Cách kiêm soát hàng hóa xuất nhập ở nhà hàng năm 2024
|
Thức ăn ngon, dịch vụ thân thiện, không khí ấm cúng là những yếu tố “phải có” trong bất cứ nhà hàng, quán ăn nào. Tuy nhiên, để thành công, nhà hàng quán ăn phải có khả năng “tạo ra lợi nhuận”. Show Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, kiểm soát chi phí vận hành là một trong những bước cơ bản để kiểm soát được lợi nhuận. Chi phí nguyên vật liệu, chi phí vận hành quá cao đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ bị giảm. Vậy làm thế nào để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán ăn? Xem lại những khoản lãng phíTheo thống kê của các chuyên gia, Việt Nam là một trong những nước lãng phí thức ăn nhiều nhất tại Châu Á, chỉ đứng sau trung quốc. Việc lãng phí thực phẩm không chỉ diễn ra ở các hộ gia đình mà còn thường thấy ở các nhà hàng, quán ăn. Lãng phí cũng chính là một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc “đội chi phí” trong nhà hàng, quán ăn. Cắt giảm được các khoảng lãng phí sẽ giúp nhà hàng giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Những món ăn nào khách thường để thừa? Thừa trong trường hợp nào? Nguyên liệu nào thường phải bỏ đi? Nguyên nhân vì sao? Ai là người thường xuyên lãng phí? (khách hàng, nhân viên cụ thể)… Là những câu hỏi bạn cần tìm câu trả lời. Việc chống lãng phí cần phải có sự hợp tác của mỗi người. Sau mỗi ngày, hãy yêu cầu nhân viên kiểm tra lại xem những món ăn, những thực phẩm nào bị bỏ đi, lượng bỏ đi là bao nhiêu? Lập ra một danh sách cụ thể để từ đó tìm ra nguyên nhân lãng phí và cách giải quyết. Ví dụ: Nếu thấy nguyên liệu A thường phải đem đổ đi vì bị hư hỏng do để lâu, hãy xem xét nhập ít lại trong lần nhập sau. Toàn bộ việc kiểm tra thực phẩm lãng phí bạn đều phải thực hiện bằng tay. Tuy nhiên bạn có thể kiểm soát kho nguyên vật liệu (số lượng nhập, xuất, tồn… cho từng vật liệu) bằng phần mềm. Với một Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn đủ tốt, bạn sẽ có thể kiểm soát kho nguyên vật liệu của mình một cách chặt chẽ. Chẳng hạn như số lần nhập hàng trong tuần, lượng nguyên vật liệu/ giá trị nguyên vật liệu đã nhập, lượng nguyên liệu đã sử dụng, nguyên liệu sử dụng nhiều, nguyên liệu sử dụng ít… Ngoài ra những phần mềm này còn giúp bạn xem báo cáo doanh thu, lãi lỗ, quản lý công nợ, thu chi, báo bếp… tiết kiệm rất nhiều thời gian vận hành cho nhà hàng, quán ăn.
Xây dựng quy trình nhập khoChỉ sử dụng Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn thôi chưa đủ, bạn cần phải có một quy trình nhập kho chuẩn cho nhà hàng của mình. Là chủ nhà hàng, không phải lúc nào bạn cũng có mặt để kiểm tra việc nhập xuất nguyên liệu. Vì vậy hãy thuê một hai người mà bạn tin tưởng, hướng dẫn họ cách nhập và kiểm tra nguyên liệu nhập vào. Nguyên liệu nhập vào có đúng với đơn đặt hàng? Số lượng nhập vào có chính xác? Làm thế nào để nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý?… Tái sử dụngTái sử dụng? Trong một nhà hàng, quán ăn điều này nghe có vẻ sai sai nhỉ? Nhưng không, hãy để SUNO.vn giải thích cho bạn. Tái sử dụng ở đây không phải là đem những thực phẩm vứt đi ra sử dụng lại. Tái sử dụng ở đây là tìm cách tận dụng triệt để các nguyên vật liệu để không phải vứt đi một cách lãng phí. Ví dụ: Nhân viên của bạn lỡ nhập quá nhiều bánh mì và bạn không thể sử dụng hết trong ngày. Thay vì đổ đi, bạn có thể sấy khô để làm vụn bánh mì (có thể sử dụng trong 1 vài món ăn) hoặc dùng làm bánh mì chiên… Cách tốt nhất để sử dụng triệt để các nguyên vật liệu là sử dụng nó cho nhiều thực đơn khác nhau. Ví dụ: một món nước chấm có thể dùng cho nhiều món ăn, một ổ bánh mì có thể cắt lát để dùng cho 2 món súp khác nhau… Mặc dù theo nghĩa đen bạn không thể “tái chế” một món ăn đã đổ đi. Nhưng bạn có thể sử dụng nó cho một mục đích khác ví dụ như để nuôi lợn (hoặc bán cho người nuôi lợn), làm phân bón,… Vậy nên đừng vội vứt thức ăn thừa mà hãy phân loại và tìm cách tận dụng nó một cách hợp lý. Ngoài ra, đừng quên giảm số lượng nhập vào cho những nguyên liệu thường xuyên bị dư thừa, mau hư hỏng. Kiểm soát được các khoản lãng phí sẽ giúp bạn giảm được các chi phí nguyên vật liệu, chi phí không cần thiết đồng thời tăng lợi nhuận cho nhà hàng, quán ăn. Vì sao doanh nghiệp nên lập quy trình quản lý kho hàng? Bởi nếu không có quy trình quản lý cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa của bạn sẽ không được chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng, gây hậu quả khó lường. Trong khi đó, với quy trình quản lý kho Relipos Stock, doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích thấy rõ:
Chúng tôi phần mềm Hợp nhất với giải pháp quản lý kho Relipos Stock sẽ giúp doanh nghiệp quản lý kho chặt chẽ, tránh gian lận, thất thoát hàng hóa. Bước 1 : Xác định đối tượng quản lýĐối tượng quản lý: Hàng hóa, NVL, bán thành phẩm (BTP): là NVL đã qua sơ chế để dự trữ và chế biến khi khách gọi món (VD: Nước lẩu, rau đã được làm sạch, … ) Hàng tồn kho bao gồm: NVL, Hàng bán, BTP Bước 2: Khai báoKhai báo hàng hóa, NVL, BTP vào phần mềm. Hướng dẫn chi tiết cách tạo hàng hóa & nguyên vật liệu, bán thành phẩm Thiết lập và quản lý hàng hóa, NVL, BTP theo từng kho sử dụng Hướng dẫn cài đặt hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm theo kho Nếu hàng hóa bạn cần quy đổi ví dụ từ đơn vị nhập hàng là thùng, đơn vị lưu kho là lon/hộp hay nhập hàng NVL chưa qua chế biến (kg) nhưng làm sạch (có hao hụt khi sơ chế) lưu vào kho (gam sach) thì bạn cần quy đổi đơn vị tính Hướng dẫn cài đặt quy đổi mặt hàng Khai báo công thức chế biến (Định lượng công thức chế biến của món ăn, thức uống) cho hàng bán, BTP Hướng dẫn các tạo công thức chế biến cho hàng bán và bán thành phẩm Nếu cửa hàng bạn sử dụng combo hoăc set menu, bạn cần khai báo thành phần và loại lựa chọn cho setmenu/combo Hướng dẫn cài đặt set menu/combo trừ kho hàng hóa Sau khi bạn hoàn thành các bước khai báo cài đặt trên, vẫn còn bước cuối cùng quan trọng bạn phải làm, đó là khai báo các mặt hàng được trừ theo kho nào. Trường hợp nhà hàng có nhiều kho thì phải khai báo mặt hàng đó được trừ ở khâu nào Hướng dẫn cài đặt trừ kho mặt hàng. Tại đây bạn sẽ cài đặt từng mặt hàng hoặc từng nhóm hàng sẽ được trừ theo kho nào trong quá trình bán hàng dưới POS. Bước 3: Quản lý Nhập – Xuất hàng hóaHàng hóa, NVL sẽ được cập nhật theo đúng thực tế phát sinh tại nhà hàng. Nhập kho mua hàng: Sau khi kiểm tra hàng hóa đúng với phiếu giao hàng (Loại hàng, chất lượng, đơn giá, số lượng, …), tiến hành nhập kho hàng hóa dựa vào chứng từ giao hàng của nhà cung cấp (phiếu giao hàng, hóa đơn, …). Xem chi tiết các bước nhập kho mua hàng Nhập bán thành phẩm (nếu quản lý): Nếu nhà hàng có bán thành phẩm (là NVL đã được chế biến sẵn để dự trữ) thì phải báo vào phần mềm bán thành phẩm đó (phần mềm sẽ tự tạo phiếu xuất NVL theo công thức chế biến cài sẵn) Xem chi tiết hướng dẫn nhập bán thành phẩm Nhập sử dụng: Khi xuất NVL để sử dụng thì tiến hành ghi nhận nghiệp vụ xuất sử dụng Xem chi tiết Hướng dẫn nhập sử dụng Xuất hủy: Nếu có NVL hay BTP bị hư hỏng, không sử dụng được nữa thì lập phiếu hủy hàng. Cách bạn tạo các phiếu xuất hủy trên website quản lý Relipos Xuất bán lẻ: phần mềm sẽ tổng hợp số lượng hàng bán ra và lập chứng từ xuất bán lẻ tương đương với nguyên vật liệu đã sử dụng với hàng bán. Hướng dẫn chi tiết cách xuất bán lẻ Nghiệp vụ kiểm kê hàng tồn kho : Tùy theo quy định của doanh nghiệp mà định kỳ hàng ngày, tuần, tháng, quý tiến hành kiểm kê, nhập số thực tế còn tồn vào phần mềm. Phần mềm sẽ đưa ra số chênh lệch thực tế với số lượng lưu trong phần mềm, từ đó ra nguyên nhân, xử lý hàng chênh lệch theo quy định của doanh nghiệp và điều chỉnh số liệu cho khớp với thực tế tồn kho. Số tồn kho cuối kỳ này sẽ được chuyển qua số tồn đầu của kỳ sau. Hướng dẫn nhập phiếu kiểm kê tồn kho trên hệ thống Cách quản lý các phiếu nhập kiểm kê tồn kho Và các nghiệp vụ khác … Trên đây là quy trình quản lý kho nhà hàng, giải pháp quản lý kho Relipos Stock giúp chủ doanh nghiệp quản lý kho một cách chuyên nghiệp, hạn chế đến mức tối thiểu việc thất thoát, lãng phí hàng hoá, thực phẩm. Phần mềm Hợp Nhất tự hào là đơn vị cung cấp đầy đủ nghiệp vụ quản lý cho ngành F&B giúp doanh nghiệp kiểm soát thất thoát một cách tốt nhất. Chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp quản lý cho hệ thống công ty: |
