Các bạn cho mình hỏi: Có quy định nào của nhà nước yêu cầu tư vấn giám sát phải lưu trữ hồ sơ liên quan tới công việc giám sát không??? (Như hồ sơ nghiệm thu xây dựng, hồ sơ chất lượng, bản vẽ HC, khối lượng nghiệm thu, quyết toán.....). Bạn nào biết thì giúp mình nha! Nếu có văn bản nhà nước quy định thì cho mình xin

• 2

  Các bạn cho mình hỏi: Có quy định nào của nhà nước yêu cầu tư vấn giám sát phải lưu trữ hồ sơ liên quan tới công việc giám sát không??? (Như hồ sơ nghiệm thu xây dựng, hồ sơ chất lượng, bản vẽ HC, khối lượng nghiệm thu, quyết toán.....). Bạn nào biết thì giúp mình nha! Nếu có văn bản nhà nước quy định thì cho mình xin

Chào bác!

Em xin thảo luận với bác như thế này. - Công ty bác thực hiện giám sát 1 dự án, công trình nào đó ( thông qua hợp đồng) với 1 giá trị xác định. Việc đương nhiên là công ty của bác khi hoàn tất hợp đồng đó phải tập hợp các hồ sơ quản lý chất lượng công trình lưu giữ tại văn phòng công ty. - Trong nghị định 209 có đoạn trích sau về việc giám sát:

- Tập hợp, kiểm tra tài liệu phục vụ nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng, nghiệm thu thiết bị, nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục công trình xây dựng và hoàn thành công trình xây dựng;

Thân chào!

• 3

Thảo luận với Bác thế này: Tôi đi thi công và làm hồ sơ hoàn công sau khi TVGS ký hồ sơ hoàn công (7 hoặc 9 bộ) thường giữ lại 1 bộ hỏi ra thì họ nói là theo quy định của công ty của họ chư quy định của nhà nước thì không biết.

• 4

Nghị định Số : 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 của chính phủ có quy định về số lượng hồ sơ thiết kế công trình: Mục 3 - điều 15: Tổ chức, cá nhân thiết kế phải bàn giao hồ sơ thiết kế xây dựng công trình với số lượng đủ đảm bảo phục vụ thi công xây dựng công trình, yêu cầu quản lý và lưu trữ nhưng không ít hơn 7 bộ đối với thiết kế kỹ thuật và 8 bộ đối với thiết kế bản vẽ thi công. Mục 5- điều 7: Số lượng thuyết minh và các bản vẽ của thiết kế cơ sở được lập tối thiểu là 09 bộ. Hồ sơ hoàn công bao gồm hồ sơ pháp lý và tài liệu quản lý chất lượng được quy định tại Phụ lục 3 của Thông tư số 12 /2005/TT-BXD ngày 15/7/2005 của Bộ Xây dựng về "Hướng dẫn một số nội dung về Quản lý chất lượng công trình xây dựng và Điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân trong hoạt động xây dựng". Hồ sơ pháp lý là do chủ đầu tư tập hợp. Trách nhiệm của nhà thầu thi công xây dựng là lập tài liệu quản lý chất lượng để giao cho chủ đầu tư tập hợp cùng với hồ sơ pháp lý lập thành hồ sơ hoàn công. Theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 21 của Nghị định 209/2004/NĐ-CP thì Chủ đầu tư có trách nhiệm “tập hợp, kiểm tra tài liệu phục vụ nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng, nghiệm thu thiết bị, nghiệm thu hoàn thành từng hạng mục công trình xây dựng và hoàn thành công trình xây dựng“ bởi vậy, chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu thi công xây dựng tập hợp tài liệu quản lý chất lượng trước để có cơ sở lập hồ sơ hoàn công. Quy định về lưu trữ theo TT Số: 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 của Bộ Xây Dựng. Quả chưa có quy định (hoặc chưa biết) yêu cầu TVGS phải lưu giữu hồ sơ hoàn công, hay số lượng hồ sơ hoàn công. Do Chủ đầu tư yêu cầu và ký hợp đồng với nhà thầu. Nhưng để quản lý, đối chiếu, anh TVGS cũng phải giữ lại 01 bộ tất tần tật, chỉ hủy phong bì đi thôi.

Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng là những tài liệu quan trọng đối với các doanh nghiệp. Vì thế, việc lưu trữ cẩn thận là điều quan trọng. Tuy nhiên, quy định về thời gian lưu trữ cũng như cách thức lưu trữ như thế nào cho hiệu quả là điều mà không phải ai cũng biết. Vậy, lưu trữ hồ sơ như thế nào cho hiệu quả? Quy định cụ thể như thế nào? Cùng ALS tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

I. Tại sao cần phải lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng?

Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng là một tài liệu tổ chức và bao gồm thông tin chi tiết về dự án xây dựng. Nó được sử dụng để mô tả và giải thích các yếu tố quan trọng của dự án đầu tư xây dựng như mục tiêu, phạm vi, quy mô, thiết kế, kế hoạch triển khai, nguồn vốn, lịch trình, phương pháp xây dựng và các yếu tố khác liên quan.

Việc lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng là rất quan trọng và mang tính chất bắt buộc. Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ bao gồm:

• Hỗ trợ quản lý dự án: Hồ sơ đầu tư xây dựng chứa thông tin chi tiết về dự án, bao gồm mục tiêu, phạm vi, lịch trình, tài chính, và các quyết định quan trọng khác. Việc lưu trữ hồ sơ sẽ giúp hỗ trợ quản lý dự án, giúp các bên liên quan hiểu rõ về tiến trình dự án và thực hiện các bước cần thiết.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Các quy định pháp lý thường yêu cầu các tổ chức và cá nhân liên quan lưu trữ và bảo quản tài liệu liên quan đến dự án xây dựng trong thời gian nhất định. Việc tuân thủ các yêu cầu này đảm bảo tính pháp lý của dự án và tránh các rủi ro tiềm ẩn.
• Đảm bảo truy xuất thông tin: Đảm bảo rằng thông tin cần thiết có sẵn khi cần thiết. Trong các trường hợp bất kỳ như tham khảo, kiểm tra, hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.

II. Quy định về lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng

Theo quy định, đối với nhóm tài liệu xây dựng cơ bản thì thời gian bảo quản tài liệu lưu trữ có thể đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành, từ 5 – 20 năm hoặc thậm chí là có thể vĩnh viễn đối với những tài liệu đặc thù.

Quý doanh nghiệp có thể tra cứu bảng quy định về thời gian bảo quản tài liệu lưu trữ nhóm ngành xây dựng dưới đây để nắm được những tài liệu, hồ sơ nào cần phân loại, nhóm vào với nhau, chung một thời gian lưu trữ.

STT

Nhóm tài liệu lưu trữ

Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ

1

Văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

3.1

Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

3.2

6 tháng, 9 tháng

20 năm

3.3.

Quý, tháng

5 năm

4

Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản

4.1

Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;

Vĩnh viễn

4.2

Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn

Theo tuổi thọ của công trình

5

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

15 năm

6

Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

10 năm

Lưu ý: Quý khách có thể tìm kiếm thêm thông tin điều kiện các dự án xây dựng thuộc nhóm A, nhóm B hoặc nhóm C để hiểu các công trình được phân loại như thế nào, từ đó hiểu hơn về cách phân loại các tài liệu cho từng nhóm.

Việc lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư tư xây dựng được quy định rõ ràng trong các văn bản. Cụ thể như sau:

• Chủ đầu tư phải có trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
• Thời gian lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các hồ sơ: hướng dẫn về xây dựng cơ bản của cơ quan; hồ sơ công trình xây dựng cơ bản; hồ sơ văn bản chế độ/ quy định.
• Thời gian lưu trữ ngắn hạn, có thể 5 năm hoặc 10 năm. Các công trình thuộc dự án nhóm A lưu trữ tối thiểu 10 năm, nhóm B 7 năm và nhóm C là 5 năm.
• Doanh nghiệp/ chủ đầu tư phải chịu các hình thức phạt tài chính, khắc phục hậu quả nếu vi phạm các vấn đề liên quan đến lưu trữ.

Source: https://luatminhkhue.vn/thoi-gian-luu-tru-ho-so-xay-dung-la-bao-lau-.aspx

III. Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng khoa học

Việc lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng cần phải khoa học, cẩn thận để đảm bảo an toàn và dễ dàng trích xuất thông tin khi cần thiết.

• Có quy trình lưu trữ hồ sơ rõ ràng: Cần có quy trình rõ ràng và thống nhất để đồng nhất thực hiện về sau. Những điều cần xác định như: phương pháp lưu trữ, cách bảo quản, cập nhật, phân loại, ghi chú… Các nhân viên phụ trách bảo quản, lưu trữ hồ sơ cần phải nắm rõ vấn đề này.
• Phân loại hồ sơ dự án đầu tư xây dựng: Có nhiều cách để phân loại hồ sơ. Có thể chia theo dự án, chủ đề, thời gian hoặc một đặc điểm nào đó dễ phân biệt nhất.
• Sắp xếp phù hợp: Sau khi phân loại hồ sơ, bạn cần sắp xếp chúng vào các thùng, các bìa phù hợp. Cần ghi chú rõ ràng tên hồ sơ ở gáy tập hồ sơ, hoặc trên thùng, tiện lợi cho việc tìm kiếm về sau.
• Linh hoạt trong cách sắp xếp: Ngoài việc tuân theo những lưu ý trên, bạn cũng có thể linh hoạt trong việc sắp xếp. Ví dụ, những loại giấy tờ thường xuyên sử dụng hoặc hồ sơ mới, bạn có thể xếp ở phía ngoài để dễ truy xuất. Hay những loại hồ sơ quan trọng, có thể để ở khu vực riêng.
• Có khu vực lưu trữ an toàn: Đặc biệt, khu vực lưu trữ cũng là điều cần phải quan tân. Một số doanh nghiệp không có đủ điều kiện về không gian, nhân sự; có thể cân nhắc thuê dịch vụ lưu trữ bên ngoài.

IV. Đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu ngành xây dựng

ALS tiếp tục nâng cấp, mở rộng và phát triển thêm dịch vụ cho thuê kho tài liệu ngành Xây dựng tại Hà Nội. Điều này giúp tổng khả năng lưu trữ của toàn hệ thống kho tài liệu của chúng tôi lên tới 5.000.000 thùng trên diện tích hơn 5.000m2.

Hình ảnh: Kho tài liệu ALS tại Hà Nội

Khi thuê kho tài liệu tại Gia Lâm – Long Biên hay tại khu vực Mỹ Đình, các khách hàng của ALS đều nhận được những giá trị cam kết chắc chắn:

1. Bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin: khách hàng tuyệt đối với quy trình ra/vào/truy xuất thông tin theo thẩm quyền khoa học. Hệ thống camera an ninh hoạt động 24/7 ngày đêm giám sát an toàn cho cả hệ thống.

2. Vị trí lưu trữ thuận tiện: từ địa điểm làm việc của doanh nghiệp, quý khách có thể tới bất kỳ kho tài liệu nào của chúng tôi chỉ trong vòng 15 -> 30 phút. Thời gian di chuyển nhanh, tài liệu có thể truy xuất tức khắc.

3. Hình thức thuê linh hoạt: tùy theo nhu cầu, các đơn vị có thể lựa chọn thuê theo ô giá kệ, thùng (carton/tôn), pallet.

4. Môi trường bảo quản tối ưu: với dải nhiệt độ từ 20 độ C -> 25 độ C, độ ẩm < 70%. Kho thực hiện các kế hoạch kiểm tra, hun trùng định kỳ để đảm bảo điều kiện lưu trữ tài liệu lý tưởng nhất.

5. Hỗ trợ truy xuất nhanh: các tài liệu được quản lý thông quan phần mềm INFOR hiện đại, quý khách có thể chủ động tra cứu thông tin nhanh chóng.

6. Giá thuê kho: tối ưu, tiết kiệm hơn nhiều so với việc đầu tư các kho riêng của doanh nghiệp. Chi phí thuê chỉ từ 15.000 vnđ/thùng/tháng.

Mong rằng những chia sẻ của ALS, bạn đọc đã nắm rõ được các quy định liên quan đến lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng.

Doanh nghiệp/ cá nhân có nhu cầu thuê kho tài liệu, vui lòng liên hệ với ALS qua hotline để được tư vấn nhanh chóng nhất.