Hướng dẫn lưu trữ tài liệu kế toán

Cho tôi hỏi cách thức lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử được quy định như thế nào? - Kim Hân (Tây Ninh)

Cách thức lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử (Hình từ Internet)

Về vấn đề này, LawNet giải đáp như sau:

1. Cách thức lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử

Cách thức lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử theo Điều 10 như sau:

- Chứng từ kế toán và sổ kế toán của các đơn vị kế toán trước khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo quy định trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử.

Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định.

Việc in ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Quy định về bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

Quy định về bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán theo Điều 9 như sau:

- Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:

+ Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.

+ Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" theo quy định tại khoản 2 Điều 7 .

+ Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài - liệu kế toán là bản sao chụp.

Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 thì đơn vị phải lưu trữ "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được".

- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán.

Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định.

Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.

Chứng từ kế toán là gì? Nó có vai trò như thế nào trong hạch toán kế toán hằng ngày? Không có chứng từ thì có hạch toán được hay không? Một bộ chứng từ bao gồm những gì? Lưu trữ, bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán thế nào?…Để giải đáp được các thắc mắc này cũng như hiểu sâu hơn về kế toán, mời các bạn cùng theo dõi chủ đề Chứng từ kế toán và quy trình luân chuyểnnhé.

1. Tổng quan về chứng từ kế toán

1. Khái niệm chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. VD: kế toán muốn ghi sổ bút toán công nợ nhà cung cấp, cần một bộ chứng từ gồm có: hóa đơn đỏ (nhà cung cấp gửi), phiếu nhập kho có xác nhận của thủ kho (nếu là mua hàng nhập kho), phiếu yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ (của bộ phận có nhu cầu), báo giá của nhà cung cấp, đơn mua hàng, phiếu đề nghị thanh toán. Tùy vào quy trình làm việc của mỗi công ty mà bộ chứng từ có thể khác nhau tí xíu, nhưng căn bản là bao gồm các chứng từ mà mình vừa nêu.
2. Những nội dung bắt buộc của một chứng từ kế toán Một chứng từ kế toán bắt buộc phải có 7 nội dung sau đây: – Tên gọi và số hiệu của chứng từ – Ngày, tháng, năm lập chứng từ – Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán – Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán – Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ – Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ – Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ. Ngoài 7 nội dung chủ yếu trên, tùy theo từng loại chứng từ mà có thể có thêm một vài nội dung khác.
3. Vai trò của chứng từ kế toán – Là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị – Là căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống – Là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị – Là bằng chứng để các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật trong các vụ kiện tụng, tranh chấp.
4. Phân loại chứng từ kế toán v Theo công dụng – Chứng từ mệnh lệnh: là loại chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý như lệnh chi tiền, lệnh xuất kho. Chứng từ mệnh lệnh chỉ thể hiện mệnh lệnh, chưa phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên chưa phải là căn cứ để ghi sổ kế toán. – Chứng từ thực hiện: là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn mua hàng, … – Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ kết hợp 2 nội dung của 2 loại chứng từ trên. Ví dụ hóa đơn bán hàng kiêm lệnh xuất kho… v Theo địa điểm lập chứng từ – Chứng từ bên trong: là các chứng từ do các bộ phận nội bộ của doanh nghiệp lập như phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu thu, phiếu chi… – Chứng từ bên ngoài: là loại chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến đơn vị và được lập từ các đơn vị bên ngoài như hoá đơn mua hàng, giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng… v Theo tính chất pháp lý – Chứng từ bắt buộc: là những chứng từ Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương pháp lập chứng từ. Loại chứng từ bắt buộc được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực kinh tế và các DN thuộc các thành phần kinh tế. Gồm có:

· Phiếu thu

· Phiếu chi

· Biên lai thu tiền

· Hóa đơn GTGT

· Hóa đơn bán hàng thông thường

· Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

· Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý

· Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính

· Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn

– Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa trên đó mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể. Chẳng hạn như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho…