Bạn đọc hỏi: Tôi đọc báo thấy có trường hợp khi đi xin xác nhận sơ yếu lý lịch tại UBND phường xã thì bị xác nhận rằng là không chấp hành quy định của địa phương, hoặc xác nhận là hay vi phạm pháp luật. Vậy cho tôi hỏi UBND được xác nhận gì vào trong sơ yếu lý lịch ? Thủ tục này được thực hiện như thế nào ? Quy định ở đâu ? Xin cảm ơn Luật sư.
Luật sư tư vấn:
Thực tế pháp luật không có thủ tục cụ thể quy định về việc xác nhận sơ yếu lý lịch của cá nhân, do đó, các UBND cấp phường, xã thực hiện không thống nhất, có nơi xác nhận nơi đăng ký thường trú, có nơi xác nhận chữ ký của người khai lý lịch, cũng có nơi chỉ đóng dấu của Ủy ban nhân dân mà không có nội dung xác nhận. Đặc biệt, có UBND cấp phường, xã còn xác nhận vào Sơ yếu lý lịch của công dân với nội dung “không chấp hành pháp luật, chủ trương của Nhà nước” do những công dân hoặc hộ gia đình của công dân này không nộp đầy đủ các khoản thu của địa phương. Nội dung xác nhận này đã làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, gây bất lợi cho công dân khi sử dụng Sơ yếu lý lịch.
Do đó, ngày 20 tháng 03 năm 2014, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã ban hành Công văn 1520/HTQTCT-CT hướng dẫn xác nhận Sơ yếu lý lịch như sau:
“UBND xã, phường, thị trấn trên địa bàn chỉ thực hiện chứng thực chữ ký của người khai Sơ yếu lý lịch; người khai phải tự chịu trách nhiệm về nội dung đã khai trong lý lịch. Trong trường hợp người thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã biết rõ về nhân thân của người khai sơ yếu lý lịch và yên tâm, tin tưởng vào nội dung đã khai trong Sơ yếu lý lịch của người đó, thì xác nhận nội dung Sơ yếu lý lịch là đúng. Đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã không ghi nội dung về việc chấp hành pháp luật, chủ trương, chính sách của Nhà nước, địa phương vào Sơ yếu lý lịch của công dân”
Sau đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trong đó cụ thể hóa thủ tục chứng thực chữ ký tại Điều 24 của Nghị định với cách thức thực hiện thủ tục như sau:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng và Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Đối với giấy tờ, văn bản có từ [02] hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 [hai] tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Việc chứng thực bị từ chối sau khi người thực hiện chứng thực kiểm tra và phát hiện:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
Về thời hạn thực hiện thủ tục hành chính nêu trên được quy định như sau: Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
Ngoài ra, thủ tục chứng thực chữ ký hay xác nhận sơ yếu lý lịch còn được hướng dẫn bổ sung tại Điều 2 Thông tư 20/2015/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:
“1. Đối với những việc chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian [giờ, ngày] trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
2. Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này.”
Ngoài ra, Công văn 1352/HTQTCT-CT hướng dẫn thực hiện Nghị định 23/2015/NĐ-CP do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành cũng đã quy định:
“Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp: … chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân“
Về nội dung lời chứng chứng thực chữ ký phải theo mẫu sau:
Ngày …….. tháng ……. năm …….
[Bằng chữ ………………………………………………]
Tại ……………………………………., ….. giờ ….. phút. Tôi …………..……….., là ………………………………..
Chứng thực
Ông/bà …………… Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu [3]số …….., cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi.
Số chứng thực ………….. quyển số ………… [1] – SCT/CK, CĐ
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu
Các nội dung lời chứng chứng thực chữ ký hay xác nhận sơ yếu lý lịch không theo mẫu trên đều sai quy định.
Bạn đọc tham khảo để nắm được các nội dung cần trao đổi với UBND phường xã khi thực hiện thủ tục xác nhận sơ yếu lý lịch không đúng quy định.
Sơ yếu lý lịch là gì? Chứng thực sơ yếu lý lịch? Quy định về chứng thực chữ ký? Xác nhận sơ yếu lý lịch ở đâu? Và cần mang theo những gì?
Sơ yếu lý lịch đóng vai trò vô cùng quan trọng trong cuộc sống hiện nay, đặc biệt là đối với những học sinh, sinh viên, những người lao động xin việc.. đây là một trong những giấy tờ không thể thiếu. Khi tiến hành thủ tục công chứng sơ yếu lý lịch thì người yêu cầu cần mang theo những gì và trình tự thủ tục công chứng sơ yếu lý lịch như thế nào?
Luật sư tư vấn luật miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568
– Cơ sở pháp lý:
+ Thông tư 01/2020/TT- BTP của Bộ Tư pháp ngày 03 tháng 3 năm 2020 hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch do Bộ Tư pháp ban hành
+ Nghị định 23/2015/NĐ- CP của Chính phủ ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
+ Luật Công chứng 2014
1. Sơ yếu lý lịch là gì?
– Sơ yếu lý lịch được hiểu là tờ khai khai tổng quan những thông tin liên quan đến ứng viên xin việc, bao gồm thông tin về cá nhân và thông tin về nhân thân [bố, mẹ, vợ, chồng, anh, chị em…] của ứng viên đó; sơ yếu lý lịch có vai trò quan trọng và thường được dùng để hoàn thiện bộ hồ sơ xin việc hay làm các thủ tục hành chính liên quan.
– Một bản sơ yếu lý lịch sẽ bao gồm những thông tin sau:
Xem thêm: Xin xác nhận sơ yếu lý lịch ở đâu? Nhờ người khác chứng thực sơ yếu lý lịch được không?
+ Một ảnh 4×6 [có đóng dấu giáp lai của cơ quan xác nhận lý lịch].
+ Phần kê khai thông tin cá nhân [họ và tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi ở, số chứng minh nhân dân, dân tộc, tôn giáo, điện thoại liên hệ, trình độ học vấn,…].
+ Hoàn cảnh gia đình [tên, năm sinh, nghề nghiệp, quá trình công tác của bố, mẹ, anh chị em ruột, vợ/chồng và con cái].
+ Tóm tắt quá trình học tập – làm việc của người kê khai [thời gian, cơ quan công tác, chức vụ,…].
+ Khen thưởng, kỷ luật.
+ Lời cam kết của người kê khai.
+ Xác nhận của địa phương [chữ ký và con dấu].
– Cơ quan có thầm quyền chứng thực sơ yếu lý lịch:
Xem thêm: Kê khai lý lịch 3 đời gồm những ai? Quy định về kê khai lý lịch?
+ Ủy ban nhân dân [UBND] cấp xã nơi bất kỳ [không phụ thuộc vào việc đó là UBND cấp xã nơi thường trú hay tạm trú];
+ Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng
+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
2. Chứng thực sơ yếu lý lịch:
– Căn cứ Điều 15 Thông tư 01/2020/TT- BTP quy định về chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân như sau:
+ Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.
Theo đó: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
[1] Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
[2] Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Xem thêm: Lý lịch của bố có ảnh hưởng đến việc kết nạp Đảng của con không?
– Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định. tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp được pháp luật quy định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ [02] hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 [hai] tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
– Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ- CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
+ Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
Xem thêm: Xét lý lịch trong trường hợp kết hôn với người trong ngành kiểm sát
+ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
– Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.
– Thời hạn giải quyết: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì phải có phiếu hẹn ghi rõ giờ, ngày trả kết quả.
– Phí chứng thực Sơ yếu lý lịch: 10.000 đồng/trường hợp [trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản].
Như vậy, khi người yêu cầu có yêu cầu chứng thực sơ yếu lý lịch thì họ phải mang theo những giấy tờ như: bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký đến cơ quan có thẩm quyền[ Uỷ ban nhân dân xã, phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng hoặc phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh] để làm thủ tục chứng thực sơ yếu lý lịch.
3. Quy định về chứng thực chữ ký:
Bên cạnh chứng thực sơ yếu lý lịch thì pháp luật Việt Nam cũng quy định chứng thực về chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền theo quy định, các trường hợp không được chứng thực chữ ký.
– Theo đó, khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
Cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản
Xem thêm: Lý lịch chuyên gia là gì? Mẫu và cách ghi lý lịch chuyên gia tư vấn?
+ Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.
+ Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì phải chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó.
Trường hợp chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
– Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.
– Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
+ Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
+ Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
+ Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
+ Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội..
Những trường hợp không được chứng thực chữ ký
+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
4. Công chứng sơ yếu lý lịch cần mang những giấy tờ gì?
Tóm tắt câu hỏi:
Công chứng sơ yếu lý lịch cần thêm những giấy tờ gì? Sáng nay em đến văn phòng công chứng Bình Thạnh, ngoài sơ yếu lý lịch và chứng minh nhân dân, hộ khẩu gốc. Em bị yêu cầu thêm chứng minh nhân dân photo và 1 bản sơ yếu lý lịch nữa để văn phòng giữ lại. Như vậy, là hợp lý không?
Luật sư tư vấn:
Căn cứ Điều 63 Luật Công chứng 2014 quy định hồ sơ công chứng như sau:
“Điều 63. Hồ sơ công chứng
1. Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.
2. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.”
Theo quy định trên, hồ sơ yêu cầu công chứng ngoài phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng thì còn phải cần thêm các bản sao giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp; các giấy tờ khác có liên quan [nếu có].
Đối chiếu theo quy định trên vào trường hợp của bạn, bạn đến văn phòng công chứng thực hiện thủ tục công chứng sơ yếu lý lịch thì bạn phải chuẩn bị từ 02 bản sơ yếu lý lịch để văn phòng công chứng lưu hồ sơ công chứng, chứng minh nhân dân [bán chính và bản phô tô], hộ khẩu bản chính và bản phô tô do đó văn phòng công chứng yêu cầu bạn cung cấp thêm chứng minh nhân dân photo và 1 bản sơ yếu lý lịch nữa để văn phòng giữ lại là đúng quy định pháp luật.