Cách ký hóa đơn điện tử người mua năm 2024
|
Trong quá trình lập, ký số và phát hành hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp thắc mắc về mẫu chữ ký số trên hóa đơn điện tử, yêu cầu và quy định về việc sử dụng chữ ký số điện tử trên hóa đơn điện tử: Người mua, người bán có nhất thiết phải ký số không? Các loại chữ ký nào ký được trên hóa đơn điện tử?… Show
Tại bài viết dưới đây, MISA meInvoice giúp Doanh nghiệp hiểu rõ về chữ ký số trên hóa đơn điện tử và giải đáp những vướng mắc về quy định, cách sử dụng. 1. Tìm hiểu về chữ ký sốChữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản/ hình ảnh/ video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu. Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử và xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị nào phát hành. \>> Có thể bạn cần biết: Chữ ký số là gì? Các loại chữ ký số và cách sử dụng chữ ký số Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số. \>> Xem thêm: Chứng thư số là gì? Chứng thư số được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện là chống từ chối bởi người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận. Dưới đây là hình ảnh mẫu chữ ký số điện tử MISA eSign trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice. 2. Vai trò của chứng thư số và chữ ký số trong hóa đơn điện tử?Mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice Hóa đơn điện tử hợp lệ có cần thiết phải có chữ ký của người mua hàng?Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số…. Với trường hợp khách hàng không có chữ ký số liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có hợp lệ hay không? Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây:
Như vậy để trả lời câu hỏi trên thì hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng. Xác thực hóa đơn khi chữ ký số của Doanh nghiệp hết hạn?Trong tường hợp chữ ký số bị hết hạn cần phải gia hạn chữ ký số. Việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số gia hạn sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn và cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn 3. Hóa đơn điện tử MISA meInvoice kết nối với mọi chữ ký số hợp lệMISA meInvoice là phần mềm hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất hiện nay và được phát triển bởi MISA – Đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250,000 Doanh nghiệp và hàng triệu cá nhân kinh doanh. Trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice có đầy đủ có tiêu thức về hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo Quy định và cho phép tích hợp với chữ ký số hợp lệ của tất cả các nhà cung cấp. Ngoài ra, tính năng xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số cũng đem lại sự tối ưu về thời gian và chi phí cho doanh nghiệp sử dụng. Bên cạnh đó, hơn 100,000 Doanh nghiệp đang sử dụng như: Karofi Việt Nam, Ausdoor, Gucci Việt Nam, Toyota, Tập đoàn Tân Hoàng Minh,… và Cơ quan Thuế trên khắp cả nước đánh giá cao về chất lượng, hỗ trợ nhiệt tình và tính ưu việt của phần mềm đem lại: “Trên hóa đơn điện tử có thể không cần chữ ký người mua” là nội dung chính nêu tại Công văn 60008/CT-TTHT do Cục thuế TP. Hà Nội ban hành ngày 31/7/2019 về miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử. 1. Quy định chữ ký người mua trên hóa đơn điện tửTheo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ đã quy định nội dung hóa đơn điện tử tại Điều 6. Trong đó quy định, hóa đơn điện tử phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có). Điều 35 quy định hiệu lực thi hành điều này áp dụng từ ngày 01/11/2018 dành cho tất cả doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, căn cứ vào Điểm e khoản 1, khoản 2 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử cũng quy định: “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán, ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.” Hóa đơn điện tử không nhất định phải có chữ ký người mua. Ngoài ra, một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính. Cụ thể, tại Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử: “...trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, ... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. 2. Trên hóa đơn điện tử có thể không cần chữ ký người muaCông văn 60008/CT-TTHT do Cục thuế TP. Hà Nội ban hành ngày 31/7/2019 đã quy định về việc miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử. Theo đó, khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn điện tử phải bao gồm chữ ký của người bán, ngày tháng lập hóa đơn và chữ ký người mua duy nhất với trường hợp người mua là kế toán. Công văn 60008/CT-TTHT do Cục thuế TP. Hà Nội ban hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp đặc biệt cần lưu ý trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn. Các trường hợp cụ thể như:
|
