Hướng dẫn so sánh text trong exel năm 2024

Khi phân tích dữ liệu bằng Excel, chúng ta luôn phải hạn chế tối đa sai lệch, đảm bảo độ chính xác của các phép tính. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng EDUSA tìm hiểu cách sử dụng các công thức Excel so sánh để kiểm tra các sai lệch dữ liệu trong trường hợp có và không phân biệt chữ hoa và chữ thường.

Hướng dẫn dùng công thức Excel so sánh kiểm tra sai lệch

1. Sử dụng công thức Excel so sánh với 2 ô tính

1.1 Công thức Excel so sánh không phân biệt chữ hoa và chữ thường

Công thức đơn giản nhất để so sánh dữ liệu trùng trong Excel áp dụng cho hai ô tính, với điều kiện không phân biệt chữ hoa và chữ thường là:

\=A1=B1

Trong đó: A1 và B1 là hai ô bạn cần so sánh.

Công thức sẽ trả về giá trị TRUE nếu giá trị trong hai ô khớp nhau hoàn toàn. Ngược lại, bạn sẽ nhận được giá trị FALSE nếu trong hai ô có bất kì ký tự nào khác nhau.

Nếu bạn muốn Excel trả về các cụm từ khác theo mong muốn của mình thì thay vì sử dụng công thức trên, bạn hãy sử dụng công thức hàm IF. Giả sử chúng ta muốn nhận kết quả “Equal” nếu hai ô có giá trị khớp hoàn toàn hoặc “Not equal” nếu dữ liệu trong hai ô có sự khác biệt. Lúc này, chúng ta viết hàm so sánh trong Excel như sau:

\=IF(A1=B1, “Equal”, “Not equal”)

Trong đó:

• A1=B1 là điều kiện trả kết quả của hàm.
• Equal là kết quả nếu giá trị hai ô đáp ứng điều kiện.
• Not equal là kết quả nếu giá trị hai ô không đáp ứng điều kiện.

Các bạn hoàn toàn có thể thay các cụm từ “Equal” và “Not equal” theo ý muốn của mình. Công thức hàm Excel cơ bản của chúng ta có thể thực hiện so sánh chuỗi giá trị dạng chữ (text), ngày (date) và số (number).

Chúng ta hãy thử áp dụng hai công thức hàm so sánh trong Excel kể trên để kiểm tra liệu kết quả hai hàm có như nhau không nhé.

Xem thêm: Cách định dạng trang tính Excel chi tiết nhất

1.2 Công thức Excel so sánh có phân biệt chữ hoa và chữ thường

Cách thức hoạt động mặc định của Excel là không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Do đó, nếu bạn cần so sánh dữ liệu trùng trong Excel chính xác đến định dạng chữ hoa và chữ thường, bạn cần sử dụng một hàm khác. Hàm so sánh trong Excel dành cho bạn chính là hàm EXACT với công thức như sau: =EXACT(A2,B2)

Kết quả bạn nhận được từ Excel là TRUE nếu 2 ô có nội dung khớp nhau hoàn toàn tính cả chữ hoa và chữ thường. Ngược lại, nếu giá trị trong 2 ô có sự sai lệch thì kết quả trả về là FALSE.

Nếu bạn muốn phép so sánh dữ liệu trùng trong Excel này trả về kết quả khác TRUE và FALSE thì bạn hãy kết hợp hàm IF vào công thức hàm EXACT để xác định các cụm từ bạn muốn Excel trả về:

\=IF(EXACT(A2 ,B2), “Exactly equal”, “Not equal”)

Tại đây, chúng ta sẽ thay kết quả TRUE bằng cụm từ “Exactly equal” và thay kết quả FALSE bằng cụm từ “Not equal”. Khi nhập hàm vào ô C2 và áp dụng tính năng AutoFill cho trang tính, chúng ta sẽ nhận được kết quả.

Xem thêm: Cách dùng công thức Excel lọc dữ liệu đơn giản và dễ hiểu

2. Sử dụng công thức Excel so sánh với nhiều ô tính

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách so sánh dữ liệu trùng trong Excel với nhiều hơn 2 ô tính. Có sự khác biệt nào trong công thức được sử dụng? Câu trả lời chính là sự kết hợp của hàm AND. Chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu cách ứng dụng công thức hàm so sánh trong Excel với 2 trường hợp phân biệt chữ hoa và chữ thường như ở phần trên.

2.1 Công thức Excel so sánh không phân biệt chữ hoa và chữ thường

Công thức đơn giản nhất để bạn so sánh dữ liệu trùng trong Excel với phạm vi nhiều ô tính là công thức hàm AND cơ bản như sau:

\=AND(A2=B2, A2=C2)

Tương tự như hàm EXACT, công thức trên sẽ trả về một trong hai giá trị TRUE và FALSE tương ứng với kết quả so sánh. Nếu bạn muốn thiết lập các giá trị mới, hãy sử dụng hàm IF kèm theo. Như vậy, công thức của chúng ta là:

\=IF(AND(A2=B2, A2=C2), “Equal”, “Not equal”

Điểm đặc biệt của công thức hàm AND kết hợp hàm IF trong Excel là có thể áp dụng cho mọi định dạng dữ liệu: văn bản (text), số (number) và ngày tháng (date).

Xem thêm: Công thức Excel bị lỗi formula và cách khắc phục

2.2 Công thức Excel so sánh có phân biệt chữ hoa và chữ thường

Tương tự như ở phần trên với công thức hàm EXACT, chúng ta sẽ kết hợp thêm hàm AND để tạo một công thức hàm so sánh trong Excel có phân biệt chữ hoa và chữ thường trong nhiều ô dữ liệu. Công thức mới như sau:

\=AND(EXACT(A2,B2), EXACT(A2, C2))

Nếu bạn muốn thay đổi giá trị TRUE và FALSE trả về thì bạn chỉ cần lồng hàm IF ra ngoài công thức trên để được công thức với giá trị tự tạo, giả sử kết quả “Exactly equal” thay cho TRUE và kết quả “Not equal thay cho FALSE:

\=IF(AND(EXACT(A2,B2), EXACT(A2, C2)),”Exactly equal”, “Not equal”)

Bạn sẽ nhận thấy cả 2 công thức này đều trả về kết quả khớp với nhau.

Xem thêm: Cách đánh số trang tính Excel cực kỳ đơn giản

3. Sử dụng công thức Excel so sánh cho một dải ô với một ô mẫu

Nếu bạn cần so sánh một phạm vi dữ liệu trang tính với một giá trị mẫu đặt tại một ô cố định, bạn sẽ cần các công thức mới để so sánh dữ liệu trùng trong Excel hiệu quả.

3.1 Công thức Excel so sánh không phân biệt chữ hoa và chữ thường

Nếu bạn không quan tâm đến sự khác biệt chữ hoa và chữ thường trong phạm vi dữ liệu, công thức phù hợp sẽ là:

ROWS(dãy ô)*COLUMNS(dãy ô)=COUNTIF(dãy ô, ô mẫu)

Trong đó:

• Hàm ROWS xác định số hàng trong phạm vi dữ liệu cần so sánh.
• Hàm COLUMNS xác định số cột trong phạm vi dữ liệu cần so sánh.
• Hàm COUNTIF sẽ đếm tổng số ô chứa giá trị khớp với giá trị trong ô mẫu.

Giả sử với đoạn văn bản mẫu tại ô C2 và chuỗi ô so sánh nằm ở khoảng A2:B6, chúng ta sử dụng công thức sau:

\=ROWS(A2:B6)*COLUMNS(A2:B6)=COUNTIF(A2:B6,C2)

Nếu bạn muốn thay đổi giá trị trả về, hãy sử dụng kèm theo công thức hàm IF như trong các phần trên.

\=IF(ROWS(A2:B6)*COLUMNS(A2:B6)=COUNTIF(A2:B6,C2),”All match”, “Not all match”)

Với công thức này, Excel sẽ tiến hành đối chiếu tất cả giá trị trong dãy ô với nội dung ô mẫu và trả về “All match” nếu tất cả các ô trong dãy ô so sánh khớp với giá trị ô mẫu. Ngược lại, nếu có bất kì ô nào không khớp, kết quả hàm so sánh trong Excel trả về là “Not all match”.

Xem thêm: Cách chuyển dấu chấm phẩy trong Excel

3.2 Công thức Excel so sánh có phân biệt chữ hoa và chữ thường

Nếu bạn yêu cầu độ chính xác tuyệt đối của phép so sánh dữ liệu, bạn sẽ cần đến một công thức mảng phức tạp như sau:

IF(ROWS(dãy ô)*COLUMNS(dãy ô)=SUM(–EXACT(ô mẫu, dãy ô)), “từ_kết_quả_nếu _trùng”, ” từ_kết_quả_nếu _không_trùng “)

Công thức này hoạt động như sau: Nếu phạm vi dải dữ liệu so sánh với giá trị tại ô mẫu khớp hoàn toàn đến cả chữ hoa và chữ thường, hàm IF sẽ trả về “từ kết quả nếu trùng”. Ngược lại, chỉ cần một giá trị không khớp, kết quả nhận được sẽ là “từ kết quả nếu không trùng”. Áp dụng công thức cho khoảng ô A2:B6 và ô mẫu C2, chúng ta có công thức cụ thể như dưới đây:

Áp dụng công thức cho khoảng ô A2:B6 và ô mẫu C2, chúng ta có công thức cụ thể như dưới đây:

\=IF(ROWS(A2:B6)*COLUMNS(A2:B6)=SUM(–EXACT(C2, A2:B6)), “All match”, “Not all match”)

Lưu ý: Bạn cần nhấn tổ hợp Ctrl+Shift+Enter để chạy công thức mảng, cách nhấn Enter thông thường sẽ không hoạt động.

Nếu bạn thực hiện đúng thao tác, Excel sẽ hiển thị thêm cặp dấu ngoặc nhọn {} ra ngoài công thức đã nhập và trả về kết quả tương ứng với hình.

Xem thêm: Cách dùng công thức Excel bỏ ký tự nhanh nhất

4. Nên học Excel ở đâu uy tín?

Hiện nay, việc học chứng chỉ tin học Excel gần như là điều bắt buộc mà ai cũng phải có. Thế nên có rất nhiều trung tâm được mở ra nhằm phục vụ nhu cầu đó của các bạn. Nhưng các bạn lại không biết trung tâm nào chất lượng, uy tín để có thể yên tâm học và thi chứng chỉ.

Vì vậy, trung tâm EDUSA là một trung tâm đào tạo chứng chỉ tin học Excel mà bạn có thể tin tưởng đấy. Với cam kết 100% học viên sẽ có chứng chỉ ngay lần thi đầu tiên cùng đội ngũ giáo viên có chuyên môn cao, bạn sẽ không phải lo lắng khi học tại trung tâm chúng tôi.

• Các bài giảng được đội ngũ giảng viên hệ thống lại kiến thức chi tiết, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu phù hợp với các trình độ.
• Học bất cứ thời gian nào rảnh, tổng thời lượng học kéo dài trong 1-2 giờ.
• Lộ trình học cụ thể giúp bạn nắm vững kiến thức và sử dụng thành thạo kỹ năng Excel sau mỗi buổi học.
• Cam kết học và thi lại miễn phí 100% nếu học viên thi không đạt chứng chỉ.
• Hỗ trợ đăng ký thi, nhận chứng chỉ và giao chứng chỉ đến tận nhà học viên.
• Đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, nhiệt tình.

Xem thêm: Khóa học Excel offline chất lượng tại EDUSA

Xem thêm: Khóa học Excel Online chất lượng tại EDUSA

Nên học Excel ở đâu uy tín?

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Khóa học MOS tại EDUSA có gì?

EDUSA hiện đang đào tạo các chứng chỉ MOS Word, Excel, Powerpoint. Học viên sau khi tham gia khóa học có thể tự tin lấy chứng chỉ MOS một cách dễ dàng.

5.2 Nên lựa chọn luyện thi Excel tại nhà hay trung tâm?

Điều này phụ thuộc vào điều kiện, hoàn cảnh của mỗi người. Nếu bạn đang đi làm, khó có thể sắp xếp được thời gian hay khoảng cách địa lý quá xa thì nên lựa chọn phương pháp luyện thi Excel tại nhà. Còn bạn đang là học sinh hoặc sinh viên thì nên ôn ở trung tâm.

5.3 Những ai nên học và thi Excel?

• Sinh viên các trường đại học, cao đẳng trên cả nước cần có chứng chỉ Excel để đáp ứng điều kiện xét tốt nghiệp.
• Người lao động cần chứng chỉ Excel để tạo thêm ấn tượng trong hồ sơ tuyển dụng, hỗ trợ tối ưu các kỹ năng làm việc văn phòng.

6. Tổng kết

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu cách viết công thức Excel so sánh với các trường hợp cụ thể. Hy vọng các bạn có thể dễ dàng áp dụng kiến thức trong bài viết để tối ưu công việc của mình. Nếu bạn đang tìm một khóa học Excel chất lượng thì bạn có thể liên hệ trực tiếp với EDUSA để được tư vấn kỹ hơn và lựa chọn khóa học phù hợp với bạn nhé.