Hàm IF là hàm phổ biến và được sử dụng nhiều trong Excel để trả về kết quả theo điều kiện đặt ra. Trong bài viết này, Điện máy XANH sẽ giải thích và hướng dẫn cho bạn cách sử dụng hàm IF trong Excelnhé!
1Công thức Hàm IF trong Excel
Hàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện người dùng đặt ra hay không và trả về kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai.
Một vài ứng dụng thực tế của hàm IF:
- Nếu điểm trung bình của học sinh từ 5 - 6.5 xếp loại trung bình, từ 6.5 - 8 xếp loại khá, từ 8 trở lên xếp loại giỏi.
- Nếu chức vụ là nhân viên thì phụ cấp 300, chuyên viên thì phụ cấp 500, trưởng phòng thì phụ cấp 700.
- Nếu khách hàng mua số lượng từ 100 - 1000 thì giá là 500 đồng, từ 1000 - 10000 thì giá là 450 đồng, từ 10000 trở lên thì giá là 400 đồng.
Xem thêm:Hàm SUMIF
2Ví dụ hàm IF
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF, mời bạn cùng xem qua các bài tập đơn giản bên dưới nhé.
Bạn là giảng viên của một lớp học và bạn cần kiểm tra xem học sinh của mình có qua môn không với điều kiện như sau:
Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF[C2>=7,"Đạt","Không Đạt"]
Giải thích:
- C2>=7: Kiểm tra xem ô C2 [điểm số] có lớn hơn hoặc bằng 7 hay không
- "Đạt": Kết quả trả về khi ô C2 lớn hơn hoặc bằng 7
- "Không Đạt": Kết quả trả về khi ô C2 nhỏ hơn 7
Lưu ý: Khi kết quả trả về là dạng chữ, bạn cần thêm dấu ngoặc kép ["] như trong công thức ở trên.
Kết quả:
3Một số cách dùng hàm IF
Trong thực tế khi sử dụng hàm IF, chúng ta sẽ cần lồng nhiều hàm IF với nhau hoặc lồng hàm IF với các hàng khác.
Bạn có thể hiểu cách dùng hàm IF khác như sau:
- Nếu điều kiện IF đúng => Thực hiện hành động 1.
- Nếu điều kiện IF sai => Thực hiện hành động 2.
Lồng nhiều hàm IF
Trong trường hợp bạn có từ 2 điều kiện khác nhau trở lên, bạn nên lồng các hàm IF lại với nhau để tạo thành một công thức hoàn chỉnh.
Giả sử bạn là nhân viên tiền lương và phúc lợi của một công ty, và bạn cần phải tính toán phụ cấp tương ứng theo chức vụ như sau:
Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF[C2="Nhân viên",500000,IF[C2="Chuyên viên",700000,1000000]]
Giải thích:
- Công thức IF 1: Nếu C2 là Nhân viên, trả về kết quả 500000, không phải Nhân viên thì kiểm tra tiếp với IF 2
- Công thức IF 2: Nếu C2 là Chuyên viên, trả về kết quả 700000, không phải Chuyên viên thì trả về kết quả 1000000 [vì không phải Nhân viên, không phải Chuyên viên thì chỉ còn lại Trưởng phòng]
Kết quả:
Lồng hàm IF với hàm khác
Ngoài các hàm IF được lồng với nhau, chúng ta cũng lồng hàm IF với các công thức khác trong các trường hợp điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ bên dưới là một trường hợp phổ biến sử dụng hàm AND lồng với hàm IF.
Tại ô E2, ta dùng công thức:=IF[AND[C2>=5,D2>=5],"Đạt","Không Đạt"]
Giải thích:
- AND[C2>=5,D2>=5: Kiểm tra xem ô C2 và D2 xem mỗi ô có lớn hơn hoặc bằng 5 không
- "Đạt": Kết quả trả về khi cả ô C2 và D2 đều từ lớn hơn 5
- "Không Đạt": Kết quả trả về khi một trong hai nhỏ hơn 5
Kết quả:
Sử dụng hàm IF nhiều điều kiện
Trong trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, ta có thể dùng hàm IFS.
Công thức:
=IFS[logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…]
Trong đó
- logical_test1: Biểu thức điều kiện 1.
- value_if_true1: Giá trị trả về nếu điều kiện 1 đúng.
- logical_test2: Biểu thức điều kiện 2.
- value_if_true2: Giá trị trả về nếu điều kiện 2 đúng.
Để giải thích hàm IFS, ta hãy cùng đến ví dụ::Cho một bảng danh sách mã sản phẩm với phần trăm khuyến mãi khác nhau, khi mua sản phẩm nhân viên sẽ quét mã sản phẩm và trả về số tiền khuyến mãi.
Ngoài việc sử dụng hàm VLOOKUP ra, ta còn có thể sử dụng hàm IFS như sau:
=IFS[A2="Xà Phòng",0.5, A2="Sữa tắm",0.4, A2="Bột giặt",0.8]
Trong đó:
- A2 là sản phẩm cần dò điều kiện.
- Xà Phòng, sữa tắm, bột giặt: là các loại sản phẩm cần dò
- 0.5, 0.4, 0.8: là tỉ lệ giảm giá sẽ trả về nếu thỏa điều kiện 1, 2, 3.
Hàm IF kết hợp AND
Để hiểu hơn về trường hợp này, ta có thể đi tới ví dụ sau:
Giả sử ta có điểm trung bình của một học sinh là 8.0, học sinh sẽ được xếp loại học sinh giỏi nếu điểm trung bình đạt 8.0 và hạnh kiểm Tốt
Vậy sử dụng hàm IF kết hợp and trong trường hợp này sẽ là:
=IF[AND[A2>=8, B2="Tốt"], "Học Sinh Giỏi", "Học Sinh Tiên Tiến"]
Trong đó:
- AND: So sánh cả 2 điều kiện IF [DTB >=8, Hạnh Kiểm là Tốt]
- "Học Sinh Giỏi": Kết quả trả về nếu thỏa 2 điều kiện
- "Học Sinh Tiên Tiến": Kết quả trả về nếu 1 trong hai điều kiện đó không thỏa.
4Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF
Mời bạn tham khảo một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF và cách khắc phục:
Kết quả hiển thị trong ô bằng 0 [không]
Lỗi này xảy ra một trong hai giá trị value_if_true hoặc value_if_false đang để trống.
Nếu mục đích của bạn là muốn giá trị trả về để trống thay vì 0, hãy thêm 2 dấu ngoặc kép [""], hoặc thêm giá trị cụ thể trả về.
Ví dụ: =IF[A1>5,"Đạt",""] hoặc=IF[A1>5,"Đạt","Không Đạt"]
Kết quả hiển thị trong ô là #NAME?
Lỗi này thường xảy ra khi công thức của bạn bị sai chính tả, như thay vì IF thì lại thành UF hoặc OF do các phím U, I, O này ở gần nhau.
Để khắc phục, bạn hãy kiểm tra lại chính tả của công thức và các dấu ngoặc đã đủ chưa [đặc biệt trong hàm IF lồng].
Mời bạn tham khảo một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Điện máy XANH
Trên đây là bài viết chia sẻ cho bạn cách dùng hàm IF trong Excel. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng hàm IF.
Excel cho Microsoft 365 Excel cho Microsoft 365 dành cho máy Mac Excel cho web Excel 2021 Excel 2021 for Mac Excel 2019 Excel 2019 for Mac Excel 2016 Excel 2016 for Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel for Mac 2011 Excel Starter 2010 Xem thêm...Ít hơn
Mẹo: Hãy thử dùng hàm XLOOKUP mới, một phiên bản VLOOKUP được cải tiến hoạt động theo bất kỳ hướng nào và trả về kết quả khớp chính xác theo mặc định, làm cho việc sử dụng dễ dàng và thuận tiện hơn so với phiên bản trước của nó.
Dùng hàm VLOOKUP khi bạn cần tìm thông tin trong một bảng hoặc dải ô theo hàng. Ví dụ: tra cứu giá cho một linh kiện ô tô theo số linh kiện hoặc tìm tên nhân viên dựa trên ID nhân viên của họ.
Ở dạng đơn giản nhất, hàm VLOOKUP cho biết:
=VLOOKUP[Nội dung bạn muốn tra cứu, tại nơi bạn muốn tìm kiếm, số cột trong dải ô chứa giá trị đó sẽ trả về, trả về kết quả khớp Gần đúng hoặc Chính xác – được biểu thị là 1/TRUE hoặc 0/FALSE].
Mẹo: Bí quyết để sử dụng hàm VLOOKUP là phải sắp xếp dữ liệu của bạn sao cho giá trị mà bạn muốn tra cứu [Trái cây] nằm ở bên trái giá trị trả về [số tiền] mà bạn muốn tìm.
Sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu giá trị trong bảng.
Cú pháp
VLOOKUP [lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]]
Ví dụ:
-
=VLOOKUP[A2,A10:C20,2,TRUE]
-
=VLOOKUP["Fontana",B2:E7,2,FALSE]
-
=VLOOKUP[A2,'Chi tiết Máy khách'! A:F,3,FALSE]
| lookup_value [bắt buộc] | Giá trị bạn muốn tra cứu. Giá trị bạn muốn tra cứu phải ở cột đầu tiên của phạm vi ô mà bạn chỉ định trong đối table_array đã chọn. Ví dụ, nếu table-array trải dài các ô B2:D7, thì đường kết lookup_value phải ở cột B. Lookup_value có thể là một giá trị hoặc tham chiếu đến một ô. |
| table_array [bắt buộc] | Phạm vi các ô mà VLOOKUP sẽ tìm kiếm cho lookup_value và giá trị trả về. Bạn có thể sử dụng phạm vi hoặc bảng đã đặt tên và bạn có thể sử dụng tên trong đối số thay vì tham chiếu ô. Cột đầu tiên trong phạm vi ô phải chứa giá trị lookup_value. Phạm vi ô cũng cần bao gồm giá trị trả về mà bạn muốn tìm. Tìm hiểu cách chọn phạm vi trong một trang tính. |
| col_index_num [bắt buộc] | Số cột [bắt đầu bằng 1 cho cột phần lớn bên tráitable_array ] chứa giá trị trả về. |
| range_lookup [tùy chọn] | Một giá trị lô-gic sẽ xác định xem bạn muốn hàm VLOOKUP tìm kết quả khớp tương đối hay kết quả khớp chính xác:
|
Có bốn phần thông tin mà bạn sẽ cần sử dụng để xây dựng cú pháp cho hàm VLOOKUP:
-
Giá trị bạn muốn tra cứu, còn được gọi là giá trị tra cứu.
-
Dải ô chứa giá trị tra cứu. Hãy nhớ rằng giá trị tra cứu phải luôn nằm ở cột đầu tiên của dải ô để hàm VLOOKUP có thể hoạt động chính xác. Ví dụ: Nếu giá trị tra cứu của bạn nằm ở ô C2 thì dải ô của bạn sẽ bắt đầu ở C.
-
Số cột chứa giá trị trả về trong dải ô. Ví dụ: nếu bạn chỉ định B2:D11 làm dải ô thì bạn nên tính B là cột đầu tiên, C là cột thứ hai, v.v..
-
Hay bạn có thể chỉ định TRUE nếu bạn muốn có một kết quả khớp tương đối hoặc FALSE nếu bạn muốn có một kết quả khớp chính xác ở giá trị trả về. Nếu bạn không chỉ định bất cứ giá trị nào thì giá trị mặc định sẽ luôn là TRUE hay kết quả khớp tương đối.
Giờ thì hãy tập hợp tất cả mục trên lại với nhau, như sau:
=VLOOKUP[giá trị tra cứu, dải ô chứa giá trị tra cứu, số cột trong dải ô chứa giá trị trả về, Kết quả khớp tương đối [TRUE] hoặc Kết quả khớp chính xác [FALSE]].
Dưới đây là một số ví dụ về hàm VLOOKUP:
Bạn có thể dùng hàm VLOOKUP để kết hợp nhiều bảng thành một bảng, miễn là một trong các bảng có trường chung với tất cả các bảng khác. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn cần chia sẻ sổ làm việc với những người có phiên bản Excel cũ hơn không hỗ trợ tính năng dữ liệu với nhiều bảng dưới dạng nguồn dữ liệu - bằng cách kết hợp các nguồn vào một bảng và thay đổi nguồn dữ liệu của tính năng dữ liệu sang bảng mới, tính năng dữ liệu có thể được sử dụng trong các phiên bản Excel cũ hơn [miễn là tính năng dữ liệu được phiên bản cũ hơn hỗ trợ].
| |
| Ở đây, cột A-F và H có các giá trị hoặc công thức chỉ sử dụng giá trị trên trang tính, còn phần còn lại của cột sử dụng VLOOKUP và giá trị cột A [Mã Máy khách] và cột B [Luật sư] để lấy dữ liệu từ các bảng khác. |
-
Sao chép bảng có trường chung vào trang tính mới, rồi đặt tên cho bảng đó.
-
Bấm Dữ liệu > Cụ Dữ liệu > Quan hệ để mở hộp thoại Quản lý Mối quan hệ.
-
Đối với mỗi mối quan hệ được liệt kê, hãy lưu ý những điều sau đây:
-
Trường liên kết các bảng [được liệt kê trong dấu ngoặc đơn trong hộp thoại]. Đây là giá lookup_value cho công thức VLOOKUP của bạn.
-
Tên Bảng Tra cứu Liên quan. Đây là cách table_array trong công thức VLOOKUP của bạn.
-
Trường [cột] trong Bảng Tra cứu Liên quan có dữ liệu bạn muốn trong cột mới. Thông tin này không được hiển thị trong hộp thoại Quản lý Mối quan hệ - bạn sẽ phải nhìn vào Bảng Tra cứu Liên quan để xem bạn muốn truy xuất trường nào. Bạn muốn ghi chú số cột [A=1] - đây là số hiệu col_index_num trong công thức của bạn.
-
-
Để thêm một trường vào bảng mới, hãy nhập công thức VLOOKUP vào cột trống đầu tiên bằng cách dùng thông tin bạn đã thu thập ở bước 3.
In our example, column G uses Attorney [the lookup_value] to get the Bill Rate data from the fourth column [col_index_num = 4] from the Attorneys worksheet table, tblAttorneys [the table_array], with the formula =VLOOKUP[[@Attorney],tbl_Attorneys,4,FALSE].
Công thức này cũng có thể dùng tham chiếu ô và tham chiếu dải ô. Trong ví dụ của chúng tôi, tài liệu đó sẽ là =VLOOKUP[A2,'Attorneys'! A:D,4,FALSE].
-
Tiếp tục thêm các trường cho đến khi bạn có tất cả các trường cần thiết. Nếu bạn đang cố gắng chuẩn bị một sổ làm việc chứa các tính năng dữ liệu sử dụng nhiều bảng, hãy thay đổi nguồn dữ liệu của tính năng dữ liệu sang bảng mới.
| Trả về giá trị sai | Nếu range_lookup là TRUE hoặc bỏ trống, cột đầu tiên cần được sắp xếp theo bảng chữ cái hoặc số. Nếu cột đầu tiên không được sắp xếp, giá trị trả về có thể là giá trị mà bạn không mong đợi. Hoặc sắp xếp cột đầu tiên hoặc là bạn sẽ dùng FALSE cho giá trị khớp chính xác. |
| Lỗi #N/A trong ô |
Để biết thêm thông tin về cách giải quyết các lỗi #N/A trong hàm VLOOKUP, hãy xem mục Cách sửa lỗi #N/A trong hàm VLOOKUP. |
| Lỗi #REF! trong ô | Nếu col_index_num lớn hơn số cột trong table-array, bạn sẽ nhận được giá trị lỗi #REF! . Để biết thêm thông tin về cách giải quyết các lỗi #REF! trong hàm VLOOKUP, hãy xem mục Cách sửa lỗi #REF!. |
| Lỗi #VALUE! trong ô | Nếu table_array nhỏ hơn 1, bạn sẽ nhận giá trị lỗi #VALUE! . Để biết thêm thông tin về cách giải quyết các lỗi #VALUE! trong hàm VLOOKUP, hãy xem mục Cách sửa lỗi #VALUE! trong hàm VLOOKUP. |
| #NAME? Trong ô | Giá trị lỗi #NAME? thường có nghĩa là công thức thiếu dấu ngoặc kép. Để tìm tên của một người, hãy bảo đảm bạn dùng dấu ngoặc kép xung quanh tên trong công thức. Ví dụ, hãy nhập tên là "Fontana" trong =VLOOKUP["Fontana",B2:E7,2,FALSE]. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Cách sửa lỗi #NAME!.. |
| Lỗi #SPILL! Trong ô | Lỗi cụ thể #SPILL! thường có nghĩa là công thức của bạn dựa vào giao điểm ẩn cho giá trị tra cứu và sử dụng toàn bộ cột làm tham chiếu. Ví dụ, =VLOOKUP[A:A,A:C,2,FALSE]. Bạn có thể giải quyết sự cố bằng cách neo tham chiếutra cứu với toán tử @ như sau: =VLOOKUP[ @A:A,A:C,2,FALSE]. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phương pháp VLOOKUP truyền thống vàtham chiếu đến một ô duy nhất thay vì toàn bộ cột: =VLOOKUP[ A2,A:C,2,FALSE]. |
| Dùng tham chiếu tuyệt đối cho range_lookup | Bằng cách dùng các tham chiếu tuyệt đối sẽ cho phép bạn điền từ trên xuống một công thức để nó luôn xem cùng phạm vi tra cứu chính xác. Tìm hiểu cách dùng tham chiếu ô tuyệt đối. |
| Không lưu trữ giá trị số hoặc ngày dưới dạng văn bản. | Khi tìm kiếm các giá trị số hoặc ngày, hãy bảo đảm dữ liệu trong cột đầu tiên của table_array không được lưu trữ như là các giá trị văn bản. Trong trường hợp này, VLOOKUP có thể trả về một giá trị không đúng hoặc không được mong đợi. |
| Sắp xếp cột đầu tiên | Sắp xếp cột đầu tiên của table_array trước khi dùng VLOOKUP khi range_lookup là TRUE. |
| Dùng ký tự đại diện | Nếu range_lookup là FALSE và lookup_value là văn bản, bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện — dấu chấm hỏi [?] và dấu sao [*] — trong lookup_value. Một dấu chấm hỏi khớp với bất kỳ ký tự đơn nào. Một dấu sao khớp với chuỗi ký tự bất kỳ. Nếu bạn muốn tìm dấu chấm hỏi hay dấu sao thực sự, hãy nhập một dấu sóng [~] trước ký tự đó. Ví dụ, =VLOOKUP["Fontan?",B2:E7,2,FALSE] sẽ tìm kiếm tất cả các trường hợp có Fontana với chữ cái cuối cùng có thể thay đổi. |
| Hãy bảo đảm dữ liệu của bạn không chứa các ký tự không đúng. | Khi tìm kiếm giá trị văn bản trong cột đầu tiên, hãy đảm bảo dữ liệu trong cột đầu tiên không có khoảng trắng ở đầu, khoảng trắng ở cuối, sử dụng không thống nhất dấu ngoặc thẳng [' hoặc "] và cong [' hoặc "], hoặc ký tự không in ra. Trong những trường hợp này, VLOOKUP có thể trả về giá trị không mong muốn. Để có được kết quả chính xác, hãy thử sử dụng hàm CLEAN hoặc hàm TRIM để loại bỏ khoảng trắng ở cuối các giá trị ô trong bảng. |
Bạn luôn có thể hỏi một chuyên gia trong Cộng đồng Kỹ thuật Excel hoặc nhận sự hỗ trợ trongCộng đồng trả lời.
Thẻ Tham chiếu Nhanh: Bồi dưỡng về VLOOKUP
Thẻ Tham chiếu Nhanh: Mẹo khắc phục sự cố về VLOOKUP
Cách sửa lỗi #VALUE! trong hàm VLOOKUP
Cách sửa lỗi #N/A trong hàm VLOOKUP
Tổng quan về các công thức trong Excel
Cách tránh các công thức bị lỗi
Phát hiện lỗi trong công thức
Các hàm Excel [theo bảng chữ cái]
Các hàm Excel [theo danh mục]
Hàm VLOOKUP [bản xem trước miễn phí]