Khi mở tệp Excel tải về, bạn có thể gặp phải lỗi "Excel cannot open the file because the extension is not valid". Vấn đề này xảy ra do nhiều lý do khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể gặp lỗi "Excel cannot open the file" nếu tập tin Excel không thể đọc được hoặc bị hỏng.
Trong một số trường hợp, mình còn gặp một thông báo lỗi mở file Excel khi tải về như sau:
Excel cannot open the file filename.xlsx because the file format or file extension is not valid. Verify that the file has not been corrupted and that the file extension matches the format of the file.
Vậy làm thế nào để sửa lỗi không mở được file Excel khi tải về? Ở bài viết này, FPT Shop sẽ cung cấp cho bạn các cách để khắc phục vấn đề trên. Bạn có thể thử một vài cách đó cho tới khi sửa xong lỗi khi mở file Excel nhé.
Cách 1: Thay đổi định dạng tập tin Excel mặc định
Theo mặc định, tập tin Excel được lưu ở định dạng ".xlsx" hoặc ".xls". Việc cố gắng mở tập tin này bằng các phiên bản phần mềm cũ hơn có thể xảy ra lỗi "Excel cannot open the file 'filename.xlsx' because the file format or file extension is not valid". Điều đó cũng có nghĩa là phiên bản Excel của bạn đang dùng thấp hơn phiên bản đã tạo file. Vì file định dạng ".xls" mới có thể mở ở các phiên bản Excel thấp trong khi định dạng ".xlsx" chỉ sử dụng được trên các phiên bản Office 2010 hoặc mới hơn. Để khắc phục lỗi, bạn hãy thử thay đổi định dạng tệp mặc định của Excel bằng cách làm theo các bước sau:
Bước 1: Trong Excel 2010 và các phiên bản mới hơn, bấm vào menu File.
Lưu ý: Đối với phiên bản Excel 2007 trở về trước, bạn hãy nhấn vào nút Office.
Bước 2: Trong mục Info, bạn hãy chọn Options.
Bước 3: Trong cửa sổ Excel Options, nhấn vào Save. Ở mục Save files in this file format, bạn hãy chọn Excel Workbook rồi nhấn OK.
Kiểm tra xem bạn có thể mở file Excel của mình không. Nếu không, bạn hãy thử cách giải quyết tiếp theo.
Cách 2: Chỉnh sửa quyền đối với tập tin Excel
Khi mở file Excel tải về, bạn có thể được báo lỗi "Excel file format or file extension is not valid" nếu bạn thiếu quyền để mở tập tin. Thông thường điều này xảy ra khi bạn cố gắng mở file Excel nhận được từ một số người dùng khác. Làm theo các bước sau để thay đổi quyền đối với tập tin và xem nó có khắc phục được sự cố không.
Bước 1: Nhấn chuột phải vào file Excel và chọn Properties.
Bước 2: Bấm chọn tab Security rồi bấm nút Edit.
Bước 3: Khi cửa sổ chỉnh quyền của tập tin xuất hiện, bạn hãy nhấn vào nút Add.
Bước 4: Trong cửa sổ Select Users or Groups, nhấn chọn Advanced.
Bước 5: Chọn Find Now. Sau đó, danh sách tất cả người dùng và nhóm sẽ được hiển thị trong phần kết quả tìm kiếm. Chọn nhóm Everyone từ danh sách và nhấn OK.
Bước 6: Bạn có thể sẽ thấy nhóm Everyone ở trong mục Enter the object names to select. Nếu như vậy, bạn hãy nhấn OK một lần nữa.
Bước 7: Bấm vào nhóm Everyone trong cửa sổ chỉnh quyền và đánh dấu tích tất cả các quyền bên dưới.
Bước 8: Nhấn vào Apply và sau đó OK.
Bây giờ hãy thử mở lại file Excel vừa tải về. Nếu bạn vẫn gặp lỗi không thể mở nó, hãy sử dụng giải pháp sau.
Cách 3: Khôi phục sổ làm việc chưa lưu
Nếu bạn gặp lỗi "Excel file extension not valid error" khi mở file Excel tải về, bạn có thể làm như sau để khôi phục sổ làm việc chưa lưu.
Bước 1: Trong phần mềm Excel, bấm vào File.
Bước 2: Tại mục Info trong phần Versions, nhấn vào tùy chọn Recover Unsaved Workbooks.
Excel sẽ liệt kê mọi sổ làm việc chưa được lưu. Hãy thử mở và lưu chúng lại. Nếu cách này không hiệu quả, hãy chuyển sang cách tiếp theo.
Cách 4: Sửa chữa sổ làm việc
Nếu không có cách giải quyết nào ở trên phù hợp với bạn thì rất có thể tệp Excel đã bị hỏng. Khi đó, bạn hãy cố gắng sửa chữa tệp bằng tiện ích "Open and Repair" có sẵn trong Excel bằng cách làm theo các bước sau:
Bước 1: Trong phần mềm Excel của bạn, bấm vào File > Open.
Bước 2: Trong mục Open, bạn hãy chọn tệp Excel cần sửa chữa và nhấp mũi tên bên cạnh nút Open.
Bước 3: Từ danh sách, hãy chọn Open and Repair.
Bước 4: Excel sẽ yêu cầu bạn chọn sửa tệp hoặc trích xuất dữ liệu từ file đó. Nhấp vào Repair để truy xuất dữ liệu nhiều nhất có thể. Nếu tùy chọn sửa chữa của ứng dụng Excel không thành công, hãy nhấp vào Extract Data để khôi phục dữ liệu không có công thức và giá trị.
Bài viết này đã đề cập đến một số cách giải quyết hiệu quả nhất để giải quyết lỗi không mở được file Excel tải xuống. Nếu bạn có cách nào tốt hơn thì hãy chia sẻ ngay cho mọi người thông qua phần bình luận ở cuối bài viết nhé.
Trong quá trình sử dụng công cụ Excel trên máy tính, người dùng có thể gặp lỗi không mở được file Excel đi kèm thông báo “The file is corrupt and cannot be opened”. Lỗi này có thể do lỗi tệp bị hỏng khiến không thể mở được. Nếu máy tính của bạn cũng đang gặp lỗi này thì hãy tham khảo một số cách khắc phục hiệu quả dưới đây nhé!
Nguyên nhân không mở được file Excel khi tải về
- Trong quá trình tải file định dạng .xls từ Internet về máy tính, có thể tập tin đã bị lỗi hỏng khiến máy tính không thể mở được file.
- Do trên Excel vẫn mở chế độ tính toán tự động.
- Máy tính của bạn bị nhiễm virus dẫn đến không thể truy cập vào phần mềm Excel.
- Quá trình sao chép, sao lưu dữ liệu từ máy tính này sang máy tính khác gặp sự cố.
- Do cài đặt trong Microsoft Office có sự thay đổi sau khi nâng cấp hoặc cài đặt lại.
- Do file Excel muốn xem đã khóa hoặc bị hỏng.
Cách khắc phục file Excel bị lỗi không mở được khi tải về
1. Cài đặt phiên bản Excel mới hơn
Với các file có định dạng đuôi .xls phiên bản mới thì có thể mở trên các phiên bản Excel đời thấp hơn. Nhưng với các file có các định dạng đuôi .xlsx thì cần cài đặt các phiên bản Excel Microsoft Office mới hơn để có thể mở xem file được.
2. Dùng tính năng tự động sửa lỗi Excel
Tính năng tự động sửa lỗi Open and Repair là tính năng sửa lỗi trên Excel
Bước 1: Trước tiên, bạn mở một file Excel mới hoàn toàn bằng cách tìm mục File >> Open >> Browse.
Bước 2: Tiếp theo bạn tìm đến file Excel bị lỗi và muốn khôi phục. Bạn chú ý đến biểu tượng hình tam giác cạnh mục Open và mở tính năng Open and Repair.
Bước 3: Tại hộp thoại thông báo của Microsoft Excel mới xuất hiện, bạn chọn Repair để sửa tập tin bị lỗi.
Bạn cũng có thể chọn mục Extract Data để lấy dữ liệu bên trong file Excel nếu đang cần xử lý gấp công việc khi phần mềm Excel không thể mở được.
3. Vô hiệu hóa tính năng Protected View
Một trong những cách khắc phục lỗi Excel 2010 không mở được file xlsx, người dùng có thể vô hiệu hóa tính năng bảo vệ “Protected View”. Mặc dù việc tắt tính năng này có thể gây hại cho máy tính khi tăng mối đe dọa từ các lỗ hổng bảo mật. Để đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng thì người dùng nên lưu file thành 2 bản trước khi thực hiện.
Bước 1: Mở công cụ Microsoft Excel rồi chọn File >> Options.
Bước 2: Chuyển tiếp đến Trust Center >> Trust Center Settings.
Bước 3: Đi đến mục Protected View, rồi bỏ chọn tất cả các mục và chọn OK.
Bước 4: Khởi động lại công cụ Microsoft Excel để kiểm tra có thể truy cập file bình thường hay chưa.
4. Mở khóa file Excel
Với lỗi không mở được file Excel do file đã bị khóa từ trước thì người dùng có thể mở khóa file trước như sau:
Bước 1: Tìm và nhấn chuột phải vào file Excel không thể mở rồi chọn mục Properties.
Bước 2: Tại tab General, bạn chọn hộp Unlock >> Apply >> OK.
5. Khôi phục file Excel bị lỗi bằng phần mềm
Nếu người dùng đã thử các cách trên mà chưa khắc phục được lỗi thì hãy thử các dùng phần mềm từ bên thứ ba như Easy Office Recovery để xem file. Trước tiên người dùng tải và cài đặt phần mềm trên về máy rồi thực hiện các bước sau:
Bước 1: Trước tiên bạn mở phần mềm đã cài đặt trên máy rồi chọn File >> Open data file. Tại cửa sổ mới hiện ra, bạn chọn Open File và chỉ đường dẫn tới file excel cần mở.
Bước 2: Tại giao diện phần mềm mới hiện ra, bạn load dữ liệu của file cần khôi phục bằng cách nhấn File >> Recover data >> Browse để chỉ đường dẫn tới thư mục cần lưu trữ và chọn Next. Sau khi thấy được thông báo Files were successfully recovered nghĩa là bạn đã thành công mở file Excel cần xem.
>> XEM THÊM: Chia sẻ thủ thuật lấy lại file Excel chưa lưu an toàn và thần tốc
Như vậy trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách khắc phục lỗi không mở được file Excel khi tải về máy tính đơn giản và nhanh chóng. Người dùng có thể căn cứ vào nguyên nhân và tình trạng lỗi để áp dụng cách khắc phục phù hợp nhé!