Những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết khi soạn thảo văn bản
Le Linh 01/11/2021 1 bình luận
Trong quá trình làm việc với các văn bản Word, đã bao giờ bạn cảm thấy thắc mắc. Liệu mình trình bày như vậy đã đúng hay chưa? Có quy tắc chung nào cho việc gõ văn bản hay không? Bài viết hôm nay mình sẽ giải đáp cho các bạn về những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần biết để thực hiện soạn thảo văn bản tốt hơn.
Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Word 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự.
I. Lợi ích của việc hiểu các quy tắc gõ văn bản trong Word
- Khi bạn nắm được các quy tắc gõ văn bản thì văn bản của bạn sẽ được đánh giá chuẩn hơn.
- Tạo ấn tượng và thiện cảm tốt cho người đọc.
- Thu hút được nhiều người đọc hơn.
II. Bộ quy tắc gõ văn bản trong Word
Ngoài hiểu được các quy tắc gõ văn bản trong Word, thì cách trình bày văn bản theo đúng chuẩn yêu cầu hành chính của Việt Nam cũng rất quan trọng.
1. Các thành phần của văn bản
Kí tự:
- Bao gồm các con chữ, con số, kí hiệu...
- Là thành phần cơ bản nhất của văn bản.
- Phần lớn các kí tự đều được nhập từ bàn phím.
Từ:
- Bao gồm nhiều kí tự, khác kí tự khoảng trắng ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.
- Các từ được phân biệt với nhau bằng dấu cách [khoảng trắng hay Space].
Câu:
- Bao gồm nhiều từ ghép lại thành một câu.
- Các câu phân biệt nhau bởi dấu chấm [.].
Dòng:
- Là tập hợp các kí tự nằm trên cùng một đường ngang từ lề trái sang lề phải.
Đoạn:
- Bao gồm nhiều câu liên tiếp, có nội dung liên quan tới nhau và hoàn chỉnh về ngữ nghĩa tạo thành một đoạn.
- Khi soạn thảo văn bản Word, ta nhấn phím Enter để kết thúc 1 đoạn văn bản.
Trang:
- Là phần văn bản cùng nằm trên một trang in.
2. Con trỏ soạn thảo
- Con trỏ soạn thảo là một vạch đứng nhấp nháy trên màn hình, cho biết vị trí xuất hiện của kí tự được gõ vào.
- Để chèn kí tự hay 1 đối tượng nào đó vào văn bản, ta phải di chuyển con trỏ soạn thảo tới vị trí cần chèn.
- Di chuyển con trỏ tới vị trí cần thiết bằng cách click chuột vào vị trí đó.
Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ:
↑: lên trên ↓: xuống dưới
←: sang trái →: sang phải
Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các nút khác trên bàn phím để di chuyển con trỏ, trong đó:
- Home: Di chuyển con trỏ ra đầu dòng.
- End: Di chuyển con trỏ về cuối dòng.
- Page Up: Di chuyển con trỏ lên đầu trang văn bản.
- Page Down: Di chuyển con trỏ về cuối trang văn bản
3. Quy tắc gõ văn bản
Khi soạn thảo, các dấu ngắt câu: [.] [,] [:] [;] [!] [?] phải được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó, sau đó là một dấu cách nếu đoạn văn bản đó vẫn còn nội dung.
Các dấu mở ngoặc: [, [, {, được đặt cách kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt sát vào kí tự đầu tiên của từ đứng sau nó.
Các dấu đóng ngoặc: ], ], }, >, ’, ” được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt cách ký tự đầu tiên của từ đứng sau nó. Vì nếu không đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ trước nó thì khi Word tự xuống dòng nó sẽ hiểu nhầm các dấu câu là một từ riêng và sẽ ngắt xuống dòng.
Giữa các từ chỉ dùng 1 phím cách để phân cách.
Nhấn phím Enter một lần để kết thúc một đoạn văn bản chuyển sang đoạn văn bản mới.
Lưu ý: Không sử dụng phím Enter để xuống dòng mà Word sẽ tự động xuống dòng cho bạn. Khi bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng thì Word sẽ hiểu nhầm rằng bạn đang muốn sang 1 đoạn văn bản mới.
4. Gõ văn bản chữ Việt bằng Unikey
Để gõ được chữ Tiếng Việt bằng bàn phím cho văn bản thì bạn có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ gõ Tiếng Việt là Unikey.
Bảng gõ chữ Tiếng Việt với cách gõ VNI [Bảng mã Unicode]
Bảng gõ chữ Tiếng Việt với cách gõ TELEX [Bảng mã Unicode]
Trên đây là những quy tắc gõ văn bản trong Word bạn cần phải biết để soạn thảo tốt hơn. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Nếu thấy hay hãy chia sẻ bài viết cho nhiều người cùng biết nhé! Chúc bạn thành công!!!
18.093 lượt xem
Khi soạn thảo một văn bản trong Word, việc nhập đủ dữ liệu và đúng chính tả là chưa đủ. Để văn bản cuối cùng đưa ra hoàn chỉnh, đẹp mắt và chuyên nghiệp nhất thì bước định dạng đoạn văn, văn bản là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng làm được bước này. Trong bài viết hôm nay, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện các thao tác cơ bản định dạng đoạn văn, văn bản trong Word để có được một văn bản chỉn chu và đẹp mắt nhất.
Đăng kí ngay khóa học: Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản
Lưu ý: Trong soạn thảo chuyên nghiệp, đầu tiên bạn sẽ soạn thảo phần chữ thô trước. Sau khi soạn thảo phần chữ thô xong thì mới tới bước định dạng đoạn văn. văn bản. Không nên vừa soạn thảo, vừa định dạng đoạn văn, văn bản vì sẽ tốn thời gian và thiếu sự đồng bộ. Một số thao tác định dạng đoạn văn, văn bản cơ bản trong Word bao gồm:
Định dạng đoạn văn, văn bản cơ bản với nhóm Font
Bôi đen để chọn vùng dữ liệu muốn thay đổi định dạng đoạn văn
Có 3 cách để sử dụng hộp thoại Font giúp thay đổi các yếu tố của chữ [kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc, bôi màu [highlight], định dạng chữ..]
- Sử dụng nhóm Font trên thẻ Home
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift F để mở hộp thoại Font
- Bôi đen vùng dữ liệu muốn thay đổi định dạng và 1 hộp thoại Font nhỏ sẽ tự nhảy lên
Xem thêm: Hướng dẫn thêm font chữ vào trong Word
Các định dạng đoạn văn, văn bản trong Word liên quan đến thay đổi Font:
- Thay đổi kiểu chữ: Tại thẻ Home, bạn có thể thay đổi font chữ tại ô chứa các font chữ [như hình bên dưới]. Có 2 cách để tìm font chữ: 1 là sử dụng mũi tên ở bên phải ô; 2 là nhập trực tiếp tên của font chữ vào ô [Đối với các font đã biết tên]
Nếu bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F để mở hộp thoại Font, bạn có thể dễ dàng nhìn được trực tiếp font đó trông như thế nào hơn so với trong thẻ Home nhờ bản xem trước trong hộp thoại.
- Thay đổi cỡ chữ: Hoàn toàn có thể thay đổi cỡ chữ theo mong muốn bằng cách sử dụng ô cỡ chữ hoặc sử dụng 2 kí hiệu tăng giảm cỡ chữ [ví dụ minh họa bên dưới]
- Thay đổi màu sắc của chữ, bôi màu [highlight] chữ:
Thay đổi màu chữ:
Bôi màu chữ [highlight]:
- Thay đổi định dạng đặc biệt:
In đậm, in nghiêng:
Gạch chân dưới chữ: Bạn có thể sử dụng mũi tên ở bên cạnh nút chức năng chữ U để chọn kiểu cho dấu gạch chân [độ đậm của dấu gạch chân, kiểu của dấu gạch...]
Gạch ngang chữ: Dùng để biểu thị muốn xóa một dòng nào đó hoặc muốn chữa lỗi
Thay đổi kiểu viết hoa: Bạn có thể thay đổi là viết hoa hết, hoặc viết thường hết... mà không cần phải xóa cả dòng đi và viết lại
Định dạng đoạn văn, văn bản cơ bản với nhóm Paragraph
Những loại căn lề thường thấy trong định dạng đoạn văn
Ở nhóm Paragraph, bạn có thể định dạng đoạn văn, văn bản với các loại căn lề để văn bản dễ nhìn và đẹp hơn. Có 4 loại căn lề:
- Căn lề trái: Toàn bộ vùng văn bản được chọn sẽ thẳng lề trái
- Căn lề phải: Toàn bộ vùng văn bản được chọn sẽ thẳng lề phải
- Căn lề chính giữa: Toàn bộ vùng văn bản được lựa chọn sẽ tập trung ở chính giữa văn bản
- Căn đều 2 bên: Toàn bộ vùng văn bản được lựa chọn sẽ tự động căn đều 2 bên lề để các dòng sẽ có độ dài tương ứng với nhau, tránh tình trạng bị "thò ra thụt vào" gây mất thẩm mĩ.
Xem thêm: Chi tiết cách căn lề trong Word 2010 2013 2016
Các thao tác căn lề để định dạng căn lề
Các thao tác thực hiện căn lề: Tương tự với thay đổi định dạng đoạn văn, văn bản với nhóm Font, ta cũng bôi đen vùng dữ liệu muốn thay đổi rồi thực hiện các thao tác sau:
- Căn lề trái: Sử dụng nút chức năng căn lề trái hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + L
- Căn lề phải: Sử dụng nút chức năng căn lề phải hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + R
- Căn lề trái: Sử dụng nút chức năng căn lề chính giữa hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + E
- Căn lề trái: Sử dụng nút chức năng căn đều 2 bên hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + J
Tổng kết
Trong bài viết trên, Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu 1 số định dạng đoạn văn, văn bản cơ bản trong Word với nhóm Font và nhóm Paragraph. Một số tổ hợp phím tắt cần nhớ giúp bạn định dạng đoạn văn, văn bản trong Word nhanh chóng hơn;
- Ctrl + Shift + F: Mở hộp thoại Font
- Căn lề trái: Ctrl + L
- Căn lề phải: Ctrl + R
- Căn chính giữa: Ctrl + E
- Căn đều 2 bên: Ctrl + J
- In đậm: Ctrl + B
- In nghiêng: Ctrl + I
- Gạch chân dưới chữ: Ctrl + U
Đừng quên luyện tập để thành thạo thao tác, giúp việc định dạng đoạn văn, văn bản trong Word trở nên nhanh gọn và dễ dàng hơn. Theo dõi blog Gitiho.com để biết thêm những kiến thức về định dạng đoạn văn, văn bản chuyên nghiệp nói riêng, và về Microsoft Word nói chung bạn nhé!
——————————————————————————————————————— Gitiho.com - Learning, Hiring, Working
Với sứ mệnh: "Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người", đội ngũ phát triển Gitiho.com đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án... Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
- 50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
- 100.000+ học viên trên khắp Việt Nam
Các khoá học ở Gitiho là lựa chọn hàng đầu cho các cá nhân và doanh nghiệp, nơi mọi người không ngừng phát triển, hoàn thiện bản thân. Gitiho còn giúp bạn có một cuộc sống tốt hơn, một sự nghiệp thăng tiến hơn cũng như có được cuộc sống cân bằng hơn giữa công việc và gia đình.
Tìm hiểu ngay các khoá học của Gitiho TẠI ĐÂY
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng