách thêm các nhóm hoặc điểm đánh dấu vào biểu đồ, chẳng hạn. Theo nghĩa này, chúng giống các chương trình văn phòng quen thuộc hơn là các môi trường lập trình phức tạp.

Tạo nhãn hiệu do người dùng xác định và phối màu cũng dễ dàng trong hệ thống BI. Các nhóm tiếp thị có thể sử dụng chúng để tự xử lý các nhiệm vụ đó mà không cần dựa vào các nhà phân tích. Do đó, thật dễ dàng tạo các biểu đồ và đồ thị với một bảng màu nhất quán phù hợp với các nguyên tắc xây dựng thương hiệu của công ty.

Sử dụng Excel hoặc các chương trình truyền thống khác trên thiết bị di động rất khó, không hiệu quả và đôi khi là không thể. Theo dõi KPI trong bảng điều khiển BI trên thiết bị di động là một giải pháp tốt hơn nhiều, đặc biệt là về mặt xem và trực quan hóa bảng tính. Hơn nữa, các phiên bản di động của hệ thống BI thường bảo tồn hầu hết các chức năng của máy tính để bàn xung quanh việc phân tích và giải thích thống kê. Ví dụ, một số giải pháp BI có các ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động có quyền truy cập vào bảng điều khiển có thể tải xuống để làm việc ngoại tuyến trên máy bay.

• Cộng tác, Phân phối và Xuất bản

Tất cả chúng ta đều biết việc làm việc trên bảng tính Excel đồng thời với các đồng nghiệp là vấn đề và khó chịu như thế nào. Tất cả các tệp của bạn cần được chia sẻ thủ công hoặc tải lên ổ đĩa ảo. Bạn phải cẩn thận khi sửa đổi tệp để tránh xung đột phiên bản, đặc biệt là vấn đề khi làm việc với Dữ liệu lớn.

Các công cụ BI cho phép bạn xuất bản các báo cáo mà các cộng tác viên của bạn có thể truy cập được. Họ có thể nhận xét về KPI và hình dung của bạn dựa trên bối cảnh của từng chế độ xem. Hơn nữa, mỗi khía cạnh của báo cáo thường có thể điều chỉnh và có thể được hiển thị và sửa đổi trong thời gian thực trong không gian làm việc cá nhân của mỗi cộng tác viên. Qua đó, các mô hình phân tích không cần phải xây dựng lại hoặc đặt lại; mọi thứ có thể được điều chỉnh khi đang di chuyển.

• Khả năng mở rộng và hiệu suất

Khi tầm quan trọng của việc thu thập và phân tích lượng lớn dữ liệu ngày càng tăng, Excel nhanh chóng trở thành nút cổ chai cho các mô hình của bạn. Tùy thuộc vào số lượng cột bạn có, Excel sẽ chậm lại đáng kể khi bạn đạt đến khoảng một triệu hàng. Các giải pháp BI thường được điều chỉnh cho hàng triệu hàng dữ liệu và chạy các công cụ tối ưu hóa tải bộ nhớ của riêng chúng.

Các công cụ BI được thiết kế để lưu trữ và tính toán dữ liệu trên máy tính để bàn hoặc trong môi trường đám mây. Giải pháp thứ hai cho phép dễ dàng mở rộng và tiết kiệm tài nguyên. Hơn nữa, việc liên tục cải thiện hiệu suất, dễ truy cập và độ tin cậy là một trong những ưu tiên hàng đầu của nhà phát triển công cụ BI.

Các chương trình xem bảng tính tiêu chuẩn không có cổng bảo mật riêng. Chúng dựa vào hệ điều hành, quyền truy cập tệp mạng và cài đặt bảo mật của từng máy tính.

Excel dựa vào bảo mật dựa trên mật khẩu bất tiện. Nếu nó không được thiết lập đúng cách, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng cập nhật, xóa, sao chép và dán các hàng và cột trong tệp. Điều này rõ ràng có thể làm ảnh hưởng đến tính bảo mật hoặc tính bí mật của dữ liệu trong bảng tính.

Các giải pháp phần mềm BI có nhiều lớp bảo mật kiểm soát và giám sát hoạt động cũng như quyền truy cập của người dùng. Chúng giúp đơn giản hóa việc triển khai các giao thức bảo mật như xác thực LDAP hoặc Active Directory. Quyền truy cập có thể được thiết lập nhanh chóng và linh hoạt ở cấp tổng quan, phân tích và báo cáo. Chủ sở hữu ban đầu của trang tổng quan / tập dữ liệu có thể cấp cho những người có liên quan quyền truy cập vào thông tin cụ thể trong báo cáo dựa trên mức độ chuyên môn hoặc trách nhiệm của họ.

Kết luận:

Nhiều chương trình bảng tính về mặt lý thuyết là miễn phí nhưng không hữu ích lắm khi đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện đại liên quan đến việc thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu. Excel vẫn là một công cụ kinh doanh phổ biến, nhưng nó tốn thời gian và tương đối linh hoạt. Mặt khác, các giải pháp BI tiết kiệm thời gian, tài nguyên và tiền bạc.

Các doanh nghiệp dựa trên dữ liệu ngày nay yêu cầu các giải pháp mới để không làm bộ phận CNTT của họ quá tải trong việc thu thập, xử lý trước và phân tích dữ liệu. Các công cụ BI tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh khác nhau, tạo thuận lợi cho việc hợp nhất dữ liệu từ các nguồn khác nhau, cung cấp khả năng trực quan hóa nhanh chóng và tính năng bảo mật cấp hàng.