Yêu cầu với người đưa và nhận phản hồi là gì
Huấn luyện (coaching) là cách hữu hiệu để cải thiện kỹ năng và hiệu suất cá nhân – cũng như xử lý các khó khăn hiện tại trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng hơn. Quá trình này thường diễn ra dưới hình thức một cuộc trò chuyện giữa huấn luyện viên (coach) và người được huấn luyện (coachee) – với mục đích là hỗ trợ coachee khám phá ra lời giải cho các vấn đề hiện tại của họ. Xét cho cùng, con người có xu hướng thích thú với các giải pháp bản thân tự đưa ra – hơn là những giải pháp bị ép buộc lên họ. Coaching giúp chúng ta nhìn nhận các hành động và phản ứng của chính mình một cách khách quan – điều này sẽ rất hữu ích trong việc hình thành nhận thức về chính bản thân. Phát triển nhận thức về bản thân là vô cùng quan trọng để có được những mối quan hệ tốt đẹp và cuộc sống viên mãn hơn. Hiểu biết về quan hệ giữa người với người là tiền đề để ta điều chỉnh hành vi của mình theo chiều hướng tích cực hơn. Bằng việc hiểu rõ điểm yếu cá nhân, bạn sẽ biết cách kiểm soát chính mình, vượt qua khuyết điểm để đạt tới thành công. Kỹ năng phản hồi là gì?Phản hồi (feedback) là việc đưa ra nhận xét về hành vi quan sát được – theo chiều hướng tích cực và xây dựng. Hoạt động này có thể ví với việc đặt một tấm gương trước mặt nhân viên của bạn – để qua đó, họ có thể thấy tác động của một hành vi cụ thể, cũng như kết quả thu được khi thay đổi hành vi đó. Mọi nhân viên đều muốn biết họ đang thể hiện như thế nào – do đó, coaching và phản hồi thường xuyên sẽ nuôi dưỡng sự gắn bó, tạo động lực và khiến họ cảm thấy hài lòng với công việc. Mục đích chính của phản hồi là để cải thiện hiệu suất làm việc và phát triển nhân viên. Tương tự như huấn luyện, phản hồi là một phần thiết yếu của quá trình tương tác hàng ngày với nhân viên. Là cấp quản lý, bạn cần mau chóng đưa ra phản hồi bất cứ khi nào nhân viên của bạn:
Tổng quan về kỹ năng phản hồi trong coachingMục đích của phản hồi trong coaching là để định hướng các nỗ lực và hành vi làm việc của nhân viên. Phần lớn các nhà lãnh đạo hiện nay đều nhận thức rất rõ về vai trò của coaching đối với thành công của đội nhóm. Thế nhưng, rất nhiều cấp quản lý chưa biết rõ cách huấn luyện hiệu quả – họ chỉ đơn giản chỉ ra cho người khác thấy cần cải thiện những gì mà không đưa ra phản hồi đúng nghĩa. Kết hợp kỹ năng phản hồi trong coaching là chất “xúc tác” tuyệt vời, thúc đẩy nhân viên của bạn nỗ lực cải thiện hiệu suất. Nếu được sử dụng một cách khôn ngoan, phản hồi sẽ giúp nhân viên phát huy tối đa tiềm năng của họ, phát triển các kỹ năng mới, theo đuổi mục tiêu hiệu suất cao hơn, cũng như sửa chữa những khiếm khuyết trong cách làm việc hiện tại. The Heart of Coaching – Thomas G. Crane Hướng dẫn kỹ năng phản hồi trong coachingSau đây là những nguyên tắc cơ bản bạn cần lưu ý về phản hồi trong giao tiếp nói chung và coaching nói riêng. 1. Đừng cá nhân hóa – nhưng hãy tập trung vào các sự kiện thực tếBằng cách tập trung vào sự kiện thực tế, bạn sẽ giảm bớt xu hướng đổ lỗi và phản ứng phòng thủ – nhưng khuyến khích tinh thần hợp tác đôi bên. Trong những tình huống khó khăn hoặc tiêu cực, tránh bắt đầu nhận xét bằng từ “Anh/Chị” – cách nói này vô hình chung sẽ kích thích phản ứng phòng thủ nơi người nghe. Thay vào đó, hãy bắt đầu nhận xét bằng từ “Tôi” và tạo điều kiện cho nhân viên nêu quan điểm của họ. Ví dụ kỹ năng phản hồi trong coaching:
Tuy nhiên, nếu chỉ như thế thôi thì vẫn chưa đủ. Điều quan trọng nhất là bạn phải tập trung vào các sự kiện thực tế – thay vì cá nhân người nghe. Đừng chỉ trích, nhưng hãy nói về những gì đã diễn ra. Ví dụ: “Tôi cảm thấy thất vọng khi anh không gửi báo cáo cho tôi đúng hạn” => “Tôi cảm thấy thất vọng khi không có được bản báo cáo kịp thời cho cuộc họp lúc 2:00” 2. Thể hiện sự quan tâm và tôn trọng người đối diệnNhân viên làm việc sẽ thể hiện được năng lực tốt nhất khi họ cảm thấy mình đang đóng góp cho khách hàng và công ty. Sự tự tin vào bản thân là rất quan trọng nhằm phát huy tối đa tiềm năng cá nhân. Với tư cách là người giám sát và quản lý, cách bạn thể hiện sự tin tưởng với nhân viên sẽ ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất của họ. Điều quan trọng là bạn phải đưa ra phản hồi tích cực cho dựa trên nỗ lực của họ cũng như kết quả đạt được. Hãy cho họ thấy rằng bạn tin tưởng họ đủ khả năng hoàn thành tốt công việc – và đừng ngại nói lời “Cảm ơn” để thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với những đóng góp của họ cho doanh nghiệp. Đừng bao giờ quên rằng:
3. Đưa ra yêu cầu – thay vì mệnh lệnhChúng ta hãy cùng thử phân tích 2 câu sau nhé:
Mỗi lần bạn nói với ai đó rằng họ “phải” làm điều gì, phản ứng thông thường của họ sẽ rơi vào 3 trạng thái chính sau:
Chỉ khi bạn thực sự muốn làm điều gì – hành động của bạn mới hoàn toàn tự nguyện. Do đó, điều quan trọng đối với kỹ năng phản hồi trong coaching là bạn phải đưa ra yêu cầu hoặc khuyến nghị – thay vì mệnh lệnh ép buộc.
Đọc thêm: Kỹ năng coaching – Tổng hợp các bước thực hiện quy trình coach cho nhân viên Mô hình phản hồi OILSMô hình phản hồi OILS (Observation, Implication, Listen, Suggestion) là một hướng tiếp cận phổ biến trong huấn luyện điều hành. Thông qua Quan sát, Hàm ý, Lắng nghe và Gợi ý, huấn luyện viên sẽ có cơ hội thấu hiểu và phát triển coachee một cách đầy đủ hơn.
Thực hành kỹ năng phản hồi tích cựcThực tế, hiếm khi nhân viên nhận được phản hồi từ cấp trên – chưa nói gì đến phản hồi tích cực. Lý thuyết và thực tế đã cho thấy phản hồi tích cực và lời khen là rất cần thiết cho mục đích chuyển đổi hành vi. Đối với nhân viên đang học việc hoặc thể hiện tốt, phản hồi tích cực sẽ củng cố tinh thần, thúc đẩy họ học hỏi và làm việc tốt hơn hẳn.
Chỉ những lời đơn giản như trên sẽ tạo ra kết quả chuyển đổi tích cực về năng suất và chất lượng công việc trong tương lai mà không tốn của bạn bất kỳ chi phí nào. Hãy chú ý khen ngợi nhân viên của bạn:
Bí quyết phản hồi mang tính xây dựng trong các tình huống khó khăn
Ví dụ: “Tôi đang cảm thấy lo lắng về tốc độ hoàn thành dự án của anh. Tôi muốn đảm bảo rằng mình đang làm mọi thứ có thể để giúp anh hoàn thành công việc đúng thời hạn.”
Ví dụ: “Thứ Tư tới là hạn chót – và nếu tôi không lầm, có lẽ chúng ta sẽ cần thêm khoảng 1 tuần nữa.”
Ví dụ: “Nếu chúng ta làm trễ tiến độ, điều này sẽ gây ảnh hưởng lớn đến các đồng nghiệp khác – những người đang rất trông đợi hệ thống được cải tiến trước khi hết tháng.”
Ví dụ: “Anh nghĩ sao về vấn đề này? Anh có ý tưởng gì để chúng ta có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn không?”
Ví dụ: “Nếu tôi hiểu đúng, anh cho rằng chúng ta cần phải đầu tư nhiều hơn vào…”
Ví dụ: “Ban đầu, chúng ta đã thống nhất với nhau rằng anh sẽ thông báo ngay cho tôi nếu xảy ra bất kỳ sự cố nào. Nếu anh báo sớm hơn, tôi đã có thể giúp đỡ anh kịp lúc – và chúng ta đã không ở trong tình trạng như bây giờ. Hiện tại, tôi còn hai dự án khác cần được giải quyết. Tôi mong anh sẽ cải thiện được vấn đề này, nếu không tôi sẽ buộc phải kỷ luật anh bằng văn bản cảnh cáo.”
Ví dụ: “Vì vậy, vào thời điểm này, tôi sẽ bố trí thêm một nhân viên nữa cho dự án. Như chúng ta đã thảo luận, anh sẽ liên hệ lại với tôi vào ngày mai sau khi đã đánh giá đầy đủ công việc và cho tôi biết liệu như vậy đã đủ hay chưa.”
Ví dụ: “Đối với tôi, điều quan trọng là anh hoàn thành dự án này thành công. Tôi muốn cả anh và người dùng đều được hưởng lợi. Vì vậy, ngày mai tôi muốn anh chuẩn bị đánh giá đầy đủ để chúng ta có thể đảm bảo đáp ứng được cam kết đã đưa ra.”
6 kỹ năng huấn luyện để giúp cấp quản lý nhận được phản hồi từ nhân viênMỗi cuộc trò chuyện coaching đều nên diễn ra theo 2 chiều. Trong khi hầu hết nhà quản lý đều nắm kỹ năng phản hồi trong coaching, liệu có bao nhiêu người thực sự sẵn sàng tiếp nhận phản hồi từ nhân viên? Lắng nghe cũng quan trọng như cung cấp phản hồi – không chỉ nhằm mục đích phát triển cá nhân và nghề nghiệp, mà còn để củng cố các mối quan hệ trong công việc của bạn. Theo ICF, cấp quản lý cần thực hành 6 kỹ năng sau đây để tiếp thu phản hồi tốt hơn.
Đọc thêm: 7 nguyên tắc coaching – Biến không thể thành có thể Lời kếtThực hành kỹ năng phản hồi trong coaching có vai trò vô cùng quan trọng để giúp coachee nhìn nhận hành động và phản ứng của họ một cách khách quan hơn. Dựa trên phản hồi tích cực của cấp quản lý, nhân viên sẽ có cơ hội hình thành nhận thức về bản thân tốt hơn – cũng như cảm nhận được sự quan tâm của cấp trên đối với mình. Đây sẽ là nền tảng vững chắc để họ học hỏi, phát huy năng lực cá nhân và cống hiến cho mục đích chúng. Tham khảoCoaching with Feedback. https://www.pmi.org/learning/library/coaching-feedback-helping-team-grow-5892. Truy cập ngày 04/02/2021. Coaching and Feedback. https://www.csu.edu/humanresources/empdev/documents/GuidetoCoachingandFeedback.pdf. Truy cập ngày 04/02/2021.
|