Hướng dẫn hóa đơn điện tử chuyển đổi

Theo quy định hiện hành: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Tuy nhiên, quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP lại có điểm khác biệt về hóa đơn chuyển đổi.

Cụ thể, HĐĐT chuyển đổi có định dạng như thế nào? điều kiện chuyển đổi? giá trị pháp lý? ký hiệu? … doanh nghiệp xem chi tiết tại bài viết dưới đây:

I. Quy định hiện hành về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

1. Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử?

Theo quy định tai Khoản 1, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC:

– Người bán hàng hóa được chuyển HĐĐT sang HĐ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Theo đó, HĐĐT chuyển đổi sang HĐ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

– Người mua, người bán được chuyển đổi HĐĐT sang HĐ giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế tóan. HĐĐT chuyển sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. HĐ chuyển đổi cần đáp ứng điều kiện gì?

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy

3. Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Theo quy định hiện hành, HĐĐT chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên HĐ nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu phân biệt trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang HĐ dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
• Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
• Thời gian thực hiện chuyển đổi

II. So sánh quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi tại Nghị định 119 & Nghị định 123

Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC Nghị định 123/2020/NĐ-CP 1. Quy định HĐĐT hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy HĐĐT, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra. 2. Điều kiện Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển 3. Giá trị pháp lý HĐĐT được chuyển thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này HĐĐT được chuyển thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Trên phần mềm hóa đơn điện tử My-Invoice cho phép người bán, người mua xử lý đầy đủ các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trong đó có thao tác chuyển sang HĐ giấy nhanh chóng. Phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC và sẵn sàng đáp ứng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, My-invoice hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử My-Invoice vui lòng liên hệ Hotline: 0961 980 498

Hệ thống hỗ trợ ND lập hóa đơn chuyển đổi, có giá trị tương đương với hóa đơn gốc, xuất trình hóa đơn chuyển đổi khi có yêu cầu:

ND lưu hóa đơn chuyển đổi trên máy tính

Hóa đơn đã được chuyển đổi:

Chú ý: Để lập hóa đơn chuyển đổi, hiển thị đúng thông tin người chuyển đổi (tên ND thao tác, lập hóa đơn chuyển đổi) tại giao diện:

ND cần vào giao diện Quản lý ND, nhập đúng thông tin ND tại trường Họ tên:

Trường hợp không nhập đầy đủ thông tin Họ tên tại giao diện Quản lý ND, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi khi lập hóa đơn chuyển đổi:

Hệ thống thực hiện lưu lại bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp bấm lập hóa đơn chuyển đổi (kể cả khi dùng trên web hoặc gọi API), chỉ hỗ trợ người dùng lập hóa đơn chuyển đổi 1 lần duy nhất.

Hệ thống cũng thực hiện lưu vào trong cùng thư mục với file xml hóa đơn hiện tại, cùng tên file, định dạng pdf trên server, hỗ trợ người dùng tải hóa đơn chuyển đổi sau khi đã lập hóa đơn chuyển đổi