Hóa đơn điện tử sẽ được xuất tự động năm 2024
|
Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết và giúp kế toán mới hiểu rõ hơn các quy định liên quan đến chuyển đổi hóa đơn chứng từ giấy. Show
1. Căn cứ pháp lý và trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tửKhông phải ai cũng nắm được cách chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn chứng từ giấy. Việc chuyển đổi cần thực hiện theo quy định của Pháp luật hiện hành để hoạt động kinh doanh được thuận lợi và giấy tờ được công nhận một cách hợp pháp. 1.1. Căn cứ pháp lý về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn chứng từ giấyTrước đây việc chuyển đổi hóa đơn điện tử (HĐĐT), chứng từ điện tử (CTĐT) được thực hiện theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, từ ngày 1/11/2020 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hết hiệu lực thi hành, theo đó căn cứ pháp lý quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được thực hiện theo thông tư mới. Căn cứ pháp lý thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn chứng từ giấy hiện nay gồm:
1.2. Trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tửKể từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chứng từ điện tử (CTĐT) trở nên phổ biến. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc xuất trình hóa đơn, chứng từ dưới dạng giấy vẫn là yêu cầu cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thức chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang dạng giấy hợp lệ. \>> Tham khảo: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123. 1.3. Trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấyTrên thực tế việc chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn, chứng từ giấy rất thuận tiện cho việc kiểm tra, thanh tra điều tra, truy thu tiền thuế hay giúp người bán có thể thể chứng minh nguồn gốc hàng hóa đảm bảo tính minh bạch của giao dịch. Dưới đây là một vài trường hợp cần chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn, chứng từ giấy:
Khi thực hiện chuyển đổi HĐĐT, CTĐT cần tuân thủ theo quy định tại Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ. 2. Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấyViệc chuyển đổi HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn, chứng từ giấy cần đảm bảo đúng nguyên tắc bảo toàn về nội dung hóa đơn, chứng từ. Đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. 2.1. Chuyển đổi từng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy, chứng từ giấyĐể chuyển đổi từng HĐĐT, CTĐT sang hóa đơn điện tử, chứng từ giấy kế toán thực hiện lần lượt các bước như sau: - Bước 1: Lựa chọn HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi Kế toán truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của Cục Thuế. Tại mục hóa đơn điện tử đã phát hành (hoặc có thể chọn các mục chi tiết như: hóa đơn chưa gửi cho khách hàng, hóa đơn đang gửi cho khách hàng, hóa đơn gửi bị lỗi…) chọn HĐĐT, CTĐT cần chuyển đổi. - Bước 2: Chọn mục chuyển đổi HĐĐT, CTĐT giấy Sau khi đã chọn hóa đơn, chứng từ cần chuyển đổi kế toán bấn chọn mục chuyển thành hóa đơn giấy. Khi này hệ thống sẽ tự động chuyển hóa đơn điện tử sang file PDF. Thông tin người thực hiện chuyển đổi được chương trình tự động lấy lên theo họ và tên người đăng nhập, tuy nhiên kế toán vẫn có thể thay đổi nếu cần. Lưu ý: + Kế toán bấm chọn xem trước nội dung hóa đơn trước khi chuyển thành hóa đơn giấy để đảm bảo nội dung của HĐĐT, CTĐT được in đầy đủ, chính xác. + Trên hóa đơn, chứng từ chuyển đổi có Dòng chữ "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ" hoặc "CHỨNG TỪ CHUYỂN ĐỔI TỪ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ". + Trên HĐĐT, CTĐT chuyển đổi có thông tin họ và tên, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi. - Bước 3: Nhấn chọn in chuyển đổi Nhấn vào biểu tượng máy in để in hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi ra giấy. Tiếp theo kế toán có thể nhấn vào biểu tượng lưu, sau đó chọn đường dẫn lưu trữ hóa đơn chuyển đổi vào máy tính để tra cứu lại khi cần. \>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử. 2.2. Chuyển đổi hàng loạt hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn giấy, chứng từ giấyCác bước chuyển đổi hàng loạt hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy có các bước chuyển đổi tương tự như chuyển đổi từng hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên ở Bước 1 thay vì lựa chọn một HĐĐT, CTĐT thì kế toán tích chọn hàng loạt các hóa đơn chứng từ cần chuyển đổi. |
